Как работодателю получить выписку из электронной трудовой книжки сотрудника

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а не файл, который хранится у компании. Свою выписку из электронной трудовой книжки сотрудник получает сам — через Госуслуги или у прежнего работодателя, — а работодатель видит записи о работе у себя и может сверить их с тем, что человек принёс.

Что именно просит работодатель

Выписка из электронной трудовой книжки — документ о трудовой деятельности человека: где и когда он работал, на каких должностях, причины увольнения. Работодатель не формирует её для сотрудника: сведения в систему передаёт каждый работодатель по своим периодам работы, а сводную выписку человек заказывает сам.

Поэтому запрос звучит так: принесите выписку о трудовой деятельности. Её выдают в личном кабинете на Госуслугах, в клиентской службе Социального фонда или у работодателя, который вёл запись. Форму и порядок выдачи устанавливает Социальный фонд — перед приёмом документа стоит открыть его актуальную страницу и сверить, как выглядит выписка сейчас.

Как получить сведения по шагам

Попросите сотрудника заказать выписку о трудовой деятельности за все периоды работы — не только за последние месяцы.
Сверьте записи с тем, что человек рассказал на собеседовании: периоды, должности, причины увольнения.
Если в выписке есть запись о работе у вас, сверьте её со своими кадровыми документами: приказом о приёме, переводе, увольнении.
Если нужна копия для личного дела, приложите её к заявлению сотрудника о приёме на работу — так понятно, откуда документ.
Если запись расходится с вашими данными, разбирайтесь через Социальный фонд: он ведёт сведения о трудовой деятельности.

Где взять выписку работодателю

Своих прав запросить у Социального фонда чужую выписку у работодателя нет: сведения о трудовой деятельности человека — его личные данные, и получить их можно только с его согласия или от него самого. Поэтому на практике работодатель просит документ у сотрудника и хранит копию с его письменного согласия.

Если сотрудник не может заказать выписку сам, он вправе обратиться в клиентскую службу Социального фонда или к своему прежнему работодателю. Работодателю в такой ситуации остаётся ждать документ: подменить человека в запросе нельзя.

Частые вопросы

Можно ли запросить выписку сотрудника напрямую в Социальном фонде?

Нет. Сведения о трудовой деятельности человека — его персональные данные, и фонд выдаёт выписку ему самому. Работодатель получает документ от сотрудника или с его письменного согласия.

Обязан ли сотрудник приносить выписку при приёме на работу?

При приёме на работу человек предъявляет трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. Если он отказался от бумажной книжки, предъявляются сведения о трудовой деятельности; при заключении трудового договора впервые действует исключение.

Что подтверждает выписка из электронной трудовой книжки

Записи о периодах работы, должностях и причинах увольнения, которые работодатели передали в Социальный фонд. Она заменяет бумажную трудовую книжку для тех, кто от неё отказался, но не подтверждает квалификацию и не заменяет диплом.

Чем выписка отличается от бумажной трудовой книжки

Бумажную книжку ведёт и хранит работодатель, а сведения о трудовой деятельности собирает Социальный фонд из данных всех работодателей. У людей, которые отказались от бумажной книжки, она остаётся на хранении, а записи идут в электронном виде.

Что делать, если в выписке ошибка

Обратиться к работодателю, который внёс запись, — он передаёт уточнённые сведения в Социальный фонд. Работодателю, который увидел расхождение по своим периодам, стоит сверить приказы и передать корректные данные.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверка кандидата не должна держаться на памяти менеджера

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Запрос выписок, сверка периодов работы, карточки кандидатов в CRM — это часы, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»