Как часто можно менять штатное расписание в течение года

Коротко

Штатное расписание — локальный документ работодателя, в котором записаны структура подразделений, должности, количество единиц и оклады. Трудовой кодекс не устанавливает ни срок его действия, ни периодичность изменений: сколько раз в год менять штатное расписание и вносить в него изменения, работодатель решает сам. Обязанность переутверждать документ каждый год законом не предусмотрена — делают это по мере необходимости.

Сколько раз в год можно менять штатное расписание

Ограничений по частоте нет. Изменения в штатное расписание вносят в любое время, когда в этом есть необходимость, — так отвечает Роструд (письмо от 22.03.2012 № 428-6-1): частоту и периодичность изменений работодатель определяет самостоятельно. То же подтверждает Гострудинспекция в Москве в письме от 05.12.2018 № 2-1010-18-ПО/1176/1.

Теоретически штатное расписание можно утвердить на неограниченный срок и править его только при появлении новых подразделений и должностей, сокращении старых, изменении окладов. Если правки мелкие и частые, удобнее копить их и раз в год утверждать расписание в новой редакции — но это вопрос удобства, а не требования закона.

Как оформить изменение

Приказ об утверждении штатного расписания — при первичном введении документа.
Приказ о внесении изменений: единичную правку проще оформить отдельным приказом со ссылкой на номер и дату основного, массовые изменения — утверждением штатного расписания в новой редакции.
Дата введения изменений в действие — в самом приказе; с этой даты документ действует в новой редакции.
Дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе, если у сотрудника меняются должность или оклад: условия договора меняются только по соглашению сторон, кроме случаев, когда закон допускает односторонний порядок.
Запись в трудовую книжку или сведения в электронную трудовую книжку — при переводе на другую должность.

Когда изменения затрагивают людей

Если переименовывается должность по соглашению сторон, готовят дополнительное соглашение к трудовому договору, затем приказ о переименовании и параллельно правят штатное расписание. Когда сотрудник не согласен, работодатель может изменить название должности в одностороннем порядке при организационных или технологических причинах, но уведомить об этом нужно под подпись не менее чем за два месяца.

При сокращении численности или штата новое расписание вводят в действие не позднее дня, с которого работники подлежат увольнению, — на это указал Роструд в письме от 29.07.2009 № 2263-6-1. Увольнять можно только после того, как должности исключены из расписания, а не в расчёте на будущее исключение.

Срок действия и переутверждение

Срок действия штатного расписания работодатель определяет сам: в Трудовом кодексе такого правила нет, в отличие от графика отпусков, который по статье 123 ТК утверждают ежегодно. Если в «шапке» написано «на 2026 год», по окончании года документ прекращает действие — и к этой дате нужно принять новое расписание или продлить старое, иначе при проверке Гострудинспекции будут претензии.

Частая причина привязки срока к календарю — индексация зарплаты: по статье 134 ТК работодатели индексируют оплату труда в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями или локальными актами. Если индексация ежегодная, например с 1 апреля, расписание удобно утверждать до этой даты. Это не мешает в течение года вносить изменения внепланово: новую должность с 1 сентября можно ввести отдельным приказом, не дожидаясь переутверждения.

Частые вопросы

Есть ли предельное число изменений штатного расписания за год?

Нет. Закон не устанавливает ни количество штатных расписаний у работодателя, ни конкретные сроки и периоды их изменения — этот вопрос работодатель регулирует сам.

Обязательно ли утверждать новое штатное расписание каждый год?

Нет. Пересматривать документ каждый год не нужно, делают это по мере необходимости. Но если в самом расписании указан срок действия, к его окончанию документ нужно переутвердить или продлить.

Можно ли менять расписание каждый месяц?

Да, ограничений по частоте нет: править документ можно так часто, как требует ситуация. Для удобства точечные правки обычно копят в течение года, а на следующий год утверждают новую редакцию.

С какого дня действует новая редакция?

С даты, указанной в приказе об утверждении или о внесении изменений. При сокращении штата новое расписание, как правило, вводят в действие не позднее дня увольнения сокращаемых работников.

Нужно ли менять трудовые договоры при правке расписания?

Если меняются должность или оклад сотрудника, да — дополнительным соглашением; при переводе на другую должность оформляют и запись в трудовой книжке. Если правка не касается условий конкретных людей, договоры не трогают.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Структура меняется, а рутина остаётся

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока вы перекраиваете структуру и должности, часть работы всё равно уходит на одно и то же: ответы клиентам, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки и отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»