Как налоговая проверяет расходы при УСН доходы минус расходы

Коротко

Проверка расходов на УСН «доходы минус расходы» идёт по декларации, книге учёта доходов и расходов и первичным документам. Налоговая сверяет цифры декларации с банком и кассой, смотрит, оплачен ли расход, есть ли документы и связь с доходом, и проверяет самого контрагента: мог ли он реально выполнить работу. Расход, который не проходит хотя бы по одному условию, снимают из базы, и налог доначисляют.

Что налоговая видит до запроса документов

Декларация по УСН попадает в камеральную проверку автоматически, без предупреждения. Инспектор сверяет её с тем, что у налоговой уже есть: движением по расчётному счёту, кассовыми чеками, отчётами по НДФЛ и страховым взносам, данными книги учёта доходов и расходов. Расхождение между суммой дохода в декларации и поступлениями на счёт видно сразу, а по расходам налоговая оценивает, насколько заявленные затраты соответствуют масштабу бизнеса и его сотрудникам.

Если у компании нет работников и техники, а в расходах стоит крупный подряд на строительство или разработку, это повод разбираться. Такой же сигнал — контрагент с нулевой отчётностью, массовым адресом или без ресурсов на исполнение договора.

Что налоговая сверяет по каждому расходу

Оплату: деньги ушли с расчётного счёта или из кассы, есть выписка, платёжное поручение, кассовый чек.
Документ: договор, акт, накладная, отчёт исполнителя, техническое задание, переписка по сделке.
Связь с доходом: затрата сделана для деятельности, которая приносит выручку, и экономически оправдана.
Реальность контрагента: он зарегистрирован, отчитывается, имеет сотрудников и ресурсы, не числится по массовому адресу.
Момент признания: расход учтён в том периоде, когда выполнены условия для его признания, а не раньше.

Как проверяют доходы ИП на УСН

Доходы ИП налоговая видит не только из декларации. Поступления на счёт и через кассу, чеки, сведения банков и данные от контрагентов складываются в общую картину, и декларация должна с ней сходиться. Если предприниматель получил оплату на личную карту, а в декларации этой суммы нет, расхождение всплывёт при сверке.

При совмещении УСН с патентом налоговая смотрит, не превышен ли лимит дохода по всем патентам и по УСН вместе: с 2026 года он 20 млн ₽ за 2025 год или в течение 2026-го. Превышение меняет не только право на патент, но и обязанности по НДС.

Какие расходы снимают чаще всего

Снимают затраты без документов и без оплаты, затраты на личные нужды собственника, а также сделки с контрагентами, которые фактически не работали. Если подрядчик не имел ни сотрудников, ни техники, а работы по договору закрыты актом, суд может признать сделку нереальной и снять расход.

С 2026 года перечень расходов в статье 346.16 НК РФ стал открытым: можно учитывать иные затраты, если они отвечают условиям статьи 252 НК РФ — обоснованы, подтверждены документами и связаны с получением дохода. Открытый перечень не отменяет проверки: каждую нестандартную затрату придётся объяснять и подтверждать.

Частые вопросы

Вправе ли налоговая требовать книгу учёта при камеральной проверке?

При камеральной проверке действует запрет на истребование дополнительных документов (пункт 7 статьи 88 НК РФ), кроме случаев, прямо названных в Кодексе. Если в декларации нашли ошибки или противоречия, инспекция направляет требование о представлении пояснений по пункту 3 статьи 88 НК РФ. На пояснения даётся пять рабочих дней, документы к ним прикладывают по своему решению.

Что будет, если не ответить на требование пояснений?

Непредставление пояснений при камеральной проверке — нарушение по статье 129.1 НК РФ: 5 000 ₽ за первое нарушение в календарном году и 20 000 ₽ при повторном. Если же пришло требование о представлении документов по статье 93 НК РФ, за каждый непредставленный документ штраф 200 ₽ по статье 126 НК РФ, а срок ответа — десять рабочих дней.

Подойдут ли электронные документы для подтверждения расходов?

Да. Документ, подписанный электронной подписью, подтверждает расход. Неформализованный документ по ЭДО налоговая примет в виде заверенной копии или электронного образа, если передать его по установленному формату через каналы связи или личный кабинет.

Могут ли снять расход, если контрагент оказался сомнительным?

Могут, если налоговая докажет, что сделка нереальна: у контрагента не было ресурсов, работников и фактического участия. Защита строится на документах, которые показывают реальное исполнение: техническое задание, отчёты, переписка, пропуска, документы об оплате. Проверка партнёра до сделки снижает этот риск.

Что делать, если расходы уже сняли?

Разобрать, на каком основании: нет документа, нет оплаты, нереальный контрагент или неверный период. Затем собрать подтверждения по каждому снятому расходу и дать пояснения с документами. Если инспекция не принимает доводы, решение можно обжаловать.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Налог на УСН растёт, когда расходы не сходятся с делом

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Когда расходы в декларации не совпадают с реальной экономикой, налоговая нагрузка и цена решений видны только на цифрах. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала: себестоимость, рекламу, зарплаты, доставку, возвраты и налоги.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при росте. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»