Как рассчитать резерв на отпуск

В бухгалтерском учёте резерв на оплату отпусков — оценочное обязательство, и создавать его должны все организации, кроме тех, кому разрешён упрощённый способ ведения учёта. Право на упрощённый бухучёт есть, в частности, у субъектов малого предпринимательства, если они не подпадают под установленные законом исключения. Организация, которая вправе применять упрощённый учёт, может отказаться от признания оценочных обязательств.

В налоговом учёте всё иначе: создавать резерв не обязательно. Право есть только у тех, кто учитывает доходы и расходы методом начисления. При кассовом методе резерв не создают: отпускные становятся расходом в момент выплаты. Решение о резерве в налоговом учёте записывают в учётную политику, и там же должны стоять три вещи: способ резервирования, предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений.

Периодичность отчислений в бухучёте компания выбирает сама и закрепляет в учётной политике: последнее число каждого месяца, последнее число квартала или 31 декабря. Годовой вариант подходит тем, кто составляет отчётность только по итогам года.

Закон не задаёт единой формулы резерва — компания разрабатывает порядок сама и фиксирует его в учётной политике. На практике используют три подхода.

По каждому сотруднику: берут количество неиспользованных дней отпуска, на которые право уже возникло, включая дополнительные дни, умножают на средний дневной заработок работника и добавляют страховые взносы с этой суммы. Способ самый точный и самый трудоёмкий, он подходит компаниям с небольшой численностью.

По категориям персонала и в целом по организации: те же шаги, но средний заработок и дни считают по группе сотрудников или по всей компании. Быстрее, но менее точно.

При любом способе первое действие — разнести сотрудников по счетам учёта затрат, на которых начисляется их зарплата: 20, 25, 26, 44 и другим. Резерв начисляют по дебету этих же счетов в кредит счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».

Для налогового учёта нужен ежемесячный процент отчислений. Запланированные расходы на отпуска со взносами разделите на плановые годовые расходы на оплату труда со взносами и умножьте результат на 100 %.

Дальше ежемесячное отчисление получают так: фактически начисленную за месяц зарплату вместе со взносами с неё умножают на этот процент. В налоговом учёте отчисления меняются от месяца к месяцу вместе с фондом оплаты труда, в отличие от бухучёта, где суммы могут быть одинаковыми.

Предельную сумму отчислений на год компания определяет сама и записывает в учётной политике. Как только накопленные отчисления её достигли, дальше резерв в налоговом учёте не начисляют.

Страховые взносы входят в резерв и в бухучёте, и в налоговом учёте: отпускные без взносов дают заниженную сумму обязательства.

Когда сотрудник уходит в отпуск, отпускные и взносы с них начисляют за счёт резерва: дебет счёта 96, кредит счёта 70 по отпускным и счёта 69 по взносам. Если начисленного резерва не хватило, разницу относят на текущие расходы.

В конце года резерв проверяют и уточняют по неиспользованным дням отпуска. В налоговом учёте превышение фактического остатка над расчётной суммой включают во внереализационные доходы; если на следующий год резерв создавать не будут, в доходы включают остаток по итогам инвентаризации.

Новый резерв считают от зарплаты текущего года, а не простым увеличением прошлогоднего остатка. В налоговом учёте по итогам инвентаризации сравнивают расчётную сумму резерва по неиспользованным дням со среднедневными расходами на оплату труда и фактический остаток резерва; порядок сравнения и переноса задаёт статья 324.1 Налогового кодекса.