Архив трудовых книжек: где и сколько хранить
Коротко
Архив трудовых книжек — это книжки уволенных работников, которые остались у работодателя: их не забрали в день увольнения или они хранятся до востребования. Порядок ведения и хранения задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н: он действует до 01.09.2027 и заменяет прежнюю инструкцию.
Какие книжки попадают в архив
В архив уходят бумажные трудовые книжки, которые работодатель продолжает вести. С 2021 года тем, кто впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют: сведения о трудовой деятельности ведут по статье 66.1 ТК РФ, и в архиве таких документов не будет.
Вторая категория — невостребованные книжки. Если работника в день увольнения нет на месте или он отказался забрать книжку, работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой или согласиться на пересылку почтой. Книжку отправляют почтой только с согласия работника. До этого она лежит в архиве работодателя.
Как устроен архив
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей: в неё вносят каждую книжку, принятую от работника, и каждую выданную при увольнении, с подписью получателя.
- Отдельное хранение: книжки уволенных лежат отдельно от книжек действующих работников, в закрытом шкафу или комнате с ограниченным доступом.
- Опись: на каждую книжку в архиве удобно завести карточку — фамилия, дата увольнения, дата уведомления, дата отправки почтой.
- Ответственный: приказом назначают работника, который ведёт книгу учёта и выдаёт книжки; без приказа отвечает руководитель.
Сколько хранить
Точный срок хранения книжек уволенных работников задаёт перечень типовых архивных документов: личные карточки и документы по личному составу хранят 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты. Трудовая книжка относится к документам по личному составу, поэтому срок считают от даты увольнения.
Для налоговой отдельный срок: данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок. Этот срок к трудовым книжкам не относится: он про налоговые документы, а не про кадровые.
Как выдать книжку после увольнения
Работник может прийти за книжкой через месяц или через год. Выдачу оформляют в книге учёта движения: он расписывается за получение, дата и подпись остаются у работодателя. Если книжку отправляют почтой, в книге фиксируют дату отправки и номер уведомления.
Копию трудовой книжки выдают по письменному заявлению: её заверяют подписью ответственного и печатью организации при её наличии. Копия нужна для пенсии, для нового работодателя и для суда; в архиве остаётся запись о выдаче.
Частые вопросы
Работник не забрал книжку при увольнении. Что делать?
Направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на пересылку почтой. Отправлять книжку без согласия работника нельзя: до получения согласия она хранится у работодателя.
Можно ли хранить книжки уволенных вместе с книжками действующих работников?
Нет. Книжки уволенных хранят отдельно, в закрытом месте с ограниченным доступом. Так проще найти нужную книжку и подтвердить, что она не потерялась.
Кто отвечает за архив?
Работник, назначенный приказом руководителя. Он ведёт книгу учёта движения, выдаёт книжки и копии, отвечает за сохранность. Без приказа ответственность лежит на руководителе организации.
Нужен ли архив, если все работники перешли на электронные трудовые книжки?
При переходе на сведения о трудовой деятельности работодатель выдаёт работнику его бумажную книжку на руки. Невостребованные книжки уволенных продолжают хранить до востребования. Новым работникам книжки не оформляют, но старые документы из архива никуда не исчезают.
Что делать, если книжка потерялась?
Составить акт о потере, выяснить обстоятельства и оформить дубликат по заявлению работника. Порядок выдачи дубликата задаёт приказ Минтруда № 320н: в дубликат переносят записи о работе и награждениях.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Книга учёта, уведомления, копии по заявлению — это часы, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.