Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Зарплатный участок делится на три слоя. Первый — документы, где есть подпись работника или руководителя: без неё документ не доказывает ничего. Второй — учётные регистры: их закон не требует держать на бумаге, если программа выдаёт их по запросу. Третий — отчётность в налоговую и Социальный фонд, она уходит электронно, и печатать её для архива не нужно.

Практическое правило простое: если документ кто-то подписывает руками или получает на руки, он должен существовать в том виде, в котором его подписали. Если это внутренний расчёт, достаточно электронного вида с выгрузкой по требованию.

Спорить о бумаге приходится не в спокойный день, а при проверке или трудовом споре. Тогда важно не «есть ли документ», а можно ли его показать в том виде, в каком он существовал в момент подписания.

Начисления, удержания, своды по видам выплат, лицевые счета работников, налоговые регистры по НДФЛ и страховым взносам — это учётные документы. Их не обязательно печатать каждый месяц: достаточно, чтобы программа формировала их в читаемом виде и можно было выгрузить за любой период.

Расчётные листки можно рассылать в электронном виде, если порядок выдачи закреплён во внутреннем документе и работник получает листок так, что факт получения подтверждается. Способ выдачи — вопрос вашего локального порядка, а не формы листка.

Электронные документы хранят так, чтобы читались: с форматом, в котором их можно открыть без вашей программы, и с резервной копией. Архив на одном рабочем компьютере бухгалтера — не архив.

Расчётная ведомость подтверждает начисление и удержание по каждому работнику, поэтому её относят к документам по личному составу и к бухгалтерской первичке с длительным сроком. Срок хранения расчётных ведомостей по заработной плате берут из перечня типовых управленческих архивных документов Росархива: там у этого вида документа своя строка, и подставлять вместо неё срок от платёжной ведомости нельзя.

Платёжные и расчётно-платёжные ведомости на выдачу денег живут меньше: это подтверждение выдачи, а не основание начисления. Поэтому в архиве они лежат отдельно от расчётных, и в описи дел у них разные сроки.

Точный срок по каждому виду смотрите в самом перечне: он привязан к формулировке вида документа, а не к слову «зарплата». Если сомневаетесь, к какому виду отнести вашу форму, берите больший срок — сократить его потом нельзя, а хранить дольше закон не мешает.

Расчётный листок — документ для работника: в нём видно, из чего сложилась сумма к выплате. Срок хранения расчётного листа на выдачу заработной платы определяют по той же номенклатуре дел и перечню Росархива, что и для остальных зарплатных документов, но ищут его по строке о листках и документах на выдачу зарплаты, а не по строке о расчётных ведомостях.

Если листки выдавали под подпись, подписанные экземпляры или ведомость выдачи хранят вместе с листками: они доказывают, что работник видел свой расчёт. Электронная рассылка тоже допустима, если порядок закреплён внутренним документом и факт получения подтверждается.

На практике удобнее завести номенклатуру дел, где у каждой формы своя папка и свой срок, и раз в год сверять её с перечнем. Тогда вопрос «сколько лежит этот листок» решается по записи, а не по памяти бухгалтера.