Налично-денежные расчёты с населением с применением ККМ

Старая формула «наличные расчёты с населением» пришла из закона 1993 года: тогда кассу требовали только при торговле и услугах для граждан. С 28 июня 2003 года действует другой закон — № 54-ФЗ, и ограничение кругом населения из него убрано. Кассу применяют организации и индивидуальные предприниматели при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, когда расчёт идёт наличными или картой.

Поэтому вопрос «мы работаем с юрлицами, касса не нужна» решается не статусом покупателя, а способом оплаты. Если деньги или карту принимают при продаже, чек нужен. Если гражданин оплачивает покупку через банк по реквизитам, касса обычно нужна. При безналичных расчётах между организациями и ИП без предъявления электронного средства платежа ККТ не применяют — но и тут есть исключения, о которых ниже.

С 2025 года контрольно-кассовая техника строится на фискальных накопителях и передаёт данные оператору фискальных данных, а сведения о чеках попадают в налоговую. Касса формирует фискальные документы и передаёт их оператору. При временном отсутствии связи она повторно направляет непереданные документы после её восстановления; покупателю при расчёте выдают чек.

Случаи освобождения перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ, и список закрытый. Общее правило: если деятельность не названа в законе, касса нужна. Ссылка на «мы маленькие» или «у нас мало чеков» освобождения не даёт.

Отдельно про безналичные расчёты между организациями и индивидуальными предпринимателями без предъявления электронного средства платежа: такие платежи освобождены от кассы. А вот оплата от гражданина по реквизитам через банк — это расчёт, при котором касса нужна, если покупка не подпадает под исключения закона.

Есть виды деятельности, где вместо чека закон разрешает выдать иной документ. Какой именно и в каких случаях — смотрите в тексте статьи 2 и в разъяснениях ФНС: перечень менялся, и опираться на пересказы в интернете нельзя.

Чек содержит обязательные реквизиты: наименование продавца, дату и время расчёта, перечень товаров, работ или услуг с ценой и количеством, сумму расчёта, ставку и сумму налога, признак расчёта и фискальный признак. Состав реквизитов установлен статьёй 4.7 закона № 54-ФЗ.

Чек выдаётся покупателю в момент расчёта. Если покупатель дал телефон или почту, чек можно отправить в электронном виде — такая же законная форма, как бумажная. Без реквизитов покупателя продавец обязан выдать бумажный чек.

Если касса не пробила чек, это не ошибка кассира, а неисполнение обязанности. Проверить свои чеки можно в приложении ФНС «Проверка чека»: там видно, дошёл ли чек до налоговой.