Какие благодарности заносятся в трудовую книжку

Коротко

Благодарность — один из видов поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, перечисленных в статье 191 Трудового кодекса. Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку (часть четвёртая статьи 66 ТК), а конкретный перечень таких поощрений задаёт пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек — приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Что говорит закон

Статья 191 ТК называет поощрения, которыми работодатель отмечает добросовестных сотрудников: благодарность, премия, ценный подарок, почётная грамота, представление к званию лучшего по профессии. Другие виды поощрения работодатель может ввести коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Дальше работает пункт 25 Порядка № 320н: в трудовую книжку попадают сведения о награждении государственными наградами и присвоении государственных почётных званий, о наградах Президента и Правительства, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов для их членов, о почётных грамотах, нагрудных знаках, значках и дипломах от работодателя, а также о других поощрениях, предусмотренных законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Вносится ли благодарность в трудовую книжку

Да, если это поощрение за трудовые заслуги, оформленное приказом. Благодарность прямо названа в статье 191 ТК, поэтому запись о ней идёт в раздел «Сведения о награждении» — так же, как о почётной грамоте или ценном подарке.

Обратная сторона: поощрения, которые не связаны с трудовыми заслугами, в книжку не заносят. Минтруд в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824 объяснил, что премии, входящие в систему оплаты труда как стимулирующая выплата, награждением не считаются, и запись о них в трудовую книжку не вносится.

Что заносят в раздел «Сведения о награждении»

Благодарность от работодателя за добросовестный труд.
Почётная грамота, нагрудный знак, значок, диплом от организации или ИП.
Ценный подарок, если он оформлен как поощрение приказом.
Государственные награды и государственные почётные звания — на основании указов и иных решений.
Награды Президента, Правительства, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления.
Награды профсоюза — работнику, который в нём состоит.
Иные поощрения, если они записаны в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе или положении о дисциплине.

Чего в трудовой книжке не будет

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносят — там место только поощрениям и наградам.

Регулярная премия по системе оплаты труда — тоже не повод для записи: это часть зарплаты, а не награждение. Если хотите отметить сотрудника именно как награду, оформите поощрение отдельным приказом и назовите его так, как оно записано в вашем локальном акте.

В электронную трудовую книжку сведения о награждении не вносят: там отражается только трудовая деятельность.

Как оформить запись

Сначала приказ о поощрении: в нём указывают, кого и за что отмечают и какой именно наградой. Затем запись в трудовую книжку — не позднее пяти рабочих дней, и текст записи должен точно совпадать с текстом приказа (пункт 9 Порядка № 320н).

В разделе «Сведения о награждении» в виде заголовка пишут полное и сокращённое название организации. Дальше в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата награждения, в графе 3 — кем награждён работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 — наименование, дата и номер документа-основания, обычно приказа (пункт 26 Порядка № 320н).

При увольнении все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесённые за время работы в организации, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы при её наличии.

Частые вопросы

Благодарность вносится в трудовую книжку или нет?

Вносится, если это поощрение за трудовые заслуги, оформленное приказом. Благодарность названа в статье 191 ТК, а пункт 25 Порядка № 320н относит поощрения работодателя к сведениям о награждении.

Заносится ли благодарность в трудовую книжку, если сотрудник на электронной книжке?

Нет. В электронную трудовую книжку сведения о награждении не вносят — там только сведения о трудовой деятельности.

Нужна ли запись о премии?

Если премия входит в систему оплаты труда как стимулирующая выплата — нет, Минтруд в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824 считает её не награждением. Нерегулярное поощрение за добросовестный труд, предусмотренное локальным актом или коллективным договором, отметить в книжке можно.

Какой документ основание для записи?

Приказ или распоряжение работодателя о поощрении. Его наименование, дата и номер указываются в графе 4 раздела «Сведения о награждении».

Что делать, если благодарность объявили, а запись не сделали?

Внести запись по приказу задним числом нельзя произвольно: текст должен соответствовать приказу, а срок — пять рабочих дней с его издания. Сверьтесь с локальным актом о поощрениях и с порядком ведения книжек; спорные случаи разбирает трудинспекция.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в кадровых документах держится на регламенте, а не на памяти

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Приказы, записи в трудовых, карточки Т-2 — это рутина, которая повторяется каждый месяц и в которой легко ошибиться. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую часть такой работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы съедают время кадров и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»