Медосмотр облагается ли страховыми взносами и НДФЛ
Коротко
Обязательный медосмотр работодатель организует и оплачивает сам — это его обязанность по статье 213 ТК РФ. От того, кому уходят деньги, зависит налог: если компания платит клинике по договору, ни НДФЛ, ни страховых взносов нет; если работник заплатил сам и получил компенсацию, взносы начислить нужно, а НДФЛ — нет.
Два способа оплаты — два разных ответа
Медосмотр не является доходом работника, когда компания просто исполняет свою обязанность по охране труда. Она заключает договор с медицинской организацией и перечисляет деньги ей. Работник не получает на руки ни рубля, экономической выгоды у него не возникает — значит, и объекта обложения нет.
Другая картина, когда работник прошёл осмотр за свой счёт и принёс чек, а компания вернула ему деньги. Здесь появляется выплата в пользу физического лица в рамках трудовых отношений. Именно из-за неё налоговая и требует начислить страховые взносы: такой компенсации нет в перечне необлагаемых выплат статьи 422 НК РФ.
НДФЛ при этом не начисляют ни в одном из вариантов: оплата медосмотра — не доход работника, а исполнение требования закона. Это подтверждают письма Минфина от 23.01.2020 № 03-15-06/3810 и от 03.09.2019 № 03-04-06/67602.
Оплата клинике и компенсация работнику
| Компания платит клинике | Работник платит сам, компания компенсирует | |
|---|---|---|
| Кто сторона договора | Компания и медорганизация | Работник и медорганизация |
| НДФЛ | Нет | Нет |
| Страховые взносы, включая травматизм | Нет | Да |
| Расходы по налогу на прибыль | Да, при документах | Да, при документах |
| Что нужно для проверки | Договор, счёт, акт, список прошедших | Заявление работника, чек и договор с клиникой, приказ о компенсации |
Как оформить, чтобы взносов не было
- Заключите договор с медицинской организацией напрямую и перечисляйте деньги ей, а не работнику.
- Издайте приказ или направление на медосмотр по приказу Минздрава № 29н: в нём видно, кого и зачем направляют.
- Храните счёт, акт и реестр прошедших осмотр — они подтверждают, что оплата ушла клинике за услугу, а не человеку на руки.
- Держите осмотры в графике: предварительные при приёме, периодические в течение работы. Это ваша обязанность, а не подарок сотруднику.
- Если работник уже заплатил сам, компенсацию оформляйте заявлением и приказом и сразу считайте взносы — спорить с инспекцией здесь бесполезно.
Осмотр до приёма на работу
Предварительный медосмотр кандидат проходит до того, как станет работником. Если компания оплачивает его напрямую клинике, налогами это не облагается по тем же основаниям: договор с медорганизацией, услуга оказана компании.
Если кандидат заплатил сам, а компания вернула расходы, взносы начислить нужно — выплата связана с будущей трудовой деятельностью. НДФЛ при этом не возникает: кандидат ещё не получает дохода от компании, ему возвращают потраченное.
Частые вопросы
Нужно ли начислять взносы на травматизм с оплаты медосмотра клинике?
Нет. Оплата услуг медицинской организации не признаётся выплатой в пользу работника, поэтому взносы на травматизм по закону № 125-ФЗ тоже не начисляют.
А если работник принёс чек за медосмотр, который компания обязана была организовать?
НДФЛ не начисляйте, страховые взносы — начислите. Компенсации обязательного медосмотра нет в перечне необлагаемых выплат статьи 422 НК РФ, на этом и строится позиция ФНС в письме от 27.01.2020 № БС-4-11/1082@.
Можно ли учесть расходы на медосмотр при налоге на прибыль?
Да, если есть подтверждающие документы: договор с клиникой, счёт, акт, список прошедших осмотр. Это расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности.
Что будет, если компенсацию работнику не обложить взносами?
Инспекция при проверке доначислит взносы, пени и штраф. Минфин и ФНС считают, что компенсацию расходов работника на обязательный медосмотр нужно обложить страховыми взносами. При этом по взносам на травматизм есть судебные решения в пользу работодателей.
Медосмотр в выходной или сверх графика оплачивается отдельно?
На время обязательного медосмотра за работником сохраняется средний заработок. Если работодатель направил его на осмотр в выходной, время оплачивают по правилам статьи 153 ТК РФ; заранее нужно получить письменное согласие работника.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Проверка не должна застать врасплох
Покажу, где в расчётах с людьми сидят лишние налоги
Медосмотр — мелочь, пока проверка не сложит такие мелочи по всем выплатам. Я смотрю, на что в отделах уходят часы и деньги: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, сверки, отчёты.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.