Как проверить самозанятого при заключении договора

Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход, а заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Так работает закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Но льгота держится на статусе: если человек его утратил, выплаты заказчика становятся обычным доходом физлица.

Налоговая снимает с учёта сама, если увидит, что самозанятый нарушил ограничения закона № 422-ФЗ. Заказчик об этом может не узнать: договор подписан, работы сделаны, деньги переведены. Поэтому ФНС и просит проверять статус на дату сделки, а не полагаться на прошлый год.

В договоре фиксируйте конкретный результат: что именно исполнитель делает, в какой срок и что сдаёт. Формулировки вроде «выполняет обязанности менеджера», «подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка», «работает на территории заказчика по графику» — прямой путь к спору о том, что отношения трудовые, а не гражданско-правовые.

Копию справки КНД 1122035 или распечатку из сервиса ФНС храните вместе с договором и актом. Если налоговая спросит, почему вы не удержали НДФЛ, эти документы покажут, что на дату выплаты человек был самозанятым и вы проверили это, а не приняли на слово.

Проверяйте статус не один раз, а перед каждой выплатой, если договор длинный или разбит на этапы. Снятие с учёта происходит задним числом редко, но бывает, и тогда спор идёт о каждом платеже отдельно.

Выплата человеку, который на дату получения денег уже не самозанятый, для заказчика оборачивается доначислением НДФЛ и страховых взносов, а также пенями и штрафом. Переквалификация в трудовые отношения добавляет к этому свои последствия: НДФЛ и взносы за весь период, а иногда и штраф за уклонение от оформления трудового договора.

Проверка статуса и хранение справки нужны, но защищают только от претензий по НДФЛ и взносам за выплаты после утраты статуса. От претензий о трудовых отношениях защищают сам договор без признаков трудового (нет подчинения ПВТР, графика, рабочих мест, зарплаты за процесс) и доказательства реального результата работ.