Как изменить оклад в штатном расписании
Коротко
Штатное расписание фиксирует должности, количество штатных единиц и оклады. Чтобы изменить оклад, работодатель издаёт приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждает новое расписание. Если новый оклад касается конкретного работника, одновременно меняется условие трудового договора — нужно дополнительное соглашение. При снижении оклада по причинам, связанным с организационными или технологическими изменениями, закон требует уведомить работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
Что значит изменить оклад в штатном расписании
Штатное расписание — локальный документ, который определяет структуру компании, перечень должностей, число штатных единиц и размер оклада по каждой должности. Оклад в штатном расписании — это фиксированная часть зарплаты, без надбавок, премий и районного коэффициента. Изменить оклад в штатном расписании значит поменять цифру в графе 5 унифицированной формы Т-3 или в соответствующей графе собственной формы, если работодатель разработал её сам.
Само по себе изменение цифры в штатном расписании не меняет условия трудового договора с работником. Трудовой договор содержит обязательное условие об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Поэтому при изменении оклада у действующих сотрудников нужны и приказ по штатному расписанию, и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Как внести изменение в штатное расписание при изменении окладов
- Подготовьте основание: служебная записка руководителя подразделения, приказ об индексации, решение об изменении системы оплаты труда.
- Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание. В нём укажите должность, прежний и новый оклад, дату вступления изменений в силу и ответственного за исполнение.
- Ознакомьте с приказом работников, которых он касается, под подпись.
- Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, чей оклад меняется. В соглашении пропишите новый размер оклада и дату начала действия.
- Издайте приказ об изменении оклада работника, если в компании принято оформлять его отдельно. Закон этого не требует, но такой приказ удобен для расчётов и кадрового учёта.
- Внесите запись в трудовую книжку, если меняется формулировка должности или иные сведения. При изменении только оклада запись в трудовую книжку не вносится.
- Отразите новый оклад в графике отпусков, расчётных листках и положении об оплате труда, если оно содержит конкретные суммы.
Приказ об изменении оклада в штатном расписании: что в нём писать
Приказ издаёт руководитель организации или уполномоченное им лицо. Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому компания составляет его сама. В шапке — наименование организации, номер и дата приказа, место издания. В тексте — основание и распорядительная часть: «Внести изменение в штатное расписание с 1 января 2027 года: по должности „Менеджер по продажам“ установить оклад в размере 90 000 рублей». Ниже — поручение бухгалтерии и кадровой службе подготовить дополнительные соглашения и ознакомить работников.
Если меняются оклады по нескольким должностям, удобно оформить приложение с таблицей: должность, прежний оклад, новый оклад. Приказ подписывает руководитель, с приказом знакомят ответственных лиц. Работников знакомят с приказом под подпись, если он затрагивает их условия труда.
Повышение и снижение оклада: чем отличаются процедуры
| Повышение оклада | Снижение оклада по инициативе работодателя | |
|---|---|---|
| Согласие работника | Требуется: повышение оклада по общему правилу оформляют письменным соглашением сторон | Требуется, если нет организационных или технологических изменений |
| Уведомление | Не требуется | Не позднее чем за два месяца, если применяется ст. 74 ТК РФ |
| Документы | Приказ об изменении штатного расписания, дополнительное соглашение | Приказ, уведомление, дополнительное соглашение или предложение другой работы |
| Дата вступления в силу | Любая дата, указанная в приказе | По соглашению сторон — в согласованную дату; при изменении по статье 74 ТК РФ — после установленного срока предупреждения |
| Последствия отказа | Работник вправе не согласиться на изменение оклада; по общему правилу стороны оформляют повышение письменным соглашением | Работодатель обязан предложить другую работу, при отказе — увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Снижение оклада: когда закон позволяет
Изменить оклад в сторону уменьшения в одностороннем порядке можно только при изменении организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). К таким условиям относятся изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация, перераспределение обязанностей. Ухудшение финансового положения компании или падение прибыли к таким причинам не относятся.
Если организационные или технологические изменения произошли, работодатель обязан письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до введения новых условий. В уведомлении указывают причины и новые условия оплаты. Если работник согласен, подписывают дополнительное соглашение. Если не согласен, работодатель обязан предложить ему другую работу — вакантную должность, соответствующую квалификации, а при её отсутствии нижестоящую или нижеоплачиваемую. При отсутствии работы или отказе от неё трудовой договор прекращают по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.
Частые вопросы
Нужно ли издавать приказ об изменении оклада, если оклад меняется только у одного работника?
Да, если новый оклад отличается от того, что указан в штатном расписании по этой должности. Штатное расписание — общий документ, и цифра в нём должна соответствовать фактическим окладам. Приказ можно издать как по форме Т-5 (приказ о переводе), так и в свободной форме.
С какой даты вступают в силу изменения в штатном расписании?
Работодатель определяет дату сам. Удобнее указывать первое число месяца, чтобы не пересчитывать зарплату за середину периода. Если изменение затрагивает трудовой договор, дата в приказе и дата в дополнительном соглашении должны совпадать.
Можно ли изменить оклад в штатном расписании без согласия работника?
Повышение оклада по общему правилу требует письменного соглашения работника и работодателя. Снижение оклада без согласия возможно только при организационных или технологических изменениях и с уведомлением за два месяца. В остальных случаях нужно письменное согласие работника — дополнительное соглашение.
Что будет, если не внести изменения в штатное расписание при повышении оклада?
Возникнет расхождение между трудовым договором и штатным расписанием. При проверке инспекция труда может расценить это как нарушение трудового законодательства. Кроме того, на основании штатного расписания рассчитывают плановый фонд оплаты труда и численность, поэтому недостоверные данные искажают управленческую отчётность.
Нужно ли знакомить с приказом об изменении штатного расписания всех работников?
Нет, только тех, чьи условия труда затрагиваются. Если приказ касается одного подразделения или должности, знакомят работников этого подразделения или должности. Остальных знакомить не обязательно, если иное не предусмотрено локальным актом.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить работу
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Изменение оклада — только один из десятков кадровых документов, которые проходят через бухгалтерию и отдел кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: подготовка приказов, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, сверки и отчёты. Показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.