Аудит расчётов с подотчётными лицами
Коротко
Аудит расчётов с подотчётными лицами — это проверка того, как компания выдаёт деньги сотрудникам под отчёт, принимает авансовые отчёты и подтверждает расходы. Смотрят порядок выдачи, сроки отчёта и возврата остатка, документы по командировкам и записи на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Что проверяет аудит расчётов с подотчётными лицами
Цель аудита — выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчётности в части расчётов с подотчётными лицами и о её соответствии учётной политике и нормативным документам (пункты 3 и 11 МСА 200, утв. приказом Минфина от 09.01.2019 № 2н). На практике это значит: проверить, есть ли в компании порядок выдачи денег под отчёт, соблюдают ли его, и совпадают ли записи в учёте с первичными документами.
Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведут по каждой сумме, выданной под отчёт (Инструкция к Плану счетов, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Аналитический учёт должен позволять видеть, кто, сколько и когда получил, какой отчёт представил и что вернул.
Какие документы запросить
- Учётную политику и локальный акт о выдаче денег под отчёт: кому, на что, в каких суммах и в какой срок нужно отчитаться.
- Положение о командировках и документы, которыми установлен размер суточных и компенсаций.
- Карточку счёта 71 и оборотно-сальдовую ведомость по нему за проверяемый период.
- Авансовые отчёты с приложенными документами: кассовые чеки, квитанции, счета, билеты, документы о проживании.
- Приказы о направлении в командировку и документы, подтверждающие срок поездки.
- Кассовые документы и выписки по счёту, по которым деньги выдавались под отчёт.
Порядок выдачи денег и сроки отчёта
Аудит начинают с локального акта: в нём должно быть написано, кто может получать деньги под отчёт, на какие цели, в каком размере и в какой срок сотрудник обязан представить авансовый отчёт и вернуть остаток. Если такого акта нет, проверяющему не с чем сверять фактические сроки, и любая задержка отчёта становится нарушением внутреннего порядка.
Дальше сверяют факт с правилом: не выдавались ли новые суммы при непогашенной задолженности по ранее выданным, своевременно ли сданы авансовые отчёты, есть ли документы по каждому расходу. Проверяют и обратное: не списаны ли суммы на расходы без оправдательных документов.
Командировочные расходы
По командировкам смотрят обоснованность выдачи и использования средств, соблюдение норм командировочных расходов, подтверждение сроков поездки. Сроки подтверждают отметками о выбытии и прибытии и оправдательными документами, а суммы суточных и компенсаций должны быть установлены локальным актом компании.
Отдельно проверяют, нет ли дебиторской задолженности по подотчётным суммам у руководителя, его заместителей и других связанных лиц. Такая задолженность — не только учётная, но и вопрос к тому, как в компании относятся к дисциплине расчётов.
Учёт и отчётность
Записи на счёте 71 сверяют с журналом операций, Главной книгой и показателями бухгалтерской отчётности. Кредитовый остаток по счёту 71 отражают в пассиве баланса как расчёты по обязательствам; показывать его в активе со знаком «минус» нельзя.
Проверяют и удержания: не удерживали ли дебиторскую задолженность по подотчётным суммам из зарплаты без оснований. Удержание допустимо только в случаях, установленных законом, и с соблюдением порядка.
Частые вопросы
Чем аудит расчётов с подотчётными лицами отличается от обычной проверки бухгалтерии?
Аудит расчётов с подотчётными лицами — часть аудита отчётности. Он проверяет один участок: выдачу денег под отчёт, авансовые отчёты, командировочные расходы и записи на счёте 71. Обычная проверка бухгалтерии может охватывать все счета, а здесь смотрят только расчёты с подотчётными лицами.
Обязателен ли аудит расчётов с подотчётными лицами для ООО?
Обязательный аудит проводится в случаях, установленных законом об аудиторской деятельности. Если компания не под него подпадает, аудит расчётов с подотчётными лицами заказывают добровольно — например, перед проверкой или при смене главбуха.
Что будет, если сотрудник не вернул остаток подотчётной суммы в срок?
Это нарушение внутреннего порядка, установленного локальным актом. Задолженность остаётся на счёте 71 до возврата или удержания. Удерживать её из зарплаты можно только в случаях, предусмотренных законом, и с соблюдением порядка удержаний.
Можно ли выдать новые деньги под отчёт, если старая сумма не закрыта?
Правила выдачи устанавливает локальный акт компании. Если в нём написано, что новые суммы при непогашенной задолженности не выдаются, нарушение этого правила становится находкой аудита. Проверяющий сверяет фактические выдачи с этим правилом.
Какой документ подтверждает расход подотчётных сумм?
Авансовый отчёт с приложенными документами, подтверждающими произведённые расходы: кассовыми чеками, квитанциями, счетами, билетами. Без таких документов сумму нельзя обоснованно списать на расходы.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Проверка расчётов — часть общей картины
Покажу, где в компании теряются деньги
Расчёты с подотчётными лицами — один из участков, где ошибки видны только при сверке документов с учётом. Я провожу аудит маркетинга и продаж: прохожу путь каждой заявки от рекламы до оплаты, выгружаю кабинеты и CRM, слушаю звонки и считаю потери в рублях.
Если деньги уходят не только в рекламе, а по всей компании, начинать стоит с цифр: какой канал, клиент или товар приносит прибыль, а какой её съедает. Это для собственников, у которых заявки есть, а продаж мало, и для тех, кто хочет видеть полную картину, а не отдельные участки.