Если материально ответственное лицо увольняется, а имущество не передано

Коротко

Материально ответственное лицо — работник, которому вверены ценности и с которым заключён договор о полной материальной ответственности. При его увольнении ценности передают другому работнику по акту, а фактическое наличие сверяют с учётом на инвентаризации. Если имущество осталось числиться за ушедшим, у компании нет ни ответственного за него человека, ни доказанной суммы ущерба — взыскать недостачу с бывшего сотрудника почти невозможно.

Что происходит, когда ценности остались за уволенным

Учёт продолжает числить товар, основные средства или деньги за человеком, который уже не работает. Ответственного за сохранность нет: недостачу обнаружат позже, а предъявить её будет некому.

Взыскание ущерба с работника опирается на доказанный размер ущерба и на его вину. Размер подтверждает инвентаризация, проведённая с участием работника. Без неё и без подписанных документов суд откажет во взыскании: компания не докажет ни сумму, ни то, что ценности были вверены именно этому человеку.

Порядок действий работодателя

Издать приказ о проведении инвентаризации при смене материально ответственного лица и о создании комиссии.
Взять у работника расписку о том, что все приходные и расходные документы по ценностям сданы или приложены к отчёту.
Провести фактическую проверку с участием работника: пересчитать, взвесить, сверить с учётом по каждому месту хранения.
Сверить учётные данные с фактическим наличием и составить инвентаризационную опись, а при расхождениях — сличительную ведомость.
Оформить передачу уцелевших ценностей новому материально ответственному лицу по акту приёма-передачи, а деньги — по акту приёма-передачи денежных средств.
При недостаче оформить акт о недостаче и письменное объяснение работника, затем решать вопрос о взыскании.

Инвентаризация при увольнении

Инвентаризацию при смене материально ответственного лица проводят обязательно, и датой приёмки-передачи дел служит день, на который она сделана. Выявлять фактическое наличие ценностей нужно при обязательном присутствии материально ответственного лица. Основание — статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н.

Проверку стараются закончить к последнему рабочему дню увольняющегося. Продлить срок увольнения на время инвентаризации нельзя: специальных сроков для увольнения материально ответственных лиц трудовое законодательство не устанавливает. Если проверка не закончена, работника увольняют в срок, а результаты оформляют без его подписи — и тогда спор о недостаче почти проигран.

При коллективной материальной ответственности инвентаризация при увольнении одного члена бригады не требуется: ответственность остаётся на остальных. Провести проверку нужно при смене руководителя коллектива, при выбытии более половины его членов и по требованию кого-то из участников. Этот порядок задаёт подпункт «г» пункта 15 ФСБУ 28/2023.

Можно ли задержать увольнение и расчёт

Нет. Работодатель не вправе мешать увольнению по собственному желанию по истечении срока предупреждения, задерживать расчёт и трудовую книжку. Это позиция Роструда: специальных сроков увольнения материально ответственных лиц нет, как нет и продления срока на время инвентаризации.

Выход один — успеть провести инвентаризацию и передачу до последнего рабочего дня. Если работник согласен, дату увольнения можно сдвинуть по договорённости и спокойно закончить проверку. Второй вариант — подписать акт инвентаризации после увольнения, если работник на это согласен.

Работник ушёл на больничный и не появляется

Инвентаризацию без работника проводить нельзя: его присутствие при проверке обязательно. Если он не выходит, работодатель фиксирует в акте, что работник отсутствует и от участия уклоняется, и оформляет результаты по имеющимся данным. Такой акт пригодится в суде, но доказательственная сила у него слабее, чем у описи с подписью работника.

Увольнение в этой ситуации идёт своим порядком: если увольняют по собственному желанию, дата наступает по заявлению, а расчёт выдают в срок. Задерживать выплаты из-за незаконченной проверки нельзя.

Если имущество утрачено

Недостачу оформляют актом и берут с работника письменное объяснение. Дальше решают, взыскивать ли ущерб: по договору о полной материальной ответственности работник отвечает за недостачу вверенных ценностей, но размер ущерба и вину нужно доказать.

Ущерб не выше среднего месячного заработка взыскивают распоряжением работодателя без согласия работника; распоряжение издают не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Сумму сверх среднего заработка работник возмещает добровольно, а при отказе её взыскивают через суд. Это правила статей 243 и 248 Трудового кодекса.

Частые вопросы

Можно ли не увольнять сотрудника, пока он не передаст имущество?

Нельзя. Задерживать увольнение и расчёт из-за незаконченной инвентаризации работодатель не вправе. Передачу и проверку нужно успеть провести до последнего рабочего дня или договориться с работником о более поздней дате.

Что делать, если новый материально ответственный не назначен?

Ценности можно передать руководителю организации как единоличному исполнительному органу — по акту приёма-передачи. Другой вариант — назначить ответственного приказом и заключить с ним договор о полной материальной ответственности до передачи.

Обязательна ли инвентаризация, если работник уходит из бригады с коллективной ответственностью?

По общему правилу нет: ответственность остаётся на остальных членах бригады. Инвентаризацию проводят при смене руководителя коллектива, при выбытии более половины его членов и по требованию участников.

Можно ли взыскать недостачу, если акт инвентаризации работник не подписал?

Можно, но доказать размер ущерба сложнее. Нужны документы о вверении ценностей, акт проверки с отметкой об отказе или отсутствии работника и письменные объяснения. Суд оценивает, была ли у работника возможность участвовать в инвентаризации.

В какой срок можно обратиться в суд с иском к бывшему работнику?

Срок обращения по спору о возмещении ущерба работником — один год со дня обнаружения ущерба, это статья 392 Трудового кодекса. Дату обнаружения фиксируют актом инвентаризации или докладной запиской.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина с документами не должна держать бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока идёт передача ценностей, у отдела кадров и бухгалтерии копится работа: акты, описи, сверки, ответы на одни и те же вопросы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»