Командировочные сверх норм: налогообложение

Коротко

Сверх норм облагаются только суточные: НДФЛ и страховые взносы берут с суммы, которая превышает 700 ₽ за день командировки по России и 2 500 ₽ за день за границей (абзац 12 пункта 1 статьи 217 и пункт 2 статьи 422 Налогового кодекса). Компенсация подтверждённых расходов на проезд и жильё не облагается, даже если она больше размера, установленного вашим локальным актом: предельного размера таких расходов ни Трудовой кодекс, ни Налоговый кодекс не устанавливают.

Какие нормы применяются

Для суточных закон задаёт необлагаемый предел: 700 ₽ за каждый день командировки по России и 2 500 ₽ за каждый день за границей. С суммы выше предела удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

Для работников, на которых распространяются специальные акты о командировании в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, суточные в установленном этими актами размере 8 480 ₽ за день освобождаются от НДФЛ и взносов. Для работников с разъездным характером работы правила другие: по России не облагается 700 ₽ в день, а по заграничным поездкам — 3 500 ₽ в день. Путать эти режимы нельзя: это частая причина доначислений.

Если суточные выдали в валюте, их пересчитывают в рубли по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утверждён отчёт о расходах. Для уволившегося в этом месяце сотрудника берут курс на последний день его работы.

Что облагается, а что нет

Суточные в пределах 700 ₽ по России и 2 500 ₽ за границей — НДФЛ и взносы не начисляются.
Суточные сверх этих сумм — облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Компенсация подтверждённых расходов на проезд, жильё и другие командировочные нужды — не облагается НДФЛ, даже если она больше размера, установленного локальным актом.
Дополнительная выплата за каждый день командировки сверх среднего заработка и суточных, установленная вашим положением о командировках, — облагается НДФЛ в полном объёме: освобождение по статье 217 Налогового кодекса на неё не распространяется.
В расходы по налогу на прибыль суточные попадают в фактически выданной сумме: лимитов для этого налога нет.

Когда возникает доход и когда платить налог

Доход в виде сверхнормативных суточных признаётся на последний день месяца, в котором утверждён отчёт о расходах после возвращения сотрудника (подпункт 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса). НДФЛ удерживают при ближайшей выплате дохода, например зарплаты, и перечисляют в составе единого налогового платежа в срок по пунктам 4 и 6 статьи 226.

Страховые взносы начисляют на день утверждения отчёта о расходах (пункт 1 статьи 424) и платят не позднее 28-го числа следующего месяца. Если отчёт утверждён в сентябре, взносы перечисляют до 28 октября.

Для работников с разъездным характером работы срок другой: справку-расчёт делают до выплаты суточных. Если опоздать с датой, НДФЛ удержат с нарушением порядка — возможен штраф.

Частые вопросы

Облагаются ли НДФЛ командировочные расходы сверх нормы, установленной организацией?

Нет, если речь о подтверждённых расходах на проезд, жильё и другие командировочные нужды. Предельного размера таких расходов нет ни в Трудовом, ни в Налоговом кодексе, и сумму выше локальной нормы НДФЛ не облагают. Это относится именно к компенсации расходов, а не к суточным.

С какой суммы суточных удерживать НДФЛ?

С суммы, которая превышает 700 ₽ за день командировки по России или 2 500 ₽ за день за границей. Для работников, на которых распространяются специальные акты о командировании в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, суточные в установленном этими актами размере 8 480 ₽ за день освобождаются от НДФЛ.

Облагается ли доплата за каждый день длительной командировки?

Да, в полном объёме. Дополнительная выплата сверх среднего заработка и суточных, даже если она записана в положении о командировках, не входит в перечень освобождённых компенсаций статьи 217 Налогового кодекса. То, что выплата названа командировочной, от налога не освобождает.

Как отразить сверхнормативные суточные в отчётности?

В сведениях о доходах облагаемую часть суточных по служебной командировке показывают с кодом дохода 2015 за месяц утверждения авансового отчёта. Суточные в пределах норм НДФЛ не облагаются и в сведениях о доходах не отражаются.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Налоги с командировок считаются вручную и с ошибками

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Сверка авансовых отчётов, пересчёт суточных по курсу, проверка лимитов — это часы бухгалтерии каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»