Хранение бланков строгой отчетности

Коротко

Хранение бланков строгой отчетности — это режим, при котором бланки с типографскими серией и номером лежат в запираемом месте, закреплены за ответственным работником, каждый бланк проведён по книге учета, а испорченные перечёркнуты, списаны по акту и хранятся отдельно до уничтожения.

Какие бланки попадают под строгий учет

К бланкам строгой отчетности относят разные документы, для которых установлены специальные правила учета. Отдельно закон о ККТ регулирует электронные и отпечатанные автоматизированной системой БСО при расчетах за услуги.

В бюджетном учете такие бланки отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке один рубль за бланк; учетная политика учреждения может установить оценку по стоимости приобретения. Аналитический учет ведёт ответственное лицо в Книге учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 по каждому виду бланков.

Отдельная история — бланки, которые выдают вместо кассового чека при расчётах с населением. Их печатают на специальном устройстве, зарегистрированном в ФНС, и они участвуют в расчётах, но отдельным объектом бухгалтерского учета не становятся.

Как организовать хранение

Назначить приказом работника, ответственного за получение, хранение и выдачу бланков, и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Хранить бланки в запираемом шкафу или сейфе, отдельно от других документов; доступ к месту хранения — только у ответственного лица.
Выдавать бланки под отчёт по письменному заявлению получателя с указанием назначения расхода, наименования и количества бланков.
Вести Книгу учета бланков строгой отчетности по каждому виду: приход, выдача, остаток.
Испорченные бланки перечеркнуть, списать по акту о списании бланков строгой отчетности и хранить отдельно от действующих.
Ежемесячно ответственное лицо сдаёт отчёт по выданным бланкам и акты о списании израсходованных и испорченных бланков с документами, подтверждающими выдачу.

Сколько хранят испорченные бланки

Испорченные бланки строгой отчетности перечёркивают и сдают работнику, который отвечает за их хранение. Порядок обращения с испорченными бланками зависит от их вида: испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей уничтожают с составлением акта.

Уничтожение оформляют отдельно: испорченные бланки нельзя просто выбросить вместе с обычной макулатурой. Порядок списания и уничтожения испорченных бланков задаёт внутренний регламент организации, а в бюджетной сфере — акты учредителя и профильных ведомств.

Частые вопросы

Можно ли хранить бланки строгой отчетности в общем сейфе с деньгами?

Нет. Бланки хранят отдельно от денег и других документов, в запираемом месте, доступ к которому есть только у ответственного работника. Совместное хранение с деньгами затрудняет учёт и создаёт риск путаницы при выдаче.

Кто отвечает за хранение бланков?

Работник, назначенный приказом руководителя. С ним заключают договор о полной материальной ответственности, и он ведёт книгу учета и отчёт по выданным бланкам.

Что делать с испорченным бланком?

Перечеркнуть, сдать ответственному за хранение, списать по акту. Порядок зависит от вида бланка: например, испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша уничтожают с составлением акта.

Нужно ли учитывать бланки, которые печатает онлайн-касса?

Нет. БСО, сформированный автоматизированной системой для БСО при расчёте за услуги, — фискальный документ. Его не учитывают в книге как неиспользованный типографский бланк.

Можно ли вести книгу учета бланков в электронном виде?

Можно, если организация утвердила такой порядок и обеспечила защиту от правок. Ответственное лицо всё равно расписывается за каждую выдачу, а испорченные бланки хранят в бумажном виде.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бланки — часть рутины, которую можно отдать программе

Соберу ИИ-агента, который возьмёт на себя учет бланков и документов

Пока бланки лежат в сейфе, кто-то вручную сверяет серии и номера, заполняет книгу и готовит акты на списание. Это повторяющаяся задача с понятными правилами — как раз под ИИ-агента.

Соберу агента под одну задачу: он разбирает заявки на выдачу бланков, сверяет номера с книгой учета и готовит акт на списание. Подключу его к вашей CRM, 1С и почте и проверю на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»