Инструкция по взысканию дебиторской задолженности

Инструкция — внутренний документ компании, его составляют в свободной форме и утверждают приказом руководителя. Она отвечает на четыре вопроса: кому и на каких условиях дают отсрочку, кто принимает решение о лимите, при каком долге отгрузка останавливается и как долг взыскивают.

Пока этих правил нет, каждый менеджер торгуется за лимиты по-своему, а финансовая служба узнаёт о проблеме последней. Инструкция ставит на каждый шаг конкретного человека и срок, и тогда просрочка перестаёт быть личным делом продавца.

Напоминание отправляют до срока оплаты или сразу после него: письмо, звонок, сообщение менеджеру контрагента. Это ещё не претензия, а способ не доводить до неё.

Претензию направляют письменно и так, чтобы осталось доказательство отправки: по почте с описью вложения либо через электронный документооборот, если такой обмен предусмотрен договором. С даты направления претензии начинают считать 30 календарных дней — раньше этого срока арбитражный суд иск по денежному требованию не примет. Полученный раньше полный или частичный отказ от долга позволяет подать иск, не дожидаясь конца срока.

Если договором предусмотрена неустойка за просрочку, её считают по ставке договора за каждый день до дня исполнения. Проценты по статье 395 ГК РФ вместо неустойки не взыскивают, если закон или договор не предусматривают иное.

В арбитражный суд пошлина считается по цене иска: до 100 000 ₽ — 10 000 ₽; от 100 001 до 1 000 000 ₽ — 10 000 ₽ плюс 5 % суммы свыше 100 000 ₽; от 1 000 001 до 10 000 000 ₽ — 55 000 ₽ плюс 3 % свыше 1 000 000 ₽; от 10 000 001 до 50 000 000 ₽ — 325 000 ₽ плюс 1 % свыше 10 000 000 ₽; свыше 50 000 000 ₽ — 725 000 ₽ плюс 0,5 % свыше 50 000 000 ₽, но не более 10 000 000 ₽ (подпункт 1 пункта 1 статьи 333.21 Налогового кодекса). За неимущественный иск организация платит 50 000 ₽, за судебный приказ — половину пошлины по иску, но не меньше 8 000 ₽.

Цена иска включает основной долг и неустойку на дату подачи. Пошлина входит в судебные расходы, и суд взыскивает её с проигравшей стороны.

Регламент — тот же порядок, только утверждённый приказом и обязательный для всех. В нём фиксируют кредитный лимит на покупателя и допустимый уровень просроченной дебиторки по портфелю в целом, условия отсрочки, критерии остановки отгрузок и основания их возобновления, порядок работы с просрочкой вплоть до списания.

Ответственность распределяют по подразделениям: бухгалтерия ведёт учёт и инвентаризацию долгов и реестр контрагентов, юрист готовит претензии и иски и следит за сроками обжалования, отдел, заключающий договоры, отказывает в пролонгации или новом договоре контрагенту с долгом. Целевые показатели оборачиваемости дебиторки стоит закрепить там же — тогда финансовая служба сравнивает факт с нормативом, а не с ощущением.