Где в УПД указывать доверенность покупателя

Коротко

Доверенность покупателя в универсальном передаточном документе указывают в строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)»: после реквизитов договора пишут номер и дату доверенности. Этого требует форма УПД из приложения № 1 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: в строке 8 стоит информация, которая идентифицирует отношения сторон, — вид отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений.

Строка 8: место доверенности в УПД

УПД построен на форме счёта-фактуры, и строки 1–7 в нём заняты продавцом, покупателем и платёжно-расчётными данными. Строка 8 — единственное место в шапке документа, где перечисляют документы, на основании которых товар передают: договор, счёт на оплату, доверенность.

Запись делают одной строкой через запятую: сначала договор, потом доверенность. Так же ФНС описывает заполнение в рекомендациях к форме: если товар выдавали представителю покупателя по доверенности, в строке 8 указывают и её реквизиты.

Отдельного поля «доверенность» в УПД нет, и придумывать его не нужно: документ с лишней графой налоговая принимает, но проверяющий всё равно ищет сведения там, где их задаёт форма.

Что именно писать в строке 8

Пишут вид документа, его номер и дату. Вид — «доверенность», номер — тот, что присвоен в организации покупателя, дата — день выдачи. Если доверенность выдана на конкретную сделку, её реквизиты стоят рядом с реквизитами договора по этой сделке.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей покупатель оформляет сам: форму утверждает руководитель организации, это может быть документ по унифицированной форме № М-2 или М-2а либо своя разработка со всеми обязательными реквизитами первичного документа по статье 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В строку 8 попадают только реквизиты, текст доверенности там не пересказывают. Сама доверенность остаётся у поставщика или в копии прилагается к документообороту по сделке — она подтверждает, что товар приняло лицо с полномочиями.

Порядок заполнения, если товар забирает представитель

Покупатель выдаёт доверенность на своё имя: номер, дата, кто получает товар, какие ценности и у кого.
Представитель предъявляет оригинал доверенности при первом отпуске товара на складе поставщика или перевозчику при доставке.
Продавец в строке 8 УПД пишет договор и доверенность: вид, номер, дату.
Представитель подписывает УПД в строке 15 — получение товара; в строке 18 он ставит подпись, только если доверенность или внутренний акт покупателя делают его ответственным за оформление сделки.
Экземпляр УПД с подписью представителя и доверенность хранят вместе с договором: это доказательство передачи товара уполномоченному лицу.

Когда доверенность в УПД не нужна

Если товар доставляет продавец или сторонний перевозчик на склад покупателя, доверенность может не понадобиться: получатель — сотрудник покупателя, полномочия которого могут подтверждаться доверенностью либо явствовать из обстановки. Строку 8 тогда заполняют только договором.

Когда товар забирают на складе поставщика, у перевозчика или в пункте выдачи, продавцу нужно убедиться в полномочиях получателя. Их может подтверждать доверенность; руководитель организации действует без неё. Без этого неясно, что товар приняло лицо, действующее от имени покупателя, а в споре это первый аргумент против поставки.

Печать покупателя на УПД при получении по доверенности необязательна, если стороны не согласовали её в договоре.

Частые вопросы

В какой строке УПД указывать доверенность?

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)». Там же, где договор: вид документа, номер и дата.

Можно ли указать доверенность в строке 9?

Нет. Строка 9 — «Данные о транспортировке и грузе»: там реквизиты транспортной накладной, путевого листа и других документов о доставке. Доверенность к перевозке не относится.

Кто подписывает УПД со стороны покупателя по доверенности?

Представитель ставит подпись в строке 15 — за получение товара. Строку 18 — подпись ответственного за оформление сделки — он подписывает, если это полномочие дано доверенностью или приказом руководителя покупателя.

Нужен ли оригинал доверенности или хватит копии?

Поставщику нужно подтвердить полномочия представителя. Письменное уполномочие может предъявить представитель, а может непосредственно представить сам покупатель.

Что будет, если доверенность не указана в УПД?

УПД останется документом о передаче, но связь между подписью представителя и его полномочиями придётся доказывать отдельно — доверенностью, приказом, другими бумагами. Строка 8 как раз снимает этот вопрос.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке, а рутина всё равно съедает время

Соберу ИИ-агента, который разбирает документы за людей

Сверка УПД, накладных и доверенностей — работа, где человек ищет номер и дату в двух бумагах и переносит их в учёт. Такую задачу я отдаю ИИ-агенту: он читает документ, находит реквизиты, сверяет с договором и отмечает расхождения.

Агент подключается к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяется на сотне настоящих документов из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же операция с бумагами повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»