Где должен быть зарегистрирован трудовой договор

Коротко

Трудовой договор регистрируют только у работодателя-физлица без статуса индивидуального предпринимателя: такой человек обязан в уведомительном порядке зарегистрировать договор в органе местного самоуправления по месту своего жительства согласно регистрации. Организация и индивидуальный предприниматель договор нигде не регистрируют — они оформляют его в двух экземплярах и хранят у себя.

Кто регистрирует договор, а кто нет

Регистрация трудового договора — обязанность узкой группы работодателей. Часть 4 статьи 303 Трудового кодекса говорит о работодателе — физическом лице, который не является индивидуальным предпринимателем: он регистрирует договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства согласно регистрации.

Компания любого размера и ИП в этот список не входят. Их договор считается заключённым с момента подписания обеими сторонами, и никакого отдельного реестра, куда его нужно отнести, закон для них не предусматривает. Если бухгалтер или кадровик ищет, куда «сдать» договор от имени ООО, искать нечего.

Что делать в зависимости от работодателя

Работодатель	Регистрация договора	Где
Организация (ООО, АО и другие)	Не требуется	Нигде; договор хранится у работодателя
Индивидуальный предприниматель	Не требуется	Нигде; договор хранится у предпринимателя
Физическое лицо без статуса ИП	Обязательна, уведомительный порядок	Орган местного самоуправления по месту жительства работодателя согласно регистрации

Как работодателю-физлицу зарегистрировать договор

Составить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах и подписать обеими сторонами.
Обратиться в орган местного самоуправления по месту своего жительства согласно регистрации — это правило части 4 статьи 303 ТК РФ.
Подать договор в уведомительном порядке: работодатель сообщает о заключённом договоре, а не получает разрешение на его заключение.
Один экземпляр передать работнику, второй хранить у себя; отметку о регистрации сохранять вместе с договором.
При изменении условий договора и при его прекращении действовать так же — сообщать в тот же орган, где договор зарегистрирован.

Частые вопросы

Нужно ли регистрировать трудовой договор в центре занятости?

Нет. Центр занятости ведёт учёт безработных и помогает с трудоустройством, но реестра трудовых договоров не ведёт. Регистрация по статье 303 ТК РФ касается только работодателей-физлиц без статуса ИП и проходит в органе местного самоуправления.

Регистрируют ли договор в налоговой или в Социальном фонде?

Нет. В налоговую попадают сведения о выплатах и взносах, в Социальный фонд — сведения о трудовой деятельности, но сам договор там не регистрируют. Отчётность и регистрация договора — разные вещи.

Может ли работник сам зарегистрировать свой договор?

Обязанность лежит на работодателе-физлице. Работнику регистрировать нечего: он получает свой экземпляр договора и хранит его. Если работодатель не зарегистрировал договор, это его нарушение, а не работника.

Что будет, если работодатель-физлицо не зарегистрирует договор?

Договор от этого не исчезает: права и обязанности сторон он порождает с момента подписания. Но работодатель нарушает часть 4 статьи 303 ТК РФ, а инспектор труда при проверке вправе потребовать отметку о регистрации.

Нужно ли регистрировать договор, если человек работает по гражданско-правовому договору?

Нет. Статья 303 ТК РФ говорит о трудовом договоре. Договор подряда или оказания услуг — не трудовой, и правило о регистрации в органе местного самоуправления на него не распространяется.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока договор оформлен, работа не должна стоять

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Оформление документов, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM — на это уходят часы, и часто их можно вернуть. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»