Анализ расчётов с покупателями и заказчиками
Коротко
Анализ расчётов с покупателями и заказчиками — это разбор того, сколько денег компании должны клиенты, как давно и кому именно. Он отвечает на три вопроса: какая часть выручки висит в долгах, какие долги уже не вернуть и на каком шаге деньги застревают дольше всего.
Зачем собственнику этот анализ
Выручка в отчёте и деньги на счёте — разные вещи. Между ними лежит дебиторская задолженность покупателей: товар отгружен, работа сдана, а оплата ещё не пришла. Пока долгов немного и они короткие, это нормальная работа с отсрочкой. Когда долг растёт быстрее выручки, компания финансирует своих клиентов из своего кармана.
Анализ расчётов показывает, где эта граница пройдена. Он нужен перед разговором с банком о кредите, перед сменой условий отсрочки, при проверке менеджеров по продажам и когда прибыль в отчёте есть, а платить зарплату нечем.
Что разбирают в расчётах
- Дебиторская задолженность по срокам: сколько должны с оплатой в срок, сколько просрочено на неделю, на месяц, на квартал и дольше.
- По покупателям: кто из клиентов держит основную сумму долга и как его доля соотносится с его долей в выручке.
- По документам: есть ли по каждому долгу договор, накладная или акт, счёт и подпись получателя.
- Оборачиваемость: за сколько дней в среднем покупатели закрывают долг и как этот срок меняется от месяца к месяцу.
- Сомнительные долги: где просрочка тянется давно, клиент не выходит на связь или сама компания пропустила сроки.
- Авансы выданные и полученные: сколько компания сама заплатила вперёд поставщикам и сколько получила вперёд от заказчиков.
Сроки, которые нельзя пропустить
У взыскания долга есть срок исковой давности. По статье 196 Гражданского кодекса он составляет три года, а по статье 200 отсчитывается со дня, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Пока стороны подписывают акт сверки или должник признаёт долг письменно, течение срока по статье 203 начинается заново.
Поэтому в анализе рядом с каждой суммой стоит дата последнего документа, подписанного должником. По каждому долгу проверяют начало и течение срока исковой давности, включая его возможное приостановление и признание долга. Даже после истечения срока можно обратиться в суд, но при заявлении должника о давности суд откажет в иске.
Если по договору предусмотрена неустойка за просрочку оплаты, её считают по ставке договора за каждый день просрочки. Если неустойки нет, начисляют проценты по статье 395 Гражданского кодекса по ключевой ставке Банка России, действовавшей в соответствующие периоды просрочки. Считать их начинают со дня, следующего за сроком платежа, и по день фактической уплаты включительно.
Цифры для расчёта берут из первичных документов: договоров, накладных, актов, выписок по счёту и актов сверки. Выгрузка из учётной программы без этих документов показывает сумму, но не показывает, что за ней стоит.
Что показывает каждый срез
| Срез | Что видно | Какое решение подсказывает |
|---|---|---|
| По срокам просрочки | Сколько долга ещё в норме, а сколько уже висит | С какого клиента начинать разговор и где менять отсрочку |
| По покупателям | Кто держит основную сумму долга | Где зависимость от одного клиента и где риск |
| По документам | По каким долгам есть полный комплект | Что можно взыскать, а что придётся списывать |
| Оборачиваемость | За сколько дней клиенты платят | Хватает ли оборотных денег при текущей отсрочке |
Частые вопросы
Чем анализ расчётов отличается от акта сверки?
Акт сверки подтверждает сумму долга на дату и подписывается двумя сторонами. Анализ расчётов шире: он раскладывает всю дебиторку по срокам, клиентам и документам и показывает, где компания теряет деньги и время.
С какого срока долг считается сомнительным?
Единой даты нет: сомнительным долг делает не только просрочка, но и состояние должника. В анализе отмечают долги с просрочкой и долги, по которым нет документов или клиент перестал выходить на связь. Дальше по каждому решают: напоминание, претензия или суд.
Можно ли вернуть долг, если прошло три года?
Если должник признал долг письменно или стороны подписали акт сверки, срок исковой давности по статье 203 Гражданского кодекса начинается заново. Без такого признания суд долг не взыщет, если должник заявит о пропуске срока.
Нужен ли этот анализ, если все клиенты платят вовремя?
Да, чтобы увидеть запас. Анализ покажет, сколько дней отсрочки компания даёт фактически и что будет с деньгами, если один крупный клиент задержит оплату на месяц.
Что нужно для анализа со стороны компании?
Выгрузка дебиторской задолженности из учётной программы на дату, договоры и закрывающие документы по крупным долгам, выписки по счёту за период и данные о том, как менеджеры работают с просрочкой.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Долги клиентов — часть общей картины денег
Соберу цифры бизнеса на одном экране
Дебиторка — один из потоков, которые надо видеть вместе с выручкой, заявками и маржой. Я свожу главные цифры компании на один экран и настраиваю обновление каждый день, чтобы долги покупателей не терялись среди отчётов.
Вы получаете панель на телефоне и компьютере и сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день.