Выдача трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать

Коротко

Бумажную трудовую книжку действующему сотруднику выдают на руки в двух случаях: когда он письменно отказался от бумажного документа в пользу электронной трудовой книжки и когда оригинал нужен для предъявления в органы социального страхования, например для пенсии. В обоих случаях нужно письменное заявление работника. По устной просьбе или по своему желанию работодатель оригинал не выдаёт.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки во время работы

Обычно трудовая книжка хранится у работодателя, и на руки её получают при увольнении. Но закон допускает исключения, когда оригинал нужен работающему человеку. Оснований два: переход на электронную трудовую книжку и предъявление документа в органы социального страхования.

В обоих случаях сотрудник пишет заявление. Без него выдача будет нарушением: за утерю или порчу документа отвечает работодатель, а выданная «просто так» книжка как раз и создаёт риск такой утери.

Два основания для выдачи

Переход на электронную трудовую книжку. Сотрудник в любой момент вправе отказаться от бумажного документа, подав письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ.
Предъявление в органы социального страхования — например, чтобы оформить пенсию. Здесь тоже нужно письменное заявление работника.

Как оформить выдачу по заявлению

Работник пишет заявление в свободной форме: просит выдать оригинал трудовой книжки, указывает основание и дату. Заявление регистрируют, а копию или отметку о приёме отдают сотруднику.

При переходе на электронную трудовую книжку в саму книжку вносится запись. В графе 3 указывают: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». После этого бумажный документ выдают на руки.

Срок — три рабочих дня с момента получения заявления. Если заявление подано меньше чем за три рабочих дня до увольнения, книжку выдают в день увольнения.

Частые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку на руки по устной просьбе?

Нет. Нужно письменное заявление с основанием. Выдача без заявления и без законного основания — нарушение, за которое работодатель отвечает, в том числе за возможную утерю или порчу документа.

Сколько дней даётся на выдачу?

Три рабочих дня с момента получения заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней, оригинал выдают в день увольнения.

Нужно ли что-то писать в трудовой книжке при выдаче?

Да, если причина — переход на электронную трудовую книжку. В графу 3 вносят запись о поданном заявлении со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ, после чего документ выдают работнику.

Обязан ли работодатель выдать оригинал, если сотрудник просто хочет его посмотреть?

Законного основания для этого нет: любопытство не входит в два разрешённых случая. Показать сведения можно иначе — например, выдать заверенную копию или выписку.

Что будет, если выдать книжку без заявления и она потеряется?

Отвечать придётся работодателю: документ выдан с нарушением порядка. Поэтому храните заявление и отметку о выдаче — они подтверждают, что оригинал передан на законном основании.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока документы ходят по рукам, работа стоит

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, копии, отметки о выдаче — мелочи, которые съедают часы у кадров и руководителей. Я смотрю, на что в отделах уходят такие часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»