Хранение приказов по основной деятельности
Коротко
Приказ по основной деятельности — распорядительный документ, которым руководитель решает задачи самого предприятия: утверждает штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, создаёт филиал, вводит режим коммерческой тайны, назначает комиссии. Хранят такие приказы постоянно, а не пять лет: срок задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Чем приказ по основной деятельности отличается от остальных
Все приказы делят на три группы, и срок хранения зависит от группы. Приказ по личному составу всегда касается конкретного работника: приём, перевод, отпуск, взыскание, увольнение. Приказ по административно-хозяйственным вопросам решает материально-технические задачи: закупка мебели, ремонт кабинета, списание инвентаря. Всё, что не попало в эти две группы, — основная деятельность.
Рабочий критерий простой. Если документ отвечает на вопрос «что и как делает предприятие» — это основная деятельность, даже когда в тексте названы фамилии ответственных. Если он отвечает на вопрос «что происходит с конкретным сотрудником как работником» — личный состав. Если решает хозяйственную задачу — административно-хозяйственная группа.
Отдельно стоят приказы о выплате материальной помощи и заявления работников о ней: их хранят пять лет. К личному составу с его длительным сроком и к основной деятельности с постоянным сроком они не относятся — это оправдательные документы к расходам на социальную поддержку.
Сроки хранения по группам приказов
| Группа приказов | Что регулирует | Срок хранения |
|---|---|---|
| По основной деятельности | Работу предприятия в целом: штатное расписание, внутренний трудовой распорядок, филиалы, коммерческая тайна, регламенты отчётности | Постоянно |
| По личному составу | Трудовые отношения с конкретным работником: приём, перевод, отпуск, взыскание, увольнение | Длительный срок: кадровые приказы, приказы о взысканиях и отпусках без сохранения зарплаты — отдельные сроки по перечню |
| По административно-хозяйственным вопросам | Материально-техническое обеспечение и хозяйственные операции | 5 лет |
| О выплате материальной помощи | Социальная поддержка работника, оправдание расходов | 5 лет |
Что относится к приказам по основной деятельности
- Об утверждении штатного расписания и изменений к нему.
- Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов предприятия.
- Об учреждении филиала или представительства, о создании структурного подразделения.
- О введении режима коммерческой тайны и перечня сведений, которые к ней относятся.
- О регламенте сдачи отчётности и порядке документооборота.
- О создании комиссий: инвентаризационной, по охране труда, по служебным проверкам.
- О назначении ответственных за направления работы, если приказ не меняет условия труда конкретного человека.
- О порядке проведения проверок и внутреннего контроля.
Штатное расписание: срок хранения по номенклатуре
Штатное расписание — документ предприятия, а не работника, поэтому и приказ о его утверждении, и само расписание входят в группу основной деятельности и хранятся постоянно. В номенклатуру дел их записывают в раздел основной деятельности, а не в раздел по личному составу.
Номенклатура дел — это перечень заголовков дел с указанием срока хранения, и именно по ней приказ получает своё место в архиве. Если приказ о штатном расписании попал в дело по личному составу, он не исчезнет, но проверяющий увидит несоответствие номенклатуры перечню Росархива.
Практика кадровиков подсказывает, как поступать в спорных случаях: приказ, группу которого определить трудно, направляют в дело с приказами по основной деятельности. Ошибка в эту сторону безобидна, потому что срок дольше. Обратная ошибка хуже: приказ основной деятельности, попавший в дело по хозяйственным вопросам, будет храниться пять лет вместо постоянного срока, и это уже нарушение.
Как организовать хранение
- Составьте номенклатуру дел на год и утвердите её приказом руководителя: отдельные дела для приказов по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.
- Заведите журнал регистрации приказов по основной деятельности: порядковый номер записи, дата и регистрационный номер приказа, краткое содержание, должность и фамилия того, кто внёс запись, число листов и приложений. Унифицированной формы нет, предприятие разрабатывает её само.
- Нумеруйте приказы внутри каждой группы отдельно, чтобы номер сразу показывал, к какому делу относится документ.
- Формируйте дела за календарный год, подшивайте приложения вместе с приказом и составляйте внутреннюю опись.
- Дела постоянного хранения передавайте в архив предприятия по графику; при ликвидации организации документы постоянного хранения сдаются в государственный или муниципальный архив.
Какими нормами руководствоваться
Сроки хранения задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: в нём расписаны и кадровые, и бухгалтерские, и налоговые документы. Прежний типовой перечень № 558, утверждённый Минкультуры, утратил силу 18 февраля 2020 года, и ссылаться на него нельзя.
Общие правила хранения документов устанавливает закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле». Ведомства вправе устанавливать свои сроки для подведомственных организаций — их смотрят в отраслевых актах.
Статьи 230 и 230.1 ТК РФ устанавливают порядок оформления, регистрации и учёта несчастных случаев на производстве. Сроки хранения документов по личному составу определяют закон об архивном деле и соответствующие перечни архивных документов. Поэтому приказы по личному составу не выбрасывают вместе с текущей перепиской.
Частые вопросы
Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
Постоянно. Такой срок установлен перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сколько хранится штатное расписание по номенклатуре дел?
Постоянно. Штатное расписание и приказ о его утверждении относятся к основной деятельности, а не к личному составу, и в номенклатуру дел попадают в соответствующий раздел.
Можно ли хранить приказы по основной деятельности вместе с приказами по личному составу?
Нет. У групп разные сроки, и общее дело не позволит ни выделить документы к уничтожению, ни передать постоянную часть в архив. Заведите отдельные дела на каждую группу.
Пять лет — это срок для всех приказов, кроме кадровых?
Нет. Пять лет хранят приказы по административно-хозяйственным вопросам и приказы о выплате материальной помощи. Приказы по основной деятельности хранят постоянно, приказы по личному составу — по отдельным срокам перечня.
Нужен ли журнал регистрации приказов по основной деятельности?
Унифицированной формы закон не устанавливает, но журнал фиксирует факт издания приказа и помогает найти документ. В случае спора запись в журнале подтверждает, что приказ был.
Что делать с приказами при ликвидации организации?
Документы постоянного хранения передают в государственный или муниципальный архив, а документы по личному составу — в архив по личному составу. Уничтожать их нельзя.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в документах начинается с понятной задачи
Соберу ИИ-агента, который разберёт приказы и разложит их по делам
Когда приказов сотни, руками их не разобрать: спорный документ оседает не в том деле, а срок хранения определяется уже после проверки. Я собираю агента, который читает приказ, определяет группу по содержанию и раскладывает документы по номенклатуре дел.
Агент подключается к вашей почте, диску и системе документооборота, работает по вашим правилам и проверяется на сотне настоящих приказов из вашего архива. Это для компаний, где распорядительные документы выходят каждый день.