Как узнать стаж сотрудника для расчета больничного, если у него электронная трудовая книжка
Коротко
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ на руках, а запись в информационной системе Соцфонда. Сведения о трудовой деятельности работника хранит фонд, а работодатель попадает туда же через свою отчётность. Поэтому стаж для больничного при такой книжке не «теряется»: его подтверждают сведения фонда, а при неполных данных — документы, которые работник может представить сам.
Откуда берётся стаж при электронной книжке
При бумажной трудовой книжке стаж считали по записям в ней. При электронной записи делает работодатель: он передаёт сведения о приёме, переводах и увольнении в Соцфонд, и они попадают в информационную систему. Для расчёта больничного нужен страховой стаж — время работы, когда за человека платили страховые взносы.
Работодателю не нужно восстанавливать весь путь сотрудника по бумажкам: базовые данные уже есть в системе фонда. Задача — сверить их с тем, что человек принёс, и не потерять периоды, которые в систему не попали.
Где взять стаж для расчета больничного при электронной трудовой книжке: что запросить у работника
- Сведения о трудовой деятельности по форме, которую Соцфонд выдаёт по обращению работника: там перечислены работодатели, периоды и кадровые события.
- Документы о периодах, которых нет в сведениях: бумажная трудовая книжка, если она велась до перехода на электронную, трудовые договоры, справки от прежних работодателей.
- Документы о других периодах, которые засчитываются в стаж для больничного, например о военной службе. Отпуск по уходу за ребёнком в период действия трудового договора учитывается как период работы.
- Паспорт — для сверки фамилии, если она менялась.
Как работодателю получить данные из Соцфонда
Работодатель видит сведения о работнике в своей отчётности и может запросить данные в территориальном органе Соцфонда. Порядок запроса и состав ответа зависят от отделения фонда, поэтому точный перечень стоит уточнить в своём отделении до того, как считать пособие.
Если данные фонда и документы работника расходятся, для расчёта берут подтверждённые периоды. Спорные месяцы лучше разобрать до выплаты: пересчитать пособие после того, как оно уже ушло, сложнее.
Бумажная и электронная книжка: что меняется для расчёта
| Бумажная трудовая | Электронная трудовая | |
|---|---|---|
| Где записи | В книжке на руках у работника | В информационной системе Соцфонда |
| Кто вносит | Работодатель | Работодатель передаёт сведения в фонд |
| Что приносит работник | Книжку и справки о заработке | Сведения о трудовой деятельности и документы о непопавших периодах |
| Риск для расчёта | Запись нечитаема или нет печати | Период не передан или передан с ошибкой |
Как узнать стаж работника, если у него электронная трудовая книжка: порядок действий
Сначала попросите сведения о трудовой деятельности. Потом сверьте их с тем, что человек рассказывает о прошлых местах работы, и запросите документы по пробелам: бумажную книжку, договоры, справки. После этого посчитайте страховой стаж по правилам закона об обязательном социальном страховании и только затем беритесь за средний заработок и сумму пособия.
Если период подтвердить нечем, не засчитывайте его молча: объясните работнику, каких документов не хватает. Это проще, чем пересчитывать уже выплаченное пособие.
Как стаж влияет на размер больничного
Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа: чем он больше, тем выше доля среднего заработка. Точные проценты по стажу и правила подсчёта надо смотреть в законе об обязательном социальном страховании и в разъяснениях Соцфонда — там же порядок подтверждения стажа.
Если стаж меньше шести месяцев, пособие рассчитывают с учётом среднего заработка, но за полный календарный месяц оно не может превышать МРОТ с учётом районного коэффициента. Поэтому ошибка в стаже меняет сумму не на проценты, а в разы.
Частые вопросы
Можно ли посчитать стаж только по электронной книжке?
Только по сведениям фонда — если там есть все периоды. Если человек работал до перехода на электронную книжку или у прежнего работодателя данные неполные, нужны документы о тех периодах.
Что делать, если работник не принёс сведения о трудовой деятельности?
Попросить их получить: сведения выдаёт Соцфонд по обращению работника. Пока документов нет, считать стаж по тому, что подтверждено, и не торопиться с выплатой, если сумма спорная.
Входит ли служба в армии в стаж для больничного?
Периоды, которые засчитываются в страховой стаж помимо работы, перечислены в законе об обязательном социальном страховании. Служба там есть, но подтверждать её нужно военным билетом или справкой военкомата.
Кто отвечает за ошибку в стаже — работодатель или фонд?
При болезни или бытовой травме работодатель оплачивает первые три дня, а СФР — остальные. При уходе за больным ребёнком пособие с первого дня выплачивает СФР. Работодатель передаёт фонду необходимые сведения, поэтому документы о стаже лучше собрать до расчёта.
Нужно ли что-то ещё, чтобы работодатель узнал стаж работника с электронной трудовой книжкой?
Кроме сведений фонда — только документы о периодах, которых в них нет. Отдельной справки о стаже для больничного закон не требует: подтверждением служат записи в системе фонда и документы работника.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить работу
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока вы разбираетесь со стажем и больничными, часть кадровой рутины — ответы сотрудникам на одни и те же вопросы, карточки в CRM, отчёты — можно передать программам.
Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать ИИ. Подключаю его к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек.