Как подписать договор электронной подписью

Коротко

Подписать договор электронной подписью — значит прикрепить к файлу криптографическую подпись, которая подтверждает, кто подписал и что после этого документ не менялся. Для большинства коммерческих договоров закон допускает не только усиленную квалифицированную подпись, но и более простые виды — если стороны договорились об этом письменно. Для счетов-фактур, документов в госорганы и госзакупок нужна только усиленная квалифицированная подпись.

Как подписать договор ЭЦП и какую подпись выбрать

ЭЦП — это электронная цифровая подпись, тот же документ, подписанный в электронном виде. Закон делит электронные подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Чем выше уровень, тем сложнее подделать и тем шире круг документов, где её принимают.

Простая подпись — это логин и пароль, код из СМС или подтверждение в приложении. Ею удобно подписывать внутренние документы, согласия на обработку персональных данных, коммерческие предложения и оферты. Для договора простая подпись годится, только если стороны заключили соглашение о её использовании.

Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами, но без сертификата аккредитованного удостоверяющего центра. Она подходит для договоров, когда стороны договорились о ней, и для кадровых документов в системах электронного кадрового документооборота.

Усиленная квалифицированная подпись выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром или удостоверяющим центром ФНС. Она применяется, в частности, для электронных счетов-фактур и во многих процедурах для бизнеса, в том числе в судах, Росреестре, в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что подготовить перед подписанием

Окончательную версию договора: после подписания любая правка сделает подпись недействительной, и файл придётся подписывать заново.
Сертификат и ключи электронной подписи. Руководитель организации и индивидуальный предприниматель получают квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц, остальные — в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре.
Средство криптографической защиты информации — например, КриптоПро CSP или VipNet CSP. Без него подпись не сформируется.
Программу или сервис для подписания: встроенную кнопку в системе электронного документооборота, веб-сервис, десктопную программу или мобильное приложение.
Соглашение сторон о признании электронной подписи, если вы используете не квалифицированную, а простую или неквалифицированную подпись. Обычно это пункт в самом договоре или отдельное соглашение.

Как подписать договор в электронном виде: пошагово

Самый простой путь — подписать договор прямо в системе электронного документооборота. Вы загружаете файл, нажимаете «Подписать», выбираете сертификат, и сервис сам прикрепляет подпись и отправляет документ контрагенту.

Если сервиса нет, подписать можно в веб-сервисе удостоверяющего центра: загружаете файл, выбираете сертификат, получаете файл с подписью. Для PDF удобны программы вроде КриптоАРМ или КриптоПро PDF, для Word и Excel — КриптоПро Office Signature. В Word подпись ставится через «Файл» → «Сведения» → «Защита документа» → «Добавить цифровую подпись».

Подпись бывает откреплённой и прикреплённой. Откреплённая хранится отдельным файлом с расширением .sig, .sgn или .p7s — его отправляют и хранят вместе с документом. Прикреплённая помещается внутрь файла вместе с документом, и чтобы его прочитать, нужна специальная программа. Оба варианта законны, выбор зависит от удобства и требований контрагента.

Договор, подписанный ЭЦП: что проверить и как отправить

Договор, подписанный ЭЦП, ничем не отличается по силе от бумажного с подписью и печатью, если соблюдены условия закона об электронной подписи. Проверить подпись можно в той же программе или сервисе, где вы её ставили, либо в системе электронного документооборота: программа покажет, кем подписан документ и не менялся ли он после подписания.

Отправить подписанный договор контрагенту можно через систему электронного документооборота, по электронной почте или через мессенджер. Вместе с файлом договора отправьте файл подписи, если она откреплённая. Контрагент проверит подпись и подпишет свою версию.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор простой электронной подписью?

Да, если стороны заключили соглашение о признании такой подписи. Для коммерческих договоров это допускается. Но для электронных счетов-фактур и ряда процедур в госорганах нужна усиленная квалифицированная подпись. Для других документов требования зависят от конкретной процедуры и сервиса.

Нужно ли получать квалифицированную подпись в удостоверяющем центре ФНС?

Руководителю организации и индивидуальному предпринимателю — да, для сдачи отчётности и работы в госуслугах. Сотрудникам и физическим лицам квалифицированный сертификат выдаёт коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.

Что будет, если после подписания изменить документ?

Подпись станет недействительной. При проверке программа покажет, что документ изменён после подписания. Придётся подписывать новую версию.

Как отправить подписанный договор контрагенту?

Через систему электронного документооборота, по электронной почте или через мессенджер. Вместе с файлом договора отправьте файл подписи, если она откреплённая. Контрагент проверит подпись и подпишет свою версию.

Можно ли подписать договор с телефона?

Да. Мобильное приложение «Моя подпись» от ФНС позволяет бесплатно получить квалифицированный сертификат руководителю организации или индивидуальному предпринимателю и подписать документ прямо со смартфона. Также есть мобильные приложения сервисов электронного документооборота.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы подписываются, а рутина остаётся

Соберу ИИ-агента, который возьмёт на себя типовые ответы и заявки

Когда договоры подписываются электронно, скорость работы растёт, но появляется другая рутина: ответы на типовые вопросы клиентов, разбор заявок, сверка документов. Я собираю ИИ-агента под одну задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц. Агент выполняет её от начала до конца, а вы видите, сколько времени освободилось.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»