Как сделать трудовой договор

Коротко

Трудовой договор — письменное соглашение, по которому работник выполняет работу по должности, а работодатель обеспечивает условия труда и платит зарплату. Составляют его в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и работник расписывается на экземпляре работодателя за получение своего. Договор вступает в силу в день заключения; если его оформили после допуска к работе, он считается заключённым с первого дня работы.

Как составляется трудовой договор

Сначала определяют, кого и на какую работу берут: должность из штатного расписания, место работы, дату начала. Дальше заполняют обязательные сведения о сторонах и условия работы, затем договор печатают в двух экземплярах, подписывают и один отдают работнику под подпись на экземпляре работодателя.

Порядок задаёт статья 57 Трудового кодекса: в договоре должны быть сведения о работнике и работодателе и обязательные условия. Без них документ не защитит ни одну из сторон при проверке или споре.

Обязательные сведения в договоре

Фамилия, имя, отчество работника и реквизиты его паспорта.
Наименование работодателя и его ИНН.
Сведения о лице, подписавшем договор, и о документе, который подтверждает его полномочия: для руководителя это устав, для другого лица — доверенность.
Место и дата заключения договора.
Подписи сторон. Номер договору можно не присваивать.
Адреса сторон указывать можно, но это не обязательно.

Обязательные условия

Место работы — название организации и населённый пункт, где она находится. Если рабочее место в обособленном подразделении в другой местности, указывают его название и местонахождение. Место работы может быть только одно.
Трудовая функция — должность из штатного расписания. Обязанности обычно расписывают в договоре, а подробно — в должностной инструкции. Если по должности положены льготы, компенсации или действуют ограничения, название берут как в справочнике или профстандарте.
Дата начала работы — первый рабочий день. Если её не указали, работник начинает на следующий день после подписания договора.
Условия оплаты труда и режим работы, условия труда на рабочем месте, при необходимости — испытание и срок договора.

Срок договора и испытание

Если срок в договоре не указан, договор считается бессрочным. Срочный договор заключают только в случаях, предусмотренных законом, и в нём пишут срок действия и основание, по которому договор срочный.

Испытание прописывают в договоре отдельным условием: без этой записи проверять нового сотрудника на прочность нельзя. Если работника принимают без испытания, так и пишут — «без испытания».

Бумажный и электронный договор

Бумажный договор печатают в двух экземплярах: один — работнику, второй — работодателю с подписью работника о получении. Договор регистрируют в журнале и хранят вместе с кадровыми документами.

Электронный договор оформляют в системе кадрового электронного документооборота или на Единой цифровой платформе «Работа в России» — это допускает статья 67 Трудового кодекса. Способ оформления выбирают до подписания: переделать бумажный договор в электронный задним числом нельзя.

Что сделать до и после подписания

До подписания у работника запрашивают паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта и трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности с учётом предусмотренных законом исключений. Документ об ИНН можно попросить добровольно, но требовать его по общему правилу нельзя. Военнообязанному или призывнику нужен военный билет, при необходимости — диплом, медицинская книжка или согласие родителей, если принимают несовершеннолетнего.

Работника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по охране труда, положением об оплате и премировании. Данные о приёме передают в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или оформления другого документа, подтверждающего трудовые отношения. Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, в неё вносят запись; при электронной данные вносит Социальный фонд.

Если договор не оформили

Работа без письменного договора — нарушение трудового законодательства. Трудовой инспектор вправе оштрафовать по статье 5.27 КоАП: индивидуального предпринимателя — от 5 до 10 тысяч рублей, организацию — от 50 до 100 тысяч рублей. Налоговая доначислит НДФЛ и страховые взносы за неоформленных сотрудников и выпишет штраф — 20–40 % от неуплаченной суммы.

Поэтому договор подписывают до того, как человек приступил к работе, а если допустили раньше — оформляют в тот же день: тогда он действует с первого дня работы.

Частые вопросы

Можно ли составить договор в одном экземпляре?

Нет. Договор заключают в двух экземплярах, и работник расписывается на экземпляре работодателя за получение своего. Один экземпляр без подписи о вручении — повод для претензий инспекции.

Обязателен ли приказ о приёме на работу?

По закону приказ делать не обязательно, но многие компании создают его для внутренней отчётности. Данные о приёме передают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или оформления другого документа, подтверждающего трудовые отношения.

Что будет, если в договоре не указать срок?

Договор считается бессрочным. Срочный договор без срока действия и основания заключения суд может признать бессрочным.

Можно ли принять работника без испытания?

Да. Тогда в договоре пишут, что работник принимается без испытания. Если условие об испытании не прописали, считается, что сотрудника приняли без него.

Нужно ли указывать в договоре должностные обязанности?

Их обычно указывают в договоре, а подробно расписывают в должностной инструкции. Если по должности положены льготы или действуют ограничения, название должности берут как в справочнике или профстандарте.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Договор — только начало кадровой работы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда сотрудников становится больше, кадровые документы, ответы на одни и те же вопросы и карточки в CRM начинают съедать часы у всех. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»