Если закончилась трудовая книжка: что делать и как продолжить запись

Коротко

Трудовая книжка — основной документ о работе и стаже, её ведёт работодатель по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Когда в книжке не остаётся свободных страниц для записей, работа со стажем не заканчивается: продолжение оформляют отдельным документом, а записи вносят по правилам того же Порядка.

Что значит «закончилась книжка»

Речь о бумажной трудовой книжке, в которой не осталось места для новых записей о приёме, переводе и увольнении. Пока книжка бумажная, работодатель обязан вносить сведения о работе именно в неё, а не в отдельный файл или справку.

С электронной трудовой книжкой такой ситуации не бывает: сведения о трудовой деятельности работодатель подаёт в Социальный фонд, и там они не заканчиваются. Поэтому вопрос «что делать, если закончилась трудовая книжка» — про бумажный документ.

Что делать, если в книжке закончились страницы

Проверить, что именно закончилось: свободные страницы раздела «Сведения о работе». Если они есть, продолжайте записи в книжке.
Если свободных страниц нет, оформить продолжение — вкладыш либо дубликат книжки. Какой документ подходит, зависит от того, что именно закончилось и сохранилась ли сама книжка.
При выдаче вкладыша поставьте на титульном листе трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер. Если места на титульном листе нет, запись делают на титульном листе первого вкладыша.
Хранить книжку и вкладыш вместе: вкладыш без книжки не заменяет её, а книжка без вкладыша не показывает поздние записи.
Запросить у работника письменное заявление, если книжки нет вовсе или она утрачена, — тогда оформляют новую книжку либо дубликат.

Вкладыш, дубликат или новая книжка

Вкладыш — это продолжение той же книжки: он вшивается или вклеивается, на нём стоит отметка о том, что это продолжение, и записи идут в него. Он нужен, когда книжка на руках и в ней просто не осталось места.

Дубликат оформляют, когда книжка утрачена или повреждена и восстановить записи нужно заново. По пункту 27 Порядка № 320н лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Новую книжку оформляют, если работник поступает на работу без книжки — например, при утрате или повреждении. По части 5 статьи 65 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению такого лица с указанием причины отсутствия книжки оформить новую. Это не восстановление прежних записей: в новую книжку попадут только те сведения, которые удастся подтвердить документами.

Чем отличаются варианты

	Вкладыш	Дубликат	Новая книжка
Когда нужен	В книжке закончились страницы, сама книжка на руках	Книжка утрачена или повреждена, нужно восстановить записи	Работник поступает без книжки, прежние записи не восстанавливаются
Кто оформляет	Работодатель по последнему месту работы	Работодатель по последнему месту работы	Работодатель, принимающий на работу
Срок	По правилам ведения книжек	Не позднее 15 рабочих дней со дня заявления	По заявлению работника при приёме
Что с прежним стажем	Сохраняется в книжке и вкладыше	Восстанавливается по подтверждающим документам	Только подтверждённый документами

Если книжка потерялась, а не закончилась

Потеря и окончание страниц — разные ситуации. При утрате нужно заявить работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись, и он выдаст дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка № 320н).

Стаж при этом не пропадает: сведения о нём хранятся в электронном реестре Социального фонда. Подтвердить прежнюю работу помогут справки, заверенные копии приказов о приёме и увольнении, сведения из Социального фонда. Если организация ликвидирована, данные ищут в государственном архиве по месту её регистрации.

Если документ нужен срочно, можно заказать выписку из электронной трудовой книжки: по данным Социального фонда она приходит в личный кабинет на Госуслугах в течение дня и имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.

Частые вопросы

Можно ли просто завести новую книжку, если в старой кончились страницы?

Нет, при закончившихся страницах книжку продолжают вкладышем. Новую книжку оформляют, когда работник поступает на работу без книжки — при утрате, повреждении или иной причине, указанной в его письменном заявлении (часть 5 статьи 65 ТК РФ).

Кто оформляет вкладыш или дубликат?

Работодатель по последнему месту работы. Дубликат он обязан выдать не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (пункт 27 Порядка № 320н).

Что делать, если книжку потерял работодатель?

Тогда заботы по оформлению дубликата лежат на нём, а работнику не нужно самому подтверждать стаж. Если книжку потерял сам работник, он обращается в отдел кадров по месту работы.

Пропадёт ли стаж, если книжка утрачена?

Нет. Сведения о стаже хранятся в электронном реестре Социального фонда, а для дубликата прежние записи подтверждают справками, копиями приказов и сведениями из фонда.

Заменяет ли выписка из электронной трудовой книжки бумажную?

Для подтверждения стажа и приёма на работу выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка. Но бумажная книжка нужна для подтверждения стажа до 2020 года и оформления льготной пенсии: часть сведений есть только в ней.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик разбирается с книжками и вкладышами, у продавцов и менеджеров копятся одинаковые ответы клиентам, карточки в CRM и отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»