Как прописать в договоре обмен документами по ЭДО

Коротко

Условие об ЭДО в договоре — это письменная договорённость сторон о том, какими документами, в каком формате и какими подписями они обмениваются. Закон не требует включать такое условие в каждый договор, но без него документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, могут не признать равнозначными бумажным. Если стороны используют усиленную квалифицированную подпись, отдельное соглашение не обязательно.

Зачем нужно условие об ЭДО в договоре

По статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если закон или соглашение сторон не устанавливают иное. Для усиленной квалифицированной подписи закон прямо приравнивает её к собственноручной. Для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение сторон о правилах её использования.

Если такого соглашения нет, налоговая инспекция при проверке может не признать расходы и доначислить налоги — на это указывает письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@. Поэтому условие об ЭДО в тексте договора или отдельное соглашение защищает обе стороны.

Что включить в условие об ЭДО

Перечень документов, которыми стороны обмениваются электронно: счета, акты, УПД, накладные, счета-фактуры.
Форматы: утверждённые ФНС или собственные. Если формат не утверждён, документ можно распечатать и заверить копию (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
Способ обмена: через оператора ЭДО или напрямую по телекоммуникационным каналам связи.
Вид электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная.
Порядок проверки подлинности документов и подписи.
Дата, с которой условие действует, и порядок его изменения.

Формулировка пункта в договоре

Закон не даёт обязательного образца. В договоре можно записать так: «Стороны согласовали обмен электронными документами через оператора ЭДО [название оператора]. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно. Стороны обязуются направлять друг другу счета, акты и УПД в форматах, утверждённых ФНС России».

Если стороны используют простую или неквалифицированную подпись, в пункте нужно прямо указать, что стороны признают такие документы равнозначными бумажным, и описать порядок проверки подписи. Без этого условия документы могут не иметь юридической силы.

Отдельное соглашение или пункт в договоре

Можно выбрать любой вариант: включить условие прямо в текст договора или подписать отдельное соглашение об ЭДО. Оба способа законны. Если договоров с одним контрагентом много, удобнее отдельное соглашение — оно будет действовать для всех. Если договор разовый, достаточно пункта в нём.

Для действующих договоров, где порядок ЭДО не прописан, можно подписать дополнительное соглашение или обменяться приглашениями через систему оператора ЭДО.

Частые вопросы

Нужно ли соглашение об ЭДО, если используем квалифицированную подпись?

Нет, не обязательно. Усиленная квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения. Но если хотите зафиксировать форматы и порядок обмена, условие можно включить.

Можно ли подписать договор по ЭДО, если в нём есть условие об ЭДО?

Да. Включение условия об ЭДО в текст договора законно. Если стороны используют квалифицированную подпись, договор можно подписать по ЭДО. Если простую или неквалифицированную — нужно, чтобы в договоре было прямое согласие на признание таких подписей.

Как прописать обмен документами по электронной почте?

В договоре можно указать, что стороны обмениваются сканами документов по электронной почте с адресов, указанных в реквизитах, а затем досылают оригиналы на бумаге. Но такие документы не будут равнозначны подписанным собственноручно, если не используются электронные подписи и нет соглашения об ЭДО.

Что будет, если условие об ЭДО не прописано, а документы подписаны простой подписью?

Налоговая инспекция при проверке может не признать такие документы равнозначными бумажным, что приведёт к спору о расходах и вычетах. Риск снижается, если используется квалифицированная подпись.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

ЭДО с контрагентами без ручной работы

Настрою ИИ-агента для работы с документами

Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами, актами и УПД, часть работы можно передать ИИ-агенту. Он будет разбирать входящие документы, сверять суммы и реквизиты, готовить ответы.

Соберу агента под одну задачу, подключу к вашей системе ЭДО и проверю на реальных документах. Вы платите за работающего агента, а не за презентацию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»