Может ли кадровик сам себе сделать запись в трудовую книжку об увольнении

Коротко

Да, может. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не запрещает работнику кадровой службы, ответственному за ведение трудовых книжек, внести запись о собственном увольнении в свою книжку. Запись при увольнении заверяет подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а при наличии печати — и печать.

Почему это законно

Обязанность вести трудовые книжки лежит на работодателе. Он назначает приказом ответственного, и чаще всего им становится кадровик. Когда увольняется сам ответственный, отдельной нормы, которая передаёт его книжку другому человеку, в порядке № 320н нет. Значит, книжку заполняет тот, на кого эта обязанность возложена, — то есть сам увольняющийся кадровик.

Заверение записи при увольнении порядок описывает отдельно: подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя или кадровой службы, если печать есть. Свою подпись кадровик в этом случае ставит как ответственный за ведение книжек.

Как оформить увольнение кадровика

Проверить, что приказом руководителя кадровик назначен ответственным за ведение трудовых книжек: без такого приказа у него нет полномочий вносить записи.
Издать приказ об увольнении и подготовить запись в трудовой книжке: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или другое основание из приказа.
Внести запись в свою книжку, заверить её своей подписью как ответственного и печатью организации, если печать есть.
Сведения об увольнении подать в Социальный фонд — их передают в составе отчётности по трудовым отношениям, чтобы электронная трудовая книжка совпала с бумажной.
Выдать себе книжку при увольнении и расписаться в книге учёта движения трудовых книжек: подпись работника в ней подтверждает, что книжку он получил.

Кто ещё может подписать запись

Порядок называет двух лиц: работодателя и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Руководитель организации вправе заверить запись сам — он работодатель. Если руководитель передал право подписи кадровых документов другому сотруднику приказом, доверенностью или должностной инструкцией, запись заверяет этот сотрудник.

Должность этого человека значения не имеет: юрист, начальник отдела или главный специалист справятся с заверением, если полномочие оформлено официально. Без такого документа подпись постороннего сотрудника в трудовой книжке не подтверждает запись.

Кто что подписывает при увольнении кадровика

	Сам кадровик	Руководитель	Другой сотрудник по приказу
Вносит запись в книжку	Да, как ответственный за ведение книжек	Может	Может, если полномочие передано
Заверяет запись	Своей подписью	Своей подписью как работодатель	Своей подписью по приказу или доверенности
Печать	Ставит, если печать есть	Ставит, если печать есть	Ставит, если печать есть
Подпись в книге учёта движения книжек	Как получивший книжку	—	—

Частые вопросы

Не будет ли запись недействительной, если кадровик подписал её сам?

Нет. Порядок № 320н допускает заверение записи подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и не делает исключения для случая, когда книжку заполняет сам ответственный.

Обязательна ли печать на записи об увольнении?

Печать ставят, если она у работодателя есть. Порядок говорит о печати работодателя или кадровой службы при её наличии.

Что делать, если кадровик не назначен ответственным за трудовые книжки?

Тогда запись вносит и заверяет руководитель организации или сотрудник, которому руководитель передал это полномочие приказом. Перед увольнением кадровика назначение стоит оформить приказом.

Нужно ли отдавать книжку на подпись руководителю?

Не обязательно: кадровик заверяет запись своей подписью как ответственный. Подпись руководителя нужна, если ответственным за ведение книжек назначен он или если так решил сам руководитель.

Когда выдать трудовую книжку?

В день увольнения. Работник расписывается в книге учёта движения трудовых книжек, а сведения об увольнении попадают в электронную трудовую книжку через отчётность в Социальный фонд.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны зависеть от одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик один, его увольнение или больничный останавливают приказы, записи и отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы сотрудникам, карточки в CRM, сверки, отчёты, — и показываю, какую часть этой работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»