Анализ расчётов с персоналом по оплате труда

Фонд оплаты труда — самая крупная регулярная статья расходов почти в любой компании, и ошибка в нём повторяется каждый месяц. Неверно взятый вычет на ребёнка, забытый предел базы взносов, отпускные, посчитанные по старому положению, — всё это тиражируется на десятки людей и годы.

Анализ отвечает на три вопроса: сколько компания переплачивает, сколько недоплачивает и где ей грозят доплаты, пени и штрафы. Переплата видна сразу в деньгах, недоплата — в претензиях работников и проверках.

С 2025 года к зарплате применяют шкалу по сумме основных баз за год: 13 % до 2,4 млн ₽, дальше 15 % на превышение, затем 18, 20 и 22 % на всё более высокие ступени. Повышенная ставка берётся только с превышения, а не со всей суммы, и считают её нарастающим итогом с января.

Вычеты на детей дают до месяца, в котором база с начала года превысила 450 000 ₽. Размеры в месяц: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида до 18 лет или инвалида I–II группы до 24 лет на очном обучении. Очередность считают по старшинству всех детей, включая взрослых.

Дивиденды, продажа имущества и подарки идут по отдельным базам и со шкалой зарплаты не складываются. Это самая частая ошибка при сверке: бухгалтер складывает всё в один доход и получает лишний налог.

Единая предельная база 2026 года — 2 979 000 ₽ нарастающим итогом с января. В пределах базы общий тариф 30 %, сверх неё — 15,1 %. Базу считают по каждому человеку, а не по компании в целом.

У малого бизнеса тариф зависит от вида деятельности. МСП из правительственного перечня и общепит при соблюдении условий льготы платят 30 % на часть выплаты до 1,5 МРОТ в месяц на человека и 15 % свыше. После превышения предельной базы тариф на часть до 1,5 МРОТ составляет 15,1 %. Обрабатывающие МСП платят 30 % до 1,5 МРОТ и 7,6 % свыше. Остальные малые компании с 2026 года платят общий тариф 30 % и 15,1 % — здесь и находится самая дорогая ошибка, когда по привычке продолжают считать 15 % сверх МРОТ.

Взносы на травматизм начисляют отдельно, по тарифу от 0,2 до 8,5 % в зависимости от класса риска основного вида деятельности. Предельной базы у них нет.

Отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540, оно действует с 01.09.2025. Средний дневной заработок при полностью отработанных месяцах — заработок за 12 месяцев, делённый на 12 и на 29,3. Месяцы с больничными, отпусками и простоем считают по фактическим дням.

В расчёт не берут больничные, декретные, сохранённый средний заработок, простой и выплаты социального характера: материальную помощь, питание, проезд, обучение. Годовую премию за прошлый год учитывают независимо от даты начисления, а при неполном периоде — пропорционально отработанному времени.

Больничный считают от дохода за два года, каждый год ограничен своей базой: 2024 — 2 225 000 ₽, 2025 — 2 759 000 ₽. Делят всегда на 730. Процент по стажу: 60 % при стаже до 5 лет, 80 % от 5 до 8 лет, 100 % при 8 годах и более. При стаже менее шести месяцев пособие за полный календарный месяц ограничено МРОТ с учётом районного коэффициента. Первые три дня болезни платит работодатель, остальное — Социальный фонд.

Сначала сверяют расчётные листки с трудовыми договорами и штатным расписанием: совпадают ли оклады, надбавки и премии. Потом пересчитывают НДФЛ по каждому человеку за год нарастающим итогом и проверяют вычеты. Дальше — взносы: тариф, база, взносы на травматизм.

Отдельно смотрят разовые выплаты: отпускные, больничные, декретные, расчёт при увольнении. Здесь ошибки дороже всего, потому что считаются по сложным формулам и сразу по нескольким людям.

Завершают сверкой с отчётностью: 6-НДФЛ, расчёт по взносам, персонифицированные сведения. Если цифры в отчётах и в расчётных листках расходятся, искать причину нужно до сдачи, а не после требования инспекции.