Как списать дебиторскую задолженность при УСН доходы минус расходы

Коротко

Дебиторская задолженность — это долг перед вами: покупатель не заплатил за отгрузку, поставщик не вернул аванс, сотрудник не отчитался за подотчёт. Списать её в бухучёте нужно, когда возврат стал невозможен. На УСН «доходы минус расходы» списание не уменьшает налог: расходы признают только после оплаты, а списание оплатой не является. Зато и в доход неоплаченная выручка не попадает — её там никогда и не было.

Что значит «списать» и зачем это делать

Списание — это не прощение долга и не отказ от взыскания. Это бухгалтерская операция: долг, который уже не превратится в деньги, убирают из активов, чтобы баланс показывал реальное положение дел. Требование прямое: организации обязаны списывать долги, вернуть которые невозможно (пункт 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта, утверждённого приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Если долг продолжает висеть в дебиторке, баланс завышает активы, а собственник видит прибыль, которой нет. Поэтому списание — это ещё и управленческая гигиена: после него видно, сколько денег реально потеряно, а не сколько надежд осталось.

Когда долг признают безнадёжным

Истёк срок исковой давности — общий срок три года (статья 196 ГК РФ). Пытались вы взыскивать принудительно или нет, значения не имеет: после срока долг списывают.
Обязательство прекратилось невозможностью исполнения — статья 416 ГК РФ.
Обязательство прекращено актом государственного органа — статья 417 ГК РФ.
Долг ликвидированной организации: запись в ЕГРЮЛ закрывает возможность взыскания.
Есть документы, подтверждающие безнадёжность: выписка из ЕГРЮЛ, постановление пристава об окончании исполнительного производства, акт органа.

Почему на УСН сумма не идёт в расходы

С 2026 года пункт 1 статьи 346.16 НК РФ включает иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ. Возможность учесть безнадёжный долг зависит от его происхождения и соблюдения условий признания расходов при УСН. Открытый перечень «иных расходов» (подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16) здесь не выручает: на УСН расход признают только после фактической оплаты (пункт 2 статьи 346.17 НК РФ), а списание оплатой не является — обязательство покупателя не прекращается. Эту позицию подтверждает письмо Минфина от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909.

Логика кассового метода проста: если вы отгрузили товар, а денег не получили, доход вы и так не признали. Расходы на себестоимость этой отгрузки при этом уже учтены. Учесть ещё и сумму долга — значит уменьшить налог дважды за одну и ту же операцию. Поэтому ни в расходы, ни в доходы списанная дебиторка по неоплаченной отгрузке не попадает (письмо Минфина от 22.07.2013 № 03-11-11/28614).

Какие долги уменьшают базу, а какие нет

Долг	Учитывается в расходах на УСН	Почему
Покупатель не заплатил за отгруженные товары, работы, услуги	Нет	Доход не признан, расход уже учтён, списание оплатой не является
Поставщик не вернул аванс за непоставленный товар	Да	Аванс оплачен — условие кассового метода выполнено; долг подтверждён документами
Займ выданный, не возвращённый	Да, кроме процентов	Выдача займа — оплата; проценты по займу в расходах на УСН не учитывают
Переплата по налогам	Нет в расходах, но и не потеря	Возврат или зачёт — через налоговый орган, отдельная процедура
Подотчётная сумма, не возвращённая сотрудником	Нет	Нет оплаты расхода в смысле статьи 346.17 НК РФ

Как оформить списание

Инвентаризация расчётов: приказ руководителя, инвентаризационная опись дебиторки, акт сверки с контрагентом.
Документы, подтверждающие безнадёжность: выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации, постановление пристава, решение суда об отказе во взыскании, расчёт срока исковой давности.
Приказ руководителя о списании с указанием суммы, основания и даты.
Бухгалтерская справка с расчётом и проводкой: дебет 91-02, кредит 62 (76, 60, 73) — в зависимости от вида долга.
Учёт списанного долга за балансом ещё пять лет: если должник заплатит, сумму придётся вернуть в состав прочих доходов.

НДС и другие налоги

Если вы плательщик НДС по отгрузке, налог с неоплаченной реализации уже начислен. При списании безнадёжного долга вычет НДС не предусмотрен: статья 171 НК РФ такого основания не содержит. Сумма налога остаётся в бюджете.

Страховые взносы и НДФЛ списание дебиторки не затрагивает: это расчёт с контрагентом, а не выплата работнику. У сотрудника, который не вернул подотчёт, долг списывают с него только при наличии оснований — удержание из зарплаты или суд; само списание в бухучёте не прощает долг работнику автоматически.

Частые вопросы

Можно ли учесть списанную дебиторку в расходах по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 как иные расходы?

Нет. Открытый перечень не отменяет кассовый метод: расход признают только после оплаты, а списание оплатой не является (пункт 2 статьи 346.17 НК РФ). Такова позиция Минфина в письме от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909.

Нужно ли включать списанный долг в доходы?

Нет. Списание не прекращает обязательство покупателя, реализации не возникает, а неоплаченную выручку на УСН в доходы и так не включали (письмо Минфина от 22.07.2013 № 03-11-11/28614).

Можно ли учесть в расходах безнадёжный долг по выданному авансу поставщику?

Да. Аванс оплачен, значит условие кассового метода выполнено. Списанный долг поставщика, не поставившего товар, уменьшает базу по УСН.

Что делать, если должник всё-таки заплатил после списания?

Списанный долг учитывают за балансом пять лет. Поступившая сумма становится внереализационным доходом и включается в базу того периода, когда деньги пришли.

Обязательно ли идти в суд, чтобы списать долг по исковой давности?

Нет. Срок истёк — долг безнадёжен независимо от того, подавали вы иск или нет. Но документы о попытках взыскания пригодятся, если налоговая спросит обоснование.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Когда дебиторка копится, дело не в налогах

Соберу ИИ-агента, который не даст долгу дорасти до списания

Списание — это финал. Раньше долг проходит месяцы без напоминаний, потому что у менеджеров руки не доходят. Я собираю ИИ-агента, который сам отслеживает сроки оплаты, пишет клиенту по вашим правилам и передаёт менеджеру тех, кто не отвечает.

Агент подключается к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяется на сотне ваших настоящих случаев. Это для компаний, где одна и та же работа — напомнить, проверить, ответить — повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»