Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Статья 66.1 ТК называет два равнозначных источника: бумажную трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Работник выбирает, что вести, и уведомляет работодателя письменно; у тех, кто впервые устроился после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют — сведения о них формируют по статье 66.1.

Сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд, а работник получает их в виде документа по форме СТД-Р — у текущего работодателя, или СТД-СФР — в фонде, в том числе через Госуслуги. Для приёма на работу человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая первого трудоустройства.

Если на работника ведётся бумажная книжка, при приёме он её не представляет, когда она утрачена или повреждена. Такому человеку нужен дубликат от прежнего работодателя либо, по его заявлению, новая книжка без записей о работе у других работодателей.

Стаж и опыт проверяют, когда должность требует определённой подготовки: без подтверждающих документов кандидату могут отказать. Поэтому при приёме запрашивают книжку или сведения о трудовой деятельности, а по должностям со стажем — ещё и справки, договоры, должностные инструкции.

Для кадрового учёта важна и обратная сторона: записи в книжке и электронные сведения должны совпадать с приказами. Расхождение всплывает при проверке стажа, при назначении пособий и при спорах об увольнении, и разбирать его приходится по первичным документам.

При утрате документов о работе не по вине работника периоды работы устанавливают по показаниям двух и более свидетелей, знающих его по совместной работе у одного работодателя и имеющих документы о своей работе за тот же период. К заявлению прикладывают документ работодателя или иные бумаги, подтверждающие факт и причину утраты и невозможность получить документы заново.

Ошибку в электронной трудовой книжке исправляют через заявление о корректировке индивидуального лицевого счёта: в личном кабинете на Госуслугах выбирают услугу «Корректировка индивидуального лицевого счёта в СФР» и раздел о корректировке сведений о периодах работы. К заявлению прикладывают сканы документов, а оригинал бумажной книжки потом представляют в клиентскую службу фонда — срок представления не больше трёх рабочих дней со дня уведомления.