Что такое средняя численность работников за год

Коротко

Средняя численность работников за год — это сумма трёх показателей: среднесписочной численности, средней численности внешних совместителей и средней численности тех, кто работал по гражданско-правовым договорам. Считают её по организации в целом, включая филиалы и обособленные подразделения, и по всем видам деятельности независимо от налогового режима.

Три части одного показателя

Средняя численность шире, чем среднесписочная. В среднесписочную попадают только те, для кого компания — основное место работы, то есть сотрудники в штате по трудовым договорам. Внешние совместители и исполнители по договорам подряда и услуг в неё не входят, а в среднюю — входят.

Поэтому цифры двух показателей почти никогда не совпадают: средняя всегда больше или равна среднесписочной. Если в компании нет совместителей и подрядчиков-физлиц, значения совпадут — и только в этом случае.

Кто входит в среднюю численность

Штатные работники по трудовым договорам, в том числе на неполном времени, — это среднесписочная часть.
Внешние совместители — отдельная средняя численность, считается пропорционально отработанному времени.
Исполнители по гражданско-правовым договорам на работы и услуги — тоже отдельная средняя, каждый договор считают как целую единицу за время его действия в месяце.
Работники филиалов, представительств и других обособленных подразделений — показатель считают по компании в целом.

Кто не входит

В средней численности нет индивидуальных предпринимателей и самозанятых, с которыми заключены договоры: заказчик не является для них работодателем и взносы за них не платит.

В среднесписочной части не учитывают внешних совместителей, исполнителей по гражданско-правовым договорам и работников несписочного состава. Внутренний совместитель при этом считается одним человеком, а не двумя.

Работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком входят в списочную численность, но при расчёте среднесписочной численности за дни такого отпуска их не учитывают.

Как считается за год

Сначала считают среднесписочную численность за каждый месяц: складывают списочную численность за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники, и делят на число календарных дней месяца. За выходной и праздничный день берут численность предыдущего рабочего дня.

Потом складывают месячные значения за все месяцы года и делят на 12. Так же поступают со средней численностью внешних совместителей и средней численностью подрядчиков, а затем три результата складывают.

Работников на неполном времени по трудовому договору считают пропорционально отработанному времени. А тех, кому сокращённое время установлено законом — несовершеннолетних, инвалидов I и II групп, работников на вредных и опасных работах, женщин с дополнительными перерывами на кормление ребёнка, — считают как целые единицы.

Где нужен этот показатель

Средняя численность за предшествующий календарный год — один из критериев для специальных налоговых режимов. Для патентной системы средняя численность за налоговый период не должна превышать 15 человек по всем видам деятельности предпринимателя, в отношении которых применяется ПСН.

Показатель нужен и для статистической отчётности: в форме П-4 есть отдельная строка о среднесписочной численности без внешних совместителей и работников несписочного состава.

Отдельную справку о среднесписочной численности с 2021 года не сдают: сведения вошли в расчёт по страховым взносам и в ЕФС-1. Справку в свободной форме представляют, когда её запрашивает инспекция, фонд или ведомство, выдающее господдержку.

Частые вопросы

Средняя и среднесписочная численность — это одно и то же?

Нет. Среднесписочная — только штат по трудовым договорам. Средняя — это среднесписочная плюс средняя численность внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам.

Входят ли в среднюю численность самозанятые и индивидуальные предприниматели?

Нет. По договорам с ИП и самозанятыми заказчик не выступает работодателем, поэтому такие исполнители в показатель не попадают.

Как учитывать сотрудника, который работает на полставки?

Пропорционально отработанному времени. Исключение — сокращённое время по закону: инвалиды I и II групп, несовершеннолетние, работники на вредных и опасных работах, женщины с перерывами на кормление ребёнка — их считают как целые единицы.

Зачем делить на 12, если компания работала не весь год?

Годовой показатель считают делением суммы месячных значений на 12 — так установлено для формы П-4. Месяцы, в которых деятельности не было, дают ноль, но знаменатель остаётся прежним.

Нужно ли сдавать отдельный отчёт о средней численности?

Отдельная форма отменена с 2021 года. Сведения входят в расчёт по страховым взносам и ЕФС-1, а справку в свободной форме готовят по запросу ведомства.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Численность — только одна из цифр, по которым видно, где теряется время

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока вы считаете людей по месяцам, часть их часов уходит на одно и то же: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»