Компенсация за использование автомобиля в служебных целях в 2023 году

Коротко

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях — выплата работнику за то, что он ездит по делам компании на своей машине. В 2023 году её оформляли письменным соглашением сторон и приказом руководителя, размер устанавливали договорённостью, а налоги считали по нормам статьи 217 Налогового кодекса: 1200 ₽ в месяц за легковую машину и 1500 ₽ за мотоцикл.

Что это за выплата

Работник использует свою машину в интересах компании: возит документы, ездит к клиентам, забирает товар. Трудовой кодекс в статье 188 относит такой расход к тем, что связаны со служебной поездкой, и требует возмещать их по соглашению сторон в письменной форме. Размер и порядок выплаты закон отдаёт на усмотрение работника и работодателя.

Компенсация — не плата за работу и не часть оклада. Это возмещение расходов, которые человек понёс из-за того, что поставил личный автомобиль на службу компании. Поэтому её оформляют отдельным соглашением, а не приписывают к премии или надбавке.

Какие документы нужны

Письменное соглашение работника и работодателя об использовании личного автомобиля: какая машина, для каких поездок, сколько компания платит в месяц и что входит в сумму.
Приказ руководителя об установлении компенсации с датой начала и размером выплаты.
Документы на автомобиль: свидетельство о регистрации, а если машина в залоге или в аренде — подтверждение права работника ею пользоваться.
Путевые листы или другой документ, который подтверждает служебные поездки: дата, маршрут, цель. Без них выплата выглядит как надбавка к зарплате.
Расчёты и чеки на бензин, ремонт, мойку, если компания возмещает их сверх компенсации.

Сколько платить: нормы 2023 года

Закон не ограничивает размер компенсации сверху. В 2023 году компенсация за использование личного автомобиля в работе не облагалась НДФЛ в размере, установленном соглашением, при подтверждении использования имущества и расходов. Для налога на прибыль действовали отдельные нормы: 1200 или 1500 ₽ в месяц в зависимости от объёма двигателя.

Компания вправе платить больше норм для налога на прибыль. При подтверждённом служебном использовании имущества компенсация в размере по соглашению освобождается от НДФЛ и страховых взносов. Именно поэтому в соглашении полезно разделять компенсацию за использование машины и возмещение расходов на бензин и ремонт.

Компенсация и возмещение расходов

	Компенсация за использование	Возмещение расходов
Что покрывает	Износ и общее пользование личной машиной в интересах компании	Конкретные траты: бензин, ремонт, мойка, парковка
Подтверждение	Соглашение, приказ, путевые листы	Чеки, кассовые документы, отчёты о поездках
НДФЛ в 2023 году	Не облагается в размере по соглашению при подтверждении служебного использования и расходов	Не облагается в размере подтверждённых расходов
Страховые взносы в 2023 году	Не начисляются на компенсацию в размере по соглашению при подтверждении служебного использования	Не начисляются на документально подтверждённые расходы
Размер	По договорённости сторон	По факту трат

Что изменилось к 2026 году

Сама статья 188 Трудового кодекса не менялась: компенсация по-прежнему оформляется письменным соглашением, а размер стороны определяют сами. Для налога на прибыль нормы с 2024 года увеличены: 2400 или 3000 ₽ в месяц за легковой автомобиль в зависимости от объёма двигателя и 1200 ₽ за мотоцикл.

Изменилось окружение вокруг выплаты. С 2023 года взносы на обязательное страхование считают по единому тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. В 2026 году предельная база — 2 979 000 ₽. На компенсацию за служебное использование имущества в размере по соглашению при подтверждении использования страховые взносы не начисляют. Тариф и предельную базу применяют к облагаемым выплатам.

Если страница нужна для проверки прошлых начислений, ориентируйтесь на нормы того года, за который считаете. Если для текущей работы — берите действующие тарифы и предельную базу на год выплаты.

Частые вопросы

Обязательно ли платить 1200 ₽ в месяц?

Нет. Размер компенсации стороны устанавливают соглашением. Сумма 1200 ₽ была одной из норм расходов для налога на прибыль в 2023 году, а не пределом освобождения от НДФЛ.

Нужен ли путевой лист?

Для подтверждения того, что поездки были служебными, — да, либо другой документ с маршрутом и целью. Без подтверждения поездок выплату сложно отличить от надбавки к зарплате, и налоговая может доначислить НДФЛ и взносы.

Можно ли платить компенсацию за машину, оформленную на супруга?

Только если работник подтвердит право пользоваться этой машиной: например, доверенностью или договором с собственником. Свидетельство о регистрации на чужое имя само по себе права на компенсацию не даёт.

Что делать, если компания платит больше нормы?

Сумма сверх нормы для налога на прибыль сама по себе не облагается НДФЛ и взносами. Подтвердите соглашение, служебное использование автомобиля и связанные с ним расходы. Выгоднее разделить выплаты в соглашении.

Действуют ли нормы 2023 года сейчас?

Нормы расходов по налогу на прибыль с 2024 года увеличены до 2400 или 3000 ₽ за легковой автомобиль и 1200 ₽ за мотоцикл. Для расчёта за прошлые годы берите нормы соответствующего года. Тарифы взносов и предельная база с 2023 года менялись, поэтому расчёт за прошлые годы и за текущий делают по разным правилам.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Цифры в начислениях должны сходиться

Соберу цифры бизнеса на одном экране

Компенсации, зарплаты, налоги и выручка живут в разных таблицах, и собственник видит только остаток на счёте. Я собираю главные цифры компании в одну панель и настраиваю ежедневное обновление.

Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день и получать сообщение, когда цифра выходит за заданные пределы.

Читать об услуге «Панель собственника»