Как часто проводится инвентаризация основных средств

Коротко

Частота инвентаризации основных средств определяется двумя вещами: случаями, когда проверка обязательна по ФСБУ 28/2023, и графиком, который компания сама закрепила в учётной политике. Закон не задаёт единый интервал для всех: обязательный минимум — перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица и при обнаружении фактов утраты имущества.

Что говорит закон

Порядок инвентаризации устанавливает ФСБУ 28/2023. Стандарт называет случаи, когда проверка обязательна: перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности, при смене материально ответственного лица и при обнаружении фактов утраты имущества организации.

При составлении годовой отчётности инвентаризацию проводят по состоянию на отчётную дату. Основные средства, нематериальные активы и капитальные вложения можно не проверять повторно, если их инвентаризировали не ранее 1 октября отчётного года.

Когда инвентаризация обязательна

Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности — по основным средствам не ранее 1 октября отчётного года.
При смене материально ответственного лица: кладовщика, водителя, начальника цеха, если имущество закреплено за ним.
При обнаружении фактов утраты имущества: недостача, порча, пропажа.
Также инвентаризация обязательна в других случаях, указанных в ФСБУ 28/2023, в том числе после пожара, аварии или иного бедствия с чрезвычайной ситуацией и при реорганизации. Дополнительные проверки проводят по решению руководителя и внутреннему графику.

Откуда взялись три года и пять лет

Раньше интервалы задавали Методические указания № 49: основные средства проверяли раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет. С 1 апреля 2025 года этот документ утратил силу, и ссылаться на него при обосновании графика нельзя.

Теперь такие интервалы работают, только если компания прямо записала их в своём положении об инвентаризации или учётной политике. Если записала — комиссия может сослаться на внутренний документ. Если не записала, обосновать выбранный график нечем.

Отдельно про амортизацию: элементы амортизации основных средств, в том числе срок полезного использования, проверяют на соответствие условиям использования в конце каждого отчётного года. Это не отменяет саму инвентаризацию, но добавляет ежегодную проверку по объектам.

Обязательный минимум и собственный график

	Обязательно по ФСБУ 28/2023	Можно закрепить в учётной политике
Перед годовой отчётностью	Да, не ранее 1 октября отчётного года	—
Смена материально ответственного лица	Да, каждый раз	—
Утрата имущества	Да, при обнаружении	—
Плановая проверка между годовыми	Нет требования	Раз в три года, раз в пять лет для библиотечных фондов или другой интервал
Проверка элементов амортизации	В конце каждого отчётного года	—

Как оформить график, чтобы он работал

График и периодичность записывают в положении об инвентаризации или в учётной политике. Там же перечисляют виды имущества, которые проверяют чаще, и ответственных за подготовку.

Перед каждой проверкой издаётся приказ: причина, сроки начала и окончания, состав комиссии, перечень объектов. Приказ оформляют до начала проверки, а не задним числом: иначе результаты легко оспорить. Материально ответственное лицо в состав комиссии не входит, но присутствует при проверке.

Формы можно брать привычные — приказ по форме ИНВ-22, опись по форме ИНВ-1 — или разработать свои и утвердить их в учётной политике. Обязательных бланков нет.

Частые вопросы

Можно ли проводить инвентаризацию основных средств раз в три года?

Можно, если такой интервал прямо записан в положении об инвентаризации или учётной политике. Сам по себе трёхлетний срок из отменённых Методических указаний № 49 больше не действует. При этом обязательные случаи — перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица и при утрате имущества — пропускать нельзя.

Когда именно проводится годовая инвентаризация основных средств?

По состоянию на отчётную дату. Повторно проверять основные средства не нужно, если их инвентаризировали не ранее 1 октября отчётного года.

Нужно ли проверять основные средства при смене материально ответственного лица?

Да, это один из обязательных случаев по ФСБУ 28/2023. Проверка фиксирует, что именно передаётся новому ответственному лицу.

Распространяется ли ФСБУ 28/2023 на бюджетные учреждения?

Нет. Организации госсектора работают по Общим требованиям приказа Минфина № 144н и электронным формам приказа № 61н. Периодичность там тоже закрепляется внутренним документом учреждения.

Что будет, если график не прописан?

Комиссия не сможет обосновать выбранные сроки внутренним документом. Обязательные случаи из ФСБУ 28/2023 при этом остаются обязательными независимо от того, что записано в учётной политике.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в имуществе начинается с цифр

Покажу, что на самом деле зарабатывает ваше имущество

Инвентаризация отвечает на вопрос «что у нас есть». Следующий вопрос собственника — сколько это приносит и не тянет ли вниз. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов: себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»