Как сверять акт сверки с контрагентом

В акте две половины: слева ваши данные, справа данные контрагента, внизу сальдо на начало и конец периода. Сверка идёт по трём вещам: начальный остаток, обороты за период и конечный остаток. Если начальный остаток совпал, а конечный нет — расхождение родилось внутри периода, и его ищут по операциям. Если не совпал уже начальный остаток — ошибка старше сверяемого периода, и поднимать нужно более ранние документы.

Обороты собирают с счетов 60 по поставщикам и авансам поставщикам, 62 по покупателям и авансам от покупателей, 76 по прочим дебиторам и кредиторам. В расчётах по займам участвуют 66 и 67, по финансовым вложениям — 58. Каждая строка акта должна опираться на конкретный документ: накладную, УПД, акт выполненных работ, платёжное поручение.

Сверка — часть инвентаризации расчётов: по ФСБУ 28/2023 расчёты с контрагентами перед годовой отчётностью проверяют по документам. В бюджетной сфере с 1 января 2026 года действует унифицированная форма 0510477 по приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н в редакции приказа от 30.09.2024 № 144н; правила её заполнения — пункты 64.178–64.182 приказа № 61н. Коммерческие компании форму выбирают сами и закрепляют её в учётной политике.

Первое — документ есть у одной стороны и нет у другой: поставщик отгрузил и провёл реализацию, а покупатель накладную не получил и в учёт не взял. Второе — дата: отгрузка 30 июня, а проведена 1 июля, и в полугодовой акт попала только у одной стороны. Третье — оплата закрыта не на тот договор или не на тот счёт: деньги ушли, а сальдо по конкретному договору не изменилось.

Отдельно стоит аванс: у покупателя он висит на счёте 60 как выданный, у поставщика — на 62 как полученный, и в акте эти суммы должны стоять в своих строках. Ошибка в зачёте аванса даёт расхождение сразу в двух местах: и в оборотах, и в конечном сальдо.

Если расхождений много, разбирайте их не по акту, а по первичке: выгрузите все документы за период по контрагенту из обеих систем и сравните списки. Так быстрее находится документ, которого не хватает, чем при построчном чтении акта.

Подписью вы подтверждаете, что данные акта совпадают с вашими первичными документами и регистрами учёта. Поэтому подписывать акт с чужими цифрами нельзя, даже если расхождение кажется мелочью: подпись закрепит чужую версию расчётов.

Для должника подписанный акт — признание долга. По статье 203 ГК подпись уполномоченного лица прерывает срок исковой давности, и трёхлетний срок по статье 196 ГК начинает течь заново; пункт 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43 относит к таким действиям признание долга. Если акт подписал бухгалтер без доверенности, суд может и не признать срок прерванным — практика по этому вопросу расходится.

Акт не заменяет первичку: проводки делают на основании накладных, УПД, актов выполненных работ и платёжных поручений. Отсутствие акта само по себе не отменяет подтверждённого первичкой остатка — на это указал Минфин в письме от 13.09.2024 № 02-06-09/87801.