Нужно ли писать в трудовой книжке с записью «ознакомлен» при увольнении

Коротко

Писать в трудовой книжке «ознакомлен» при увольнении не нужно. Подписывать записи в трудовой книжке работник не должен: записи, внесённые за время работы у этого работодателя, при увольнении заверяет работодатель или ответственное лицо подписью и печатью (при наличии) по пункту 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Сама формулировка «ознакомлен» в трудовой книжке не предусмотрена.

Что говорит закон

Статья 66 Трудового кодекса требует вносить в трудовую книжку сведения о работнике, выполняемой работе, переводах и увольнении. Часть пятая статьи 84.1 добавляет: запись об увольнении должна точно повторять формулировку кодекса или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть, пункт. Ни та, ни другая норма не говорят о надписи «ознакомлен».

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в пункте 36 устанавливает: при увольнении записи, внесённые за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или ответственного лица, печатью работодателя (кадровой службы) при наличии. Подписи работника под этими записями пункт 36 не требует, а надписи «ознакомлен» Порядок тоже не предусматривает.

Где работник ставит подпись при увольнении

В трудовой книжке подпись работника при увольнении не нужна: записи заверяет работодатель или ответственное лицо подписью и печатью (п. 36 Порядка № 320н).
В личной карточке работника (форма Т-2), если компания её ведёт, — в графе для подписи под записями о приёме, переводе и увольнении; Порядок № 320н такого ознакомления не требует.
В приказе об увольнении — об ознакомлении с приказом (ч. 2 ст. 84.1 ТК).
В книге учёта движения трудовых книжек — если такая графа есть в форме книги, которую работодатель разрабатывает сам (п. 40 Порядка № 320н).

Почему «ознакомлен» в трудовой книжке — лишнее

Трудовая книжка — документ о трудовой биографии, а не журнал ознакомления. Запись «ознакомлен» или «с записью ознакомлен» в ней не предусмотрена ни Трудовым кодексом, ни Порядком № 320н. Инспектор труда при проверке может расценить такую надпись как нарушение правил ведения книжки, а работник — как основание для жалобы.

Если нужно зафиксировать, что работник видел запись об увольнении, для этого есть личная карточка Т-2 и приказ. Там подпись работника уместна и предусмотрена.

Где какая подпись нужна

Документ	Подпись работника	Основание
Трудовая книжка	Не нужна: записи при увольнении заверяет работодатель	п. 36 Порядка № 320н
Личная карточка Т-2	Под каждой записью о приёме, переводе, увольнении	унифицированная форма Т-2; Порядок № 320н этого не требует
Приказ об увольнении	Об ознакомлении с приказом	ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ
Книга учёта движения трудовых книжек	При получении книжки на руки	форма книги, которую утверждает работодатель (п. 40 Порядка № 320н)

Если работник уже написал «ознакомлен»

Запись, не предусмотренную законом, лучше не оставлять. Зачёркивать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя (п. 12 Порядка № 320н): ошибочную запись признают недействительной новой записью под следующим номером, где указывают, что запись за таким-то номером недействительна, и основание. Поэтому лишнюю надпись «ознакомлен» обычно просто оставляют, а на внутренней стороне обложки или на вкладыше делается ссылка на документ, на основании которого исправление внесено. Просто замазывать или заклеивать нельзя.

Если трудовая книжка уже выдана работнику, исправление вносит работодатель по заявлению работника или по своей инициативе. Ответственность за неправильную запись несёт работодатель.

Частые вопросы

Обязателен ли штамп «ознакомлен» в трудовой книжке?

Нет. Порядок № 320н не предусматривает ни штампа, ни надписи «ознакомлен» в трудовой книжке. При увольнении записи заверяет работодатель подписью и печатью (при наличии), подпись работника не требуется (п. 36 Порядка № 320н).

Что будет, если написать «ознакомлен» в трудовой книжке?

Писать «ознакомлен» в трудовой книжке не требуется: записи при увольнении заверяет работодатель, а подписи работника Порядок № 320н не предусматривает. Но сама пометка, сделанная работником, нарушением не является и к ответственности работодателя по статье 5.27 КоАП РФ не ведёт; исправить её можно по желанию — по правилам внесения исправлений в трудовую книжку.

Где работник должен расписаться за ознакомление с записью об увольнении?

В личной карточке Т-2 и в приказе об увольнении. В трудовой книжке подпись работника не нужна: записи при увольнении заверяет работодатель (п. 36 Порядка № 320н).

Нужно ли знакомить работника с записями о переводах?

Отдельной обязанности знакомить с записями в трудовой книжке Порядок № 320н не устанавливает. Под подпись работника знакомят с приказами о приёме и увольнении (ч. 2 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1 ТК), а графа для подписи под записями есть в унифицированной карточке Т-2.

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик вручную сверяет трудовые книжки, приказы и карточки Т-2, бизнес теряет часы на повторяющихся операциях. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»