Аудит расчётов: проверка расчётов по оплате труда

Проверка расчётов по оплате труда начинается не с проводок, а с вопроса: по каким правилам считали. У каждой суммы есть формула, ставка и срок, и расхождение почти всегда сидит в одном из трёх мест: взяли не ту ставку, взяли не тот период, взяли не ту базу.

Первое место — ставки. С 2026 года НДС по общим ставкам — 22 %, а расчётная ставка при выделении налога из суммы с НДС — 22/122. Общая ставка налога на прибыль в 2025–2030 годах — 25 %. Единый тариф страховых взносов — 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё; предельная база 2026 года — 2 979 000 ₽. Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽.

Второе место — период. Взносы считают нарастающим итогом с января, а не помесячно с нуля. Отпускные — за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Больничный — за два года перед годом болезни, и заработок каждого года ограничен предельной базой того года: 2024 — 2 225 000 ₽, 2025 — 2 759 000 ₽.

Третье место — база. С МРОТ сравнивают начисленную месячную зарплату при полной норме времени, а не оклад; районный коэффициент и северную надбавку начисляют сверх этого минимума. Вычет на детей уменьшает базу НДФЛ, а не сам налог, и даётся до месяца, в котором база с начала года превысила 450 000 ₽.

НДФЛ считают нарастающим итогом с начала года по шкале: 13 % до 2,4 млн ₽ годовой базы, дальше 312 000 ₽ и 15 % с превышения 2,4 млн, 702 000 ₽ и 18 % с превышения 5 млн, 3 402 000 ₽ и 20 % с превышения 20 млн, 9 402 000 ₽ и 22 % с превышения 50 млн. Повышенная ставка действует только на превышение, а не на всю сумму.

Дивиденды и прочие доходы из пункта 6 статьи 210 считают отдельно: 13 % до 2,4 млн ₽, свыше — 312 000 ₽ и 15 %. Продажа имущества и подарки — ещё одна отдельная база: 13 % до 5 млн ₽, свыше — 650 000 ₽ и 15 %. Базы между собой не складываются, и это первая ошибка, которую находит аудит.

Дата получения зарплатного дохода — день выплаты, поэтому НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс. Удержанный налог перечисляют по срокам: за 1–22-е число — до 28-го текущего месяца, за 23-е и до конца месяца — до 5-го следующего, за 23–31 декабря — в последний рабочий день года.

Единый тариф — 30 % в пределах базы и 15,1 % сверх неё. База 2 979 000 ₽ считается нарастающим итогом с 1 января, а не за каждый месяц отдельно.

У малого бизнеса тариф зависит от вида деятельности. По основному ОКВЭД из правительственного перечня и при доле доходов по нему не меньше 70 %: 30 % на часть выплат до 1,5 МРОТ в месяц на человека и 15 % на часть свыше. Для обрабатывающих производств из своего перечня — 30 % до 1,5 МРОТ и 7,6 % свыше. Остальные малые и средние компании с 2026 года платят по общему тарифу 30 % и 15,1 % — это главное изменение года.

Порог 1,5 МРОТ берут по каждому человеку за месяц, а не в целом по организации. Взносы на травматизм начисляют отдельно, по тарифу от 0,2 % до 8,5 % в зависимости от класса риска, и предельной базы у них нет. С выплат директору — единственному учредителю взносы начисляют не меньше чем с МРОТ.

Отпускные считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540, которое действует с 1 сентября 2025 года. Если все 12 месяцев отработаны полностью, средний дневной заработок — заработок за 12 месяцев, делённый на 12 и на 29,3. Если есть неполные месяцы, делитель считают по календарным дням, отработанным в каждом месяце. Больничные, декретные, простой и сохранённый средний заработок из расчёта исключают вместе с суммами за эти дни.

Больничный считают иначе: доход за два года, каждый в пределах своей базы, делят на 730 за вычетом дней приостановления трудового договора или госслужбы по предусмотренным законом основаниям. Максимум среднего дневного заработка в 2026 году — 6 827,40 ₽, минимум — 890,73 ₽. Процент по стажу: 60 % при стаже от шести месяцев до пяти лет, 80 % при стаже от пяти до восьми лет, 100 % при стаже восемь лет и более. Первые три дня своей болезни оплачивает работодатель, дальше платит Социальный фонд.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении считают по дням: месяцы стажа умножают на 2,33 дня при отпуске в 28 дней и вычитают использованные дни. Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска, а за просрочку начисляют компенсацию не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день.

Расхождение в расчёте — это не только недоплата человеку. Это ещё и разница в отчётности: если ведомость и уведомление об исчисленных суммах считают по-разному, налоговая увидит это при сверке. Поэтому аудит заканчивается не списком ошибок, а двумя списками: что доплатить людям и что доплатить в бюджет.

Переплату человеку удержать можно не всегда: по статье 137 Трудового кодекса излишне выплаченную зарплату удерживают только в строго перечисленных случаях, и счётная ошибка там названа прямо. Недоплату возвращают без спора. По пособиям переплату взыскивают при счётной ошибке или недобросовестности получателя, и при каждой следующей выплате удерживают не более 20 % причитающейся суммы.

Дальше — причина. Если ставка взята старая, её меняют в учётной политике и в расчётной программе. Если неверно считают период, переписывают регламент расчёта. Если ошибка в одном человеке, достаточно исправить ведомость, но проверить надо всех, у кого похожие условия.