Как списать аванс поставщику с истекшим сроком давности

Списание аванса — это не прощение долга и не уступка. Компания фиксирует, что деньги ушли, встречного исполнения не будет, и признаёт долг безнадёжным по правилам бухгалтерского и налогового учёта.

В бухгалтерском учёте дебиторская задолженность с истёкшим сроком давности списывается на прочие расходы (пункт 11 Положения по бухгалтерскому учёту 10/99). В налоговом учёте — во внереализационные расходы (подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса). Основание одно и то же: истечение срока исковой давности, подтверждённое документами.

Срок исковой давности — три года (статья 196 Гражданского кодекса). Для требования вернуть аванс он считается с момента, когда поставщик должен был исполнить обязательство, то есть с даты, указанной в договоре. Если срок исполнения не определён, обязательство по общему правилу исполняют в течение семи дней со дня требования кредитора, если другой срок не следует из закона, договора или существа обязательства. Начало срока давности по требованию о возврате аванса определяют с учётом условий договора и обстоятельств нарушения.

В налоговом учёте расход признают в том отчётном периоде, в котором истёк срок давности. Если срок истёк в июне, а инвентаризацию провели по итогам полугодия, списание попадает в полугодие. Переносить его на следующий год нельзя — это не право, а правило.

Аванс облагается НДС у поставщика, а компания, перечислившая аванс, вправе принять налог к вычету при наличии счёта-фактуры и условий статьи 171 Налогового кодекса.

При списании аванса из-за истечения срока давности вычет не восстанавливают: статья 170 Налогового кодекса перечисляет основания восстановления, и списание безнадёжной дебиторки в этот перечень не входит.

Если поставщик вернул аванс или стороны расторгли договор и деньги вернулись, вычет восстанавливают в том квартале, в котором аванс вернули. Это другое основание, и путать его со списанием нельзя.