Что такое служба безопасности при приеме на работу

Проверка нужна там, где ошибка найма стоит дорого: человек получает доступ к деньгам, товару, базе клиентов, персональным данным или коммерческой тайне. Служба безопасности смотрит, совпадают ли документы и рассказ кандидата, есть ли за ним судебные споры и долги, как он вёл себя на прошлых местах.

Вторая задача — защита от чужого человека в компании. Бывает, что под видом соискателя приходят собрать сведения о ценах, клиентах или технологиях. Проверка отсеивает такие случаи раньше, чем человек получил доступ.

Третья задача — единое правило. Без положения каждый проверяет по-своему: один звонит всем знакомым, другой смотрит только паспорт. Положение делает проверку предсказуемой и объяснимой, в том числе для самого кандидата.

Основа проверки — согласие кандидата. Персональные данные обрабатывают по статье 86 Трудового кодекса и по закону № 152-ФЗ «О персональных данных»: сведения собирают под конкретную цель, в нужном для неё объёме, и кандидат должен об этом знать. Согласие оформляют письменно и отдельно от заявления о приёме, с перечнем данных и целью проверки.

Работодатель не вправе получать данные о политических и религиозных убеждениях, членстве в общественных объединениях и профсоюзах — это прямо запрещено статьёй 86 Трудового кодекса. Сведения о судимости и о состоянии здоровья запрашивают только в случаях, когда это допускает закон для конкретной должности.

Отказ от проверки сам по себе не основание для отказа в приёме: статья 64 Трудового кодекса запрещает необоснованный отказ, а деловые качества кандидата — единственный законный критерий. Отказ, связанный с беременностью, возрастом, полом, национальностью или местом жительства, запрещён.

Положение — внутренний документ, который описывает проверку от начала до конца. В нём фиксируют: кто запускает проверку, какие должности проверяют всегда, а какие по решению руководителя, какие источники используют, сколько времени занимает проверка и как оформляют результат.

Отдельный раздел — работа с данными: какие сведения собирают, где хранят, кто имеет доступ, сколько хранят и как уничтожают. Срок хранения привязывают к цели: если кандидата не приняли, данные хранят не дольше, чем нужно для возможного спора, и затем удаляют.

В положении описывают и действия по находкам: что считается критичным риском, что обсуждают с кандидатом, а что требует дополнительных документов. Кандидату дают возможность объяснить спорные сведения — это снижает риск ошибки и обвинений в предвзятости.

С положением знакомят тех, кто проводит проверку, и тех, кто принимает решение о приёме. Сам кандидат получает из него ту часть, которая касается его данных, — обычно это текст согласия.