Документы, запрашиваемые у контрагента при заключении договора

Проверка до договора защищает от двух разных неприятностей. Первая — сделка с фирмой, которая на бумаге есть, а фактически не работает: договор подписан, аванс переведён, исполнения нет. Вторая — претензии налоговой к расходам и вычетам: инспекция при проверке вправе запрашивать документы, подтверждающие, что налогоплательщик проявил должную осмотрительность при выборе контрагента и заключении договоров.

Должная осмотрительность — не формальность ради папки. Суды смотрят, что именно компания проверяла: только данные из ЕГРЮЛ или ещё учредительные, регистрационные и распорядительные документы, полномочия подписанта, отчётность. Отсутствие доверенности у представителя контрагента суд уже признавал признаком того, что осмотрительность не проявлена.

Устав читают не для галочки. В нём ищут два пункта: срок полномочий руководителя и ограничения его прав на сделки. Если устав ограничивает сумму сделки или требует согласия участников на определённые операции, условия договора должны с этими ограничениями сходиться — иначе сделку потом можно оспорить.

Сверяйте устав с ЕГРЮЛ: компания могла принять новую редакцию, а копию прислать старую. Если сведения в реестре и в присланном документе расходятся, запрашивайте актуальную редакцию и решение, которым она утверждена.

Отдельно проверьте, что руководитель, подписывающий договор, указан в ЕГРЮЛ как лицо, действующее без доверенности, и что срок его полномочий не истёк к дате подписания.

Тогда нужны подлинник или заверенная копия доверенности и копия паспорта представителя. В доверенности смотрят три вещи: кто её выдал, какие полномочия переданы и на какой срок. Полномочие «заключать договоры» шире, чем «подписывать договоры поставки», — формулировка должна покрывать именно вашу сделку.

Если доверенность выдана на передоверие, проверьте, разрешено ли оно основной доверенностью или вызвано обстоятельствами, при которых нужно охранять интересы доверителя. Срок доверенности в ней может быть не указан — тогда она действует один год со дня совершения.

Подпись на договоре сверяйте с образцом в доверенности и в банковской карточке. Несовпадение — повод остановиться до подписания, а не после.

Копию лицензии запрашивают, когда предмет договора относится к лицензируемому виду деятельности. Проверяют вид деятельности в лицензии, срок её действия и то, что лицензия выдана именно контрагенту, а не его прежней компании. Если по закону нужно членство в саморегулируемой организации, просят документы от СРО.

Если закупается продукция, нужны копии сертификатов или деклараций соответствия. Если сделка связана с арендой или залогом, — документы на помещение: договор аренды или свидетельство о праве собственности. Если предмет договора — маркируемый товар или объект интеллектуальной собственности, просят документы на товарный знак, изобретение, программу для ЭВМ.

Для договора на длительный срок и на значительную сумму имеет смысл запросить подтверждение сдачи налоговой отчётности по НДС и налогу на прибыль за два последних периода: квитанции о приёме деклараций в электронном виде или титульные листы с отметкой инспекции.

Часть сведений надёжнее получить самой, чем принимать от партнёра. Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП — через сервис ФНС: присланная копия может быть устаревшей или поддельной. Сведения о банкротстве — в Федресурсе, судебные дела — в картотеке арбитражных дел, исполнительные производства — в базе ФССП.

С 1 января 2026 года налоговая не выдаёт свидетельства и уведомления о постановке на учёт и снятии с него: вместо них формируется выписка из Единого государственного реестра налогоплательщиков. Ранее выданные свидетельства ОГРН и ИНН продолжают действовать, поэтому их копии в пакете допустимы.

Справку об отсутствии задолженности перед бюджетом контрагент может получить сам; если она нужна для решения по крупной сделке, запрашивайте свежую, а не прошлогоднюю.