Как правильно под подпись или под роспись ознакомить с приказом

Коротко

В Трудовом кодексе используется формулировка «под роспись»: так работодатель знакомит работника с локальными актами, приказом об увольнении и другими документами. При этом «роспись» в бытовом смысле — это живопись на стенах, а собственноручная фамилия — это подпись. Минтруд в письме от 18 февраля 2026 г. № 14-6/ООГ-609 пояснил, что «под роспись» означает подтверждение ознакомления подписью. Поэтому в приказе можно писать и «под роспись», и «под подпись» — смысл один, но первый вариант дословно повторяет закон.

Что значит «под роспись» и «под подпись»

Трудовой кодекс последовательно использует выражение «под роспись», когда требует ознакомить работника с документом. Например, статья 22 обязывает знакомить под роспись с локальными нормативными актами, статья 68 — с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора, статья 84.1 — с приказом об увольнении. Минтруд в письме от 18 февраля 2026 г. № 14-6/ООГ-609 подтвердил: «под роспись» — это подтверждение ознакомления подписью.

С точки зрения русского языка «роспись» — это живопись или действие по глаголу «расписать» (расписать стены). Собственноручная фамилия на документе называется «подпись». Поэтому Грамота.ру на вопрос «под подпись или под роспись» отвечает: правильно «под подпись». Но в кадровых документах оба варианта понятны и не считаются ошибкой, если речь идёт о подтверждении ознакомления.

Как оформить ознакомление с приказом

В тексте приказа напишите: «С приказом ознакомить под роспись» или «С приказом ознакомить под подпись». Оба варианта допустимы, но если хотите дословно следовать Трудовому кодексу, выбирайте «под роспись».
Работник ставит свою подпись, фамилию и инициалы, дату ознакомления. Если приказ касается многих сотрудников, удобно сделать лист ознакомления — отдельный документ со списком работников.
Если приказ затрагивает одного человека, он может расписаться на самом приказе в отведённом месте или на обратной стороне.
Отказ от подписи фиксируется актом. В акте указывают, что работник ознакомлен с приказом, но отказался поставить подпись, и перечисляют свидетелей.

Какое слово выбрать

	«Под роспись»	«Под подпись»
Трудовой кодекс	Использует дословно (ст. 22, 68, 84.1)	Не использует
Минтруд	Пояснил в письме от 18.02.2026 № 14-6/ООГ-609: подтверждение подписью	Смысл тот же
Грамота.ру	Считает слово «роспись» в этом значении неточным	Рекомендует как правильное
Риск претензий	Минимальный: формулировка совпадает с законом	Тоже допустимо, но может вызвать вопрос у проверяющего

Частые вопросы

Можно ли в приказе написать «под подпись»?

Да. Минтруд в письме от 18 февраля 2026 г. № 14-6/ООГ-609 указал, что наряду с «под роспись» в Трудовом кодексе используются слова «подпись», «подписание», «подписать». Смысл один — работник подтверждает ознакомление своей подписью. Но если вы хотите дословно повторять закон, пишите «под роспись».

Нужен ли отдельный лист ознакомления?

Закон не требует отдельного листа, если приказ касается одного работника. Для приказа, затрагивающего многих сотрудников, лист ознакомления удобен: он подтверждает, что каждый работник знает о содержании приказа. Такой лист хранится вместе с приказом.

Что делать, если работник отказывается расписываться?

Составьте акт об отказе от ознакомления. В акте укажите дату, время, причину отказа (если известна) и свидетелей. Акт подписывают составитель и свидетели. Отказ от подписи не отменяет обязанности исполнять приказ, но может стать основанием для дисциплинарного взыскания.

Можно ли ознакомить с приказом по электронной почте?

Трудовой кодекс требует ознакомления под роспись. Электронная подпись допускается в случаях, предусмотренных законом. Если работник находится в другом городе, можно направить приказ по электронной почте, а затем получить оригинал подписи на бумаге или использовать электронную подпись, если это предусмотрено локальным актом.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

SOP в производстве: как описать процесс, чтобы работали без вас

Ознакомление с приказами — часть рутины, которую можно передать ИИ

Настрою ИИ-агента, который напомнит сотрудникам ознакомиться с приказом

Когда приказов много, легко забыть, кто с каким ознакомлен. Я собираю ИИ-агента, который берёт на себя одну задачу: напоминает сотрудникам, собирает подтверждения, следит за сроками. Агент подключается к вашей почте, мессенджерам и CRM и работает по вашим правилам.

Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц. Агент проверяется на сотне настоящих случаев из вашей работы. Вы платите за работающего агента, а не за презентацию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»