Что делать, если в личной карточке закончилось место для отпуска

Коротко

Личная карточка работника по форме № Т-2 — учётный документ, и раздел VIII «Отпуск» в ней имеет конечное число строк. Когда строки закончились, карточку не выбрасывают и не дописывают отпуска на полях: продолжают учёт отдельным документом — вкладышем или новой карточкой, сохранив прежнюю.

Почему строки в разделе VIII заканчиваются

Форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и содержит раздел VIII «Отпуск» с таблицей, где на каждый отпуск отводится одна строка: вид отпуска, период работы, количество дней, даты начала и окончания, основание. Строк в бланке столько, сколько поместилось на лист, — для человека, который работает годами и берёт отпуск несколько раз в год, этого мало.

Отпуск за каждый отработанный год, дополнительные отпуска за вредность, учебные, отпуска без сохранения зарплаты — всё это вносится в один раздел, и место кончается тем быстрее, чем дольше стаж в компании. Само по себе окончание строк не ошибка кадровика и не повод перестать фиксировать отпуска: учёт должен идти дальше.

Что делать, если в личной карточке закончилось место для внесения информации об отпуске сотрудника

Вести отпуска дальше в отдельном документе, который продолжает раздел VIII: вкладыше к личной карточке или новой карточке. Прежнюю карточку при этом сохраняют — она остаётся частью личного дела, а записи об отпуске в ней действительны.

Вкладыш — отдельный лист с заголовком «Вкладыш к личной карточке работника», фамилией, именем, отчеством и табельным номером работника, продолжением таблицы раздела VIII и подписью работника кадров. Его подшивают в карточку и хранят вместе с ней.

Новую карточку оформляют, когда удобнее начать документ заново: в разделе VIII продолжают нумерацию отпусков с того места, где остановилась прежняя, а старую карточку хранят в личном деле и не уничтожают.

В обоих случаях в прежней карточке или на вкладыше делают отметку о продолжении: номер и дата нового документа, чтобы при проверке было видно, где искать дальнейшие записи. Сведения об отпуске сверяют с приказом: вид отпуска, период работы, число дней и даты должны совпадать с приказом о предоставлении отпуска, а записи заверяет работник кадров.

Что переносить из старой карточки

Переносить все прошлые отпуска в новый документ не нужно: они уже зафиксированы в прежней карточке, а дублирование создаёт путаницу. В новом документе или вкладыше продолжают нумерацию и указывают только те отпуска, которые начались после того, как место в прежней карточке закончилось.

В шапке нового документа повторяют данные работника: фамилию, имя, отчество, табельный номер, дату приёма и структурное подразделение. Дата составления нового документа — день, когда в нём сделана первая запись.

Сколько хранить карточку и вкладыш

Личные карточки работников относятся к документам по личному составу. По перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения личной карточки — 50 лет при завершении делопроизводства после 01.01.2003 и 75 лет, если делопроизводство закончено раньше. Вкладыш — часть карточки, поэтому хранится с ней одинаково.

Отсчёт срока идёт от года окончания дела. Пока работник трудится в компании, карточка находится в текущем хранении, и вопрос о её уничтожении не стоит: даже если все строки раздела VIII заняты, документ продолжает жить вместе с новыми записями.

Частые вопросы

Можно ли просто дописать отпуск на свободном месте или на обороте?

Нет: карточка — учётный документ, и продолжение записей вне предусмотренного места затрудняет проверку. Продолжайте учёт вкладышем или новой карточкой с отметкой о продолжении.

Обязательно ли применять форму № Т-2?

Форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года не является обязательной к применению: организация вправе утвердить свою форму личной карточки. Если своя форма не утверждена, работайте по № Т-2 и продолжайте её вкладышем.

Нужно ли знакомить работника с вкладышем?

Форма Т-2 не требует подписи работника в разделе «Отпуск». Порядок ознакомления с дополнительным вкладышем можно закрепить во внутренних правилах организации. Это подтверждает, что работник знает о внесённых днях.

Что делать, если карточка заводится в электронном виде?

В электронной форме ограничения на число строк нет: таблица раздела VIII продолжается без вкладыша. Если электронная карточка ведётся по утверждённой форме, добавление строк в таблицу не меняет её структуру и не требует нового документа.

Кто отвечает за то, что место в карточке закончилось?

Кадровая служба следит за состоянием личных карточек. Когда строки подходят к концу, вкладыш или новую карточку готовят заранее, а не в день, когда работник приносит заявление на отпуск.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт не должен упираться в бумагу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заполнение карточек, приказов и графиков отпусков съедает часы кадровика, и часть этой работы повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»