Акт приёма-передачи и товарная накладная: в чём разница
Коротко
Товарная накладная оформляет отгрузку: сколько товара ушло и по какой цене. Акт приёма-передачи фиксирует, что принимающая сторона получила товар, работу или услугу и претензий к количеству и состоянию не имеет. Накладную обычно составляет продавец, а при получении товара её подписывает покупатель. Отдельный акт составляют, когда он предусмотрен договором или сторонам нужно дополнительно зафиксировать условия приёмки.
Кто и что оформляет
Товарную накладную выписывает отгружающая сторона. В ней — наименование и количество товара, цена, сумма, ставка НДС, данные грузоотправителя и грузополучателя, реквизиты договора. Накладная идёт вместе с грузом и служит основанием, чтобы оприходовать товар на склад покупателя.
Акт приёма-передачи составляет принимающая сторона или обе стороны вместе. Он подтверждает сам факт передачи: товар получен, работы выполнены, услуга оказана, замечаний нет. В акте пишут, что именно передано, по какому договору, в каком состоянии и что у принимающей стороны претензий нет. Подписывают его представители обеих сторон.
Акт и накладная рядом
| Товарная накладная | Акт приёма-передачи | |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Отгрузку товара: количество, цена, сумма | Факт передачи и отсутствие претензий |
| Кто составляет | Продавец или отправитель | Принимающая сторона либо обе стороны |
| Кто подписывает | Отправитель; получатель — при приёмке | Обе стороны, часто с расшифровкой должностей |
| Когда нужен | При продаже и отгрузке товара, если стороны оформляют операцию товарной накладной; вместо неё может использоваться другой подходящий первичный документ. | Когда важно зафиксировать приёмку: товар, работы, услуги, имущество |
| Что подтверждает в споре | Что товар отгружен и в каком количестве | Что получатель принял и не имеет замечаний |
Обязательные реквизиты акта
- Название документа и дата составления.
- Наименование организации или предпринимателя, составившего документ.
- Содержание хозяйственной операции: что передано и по какому договору.
- Величина натурального и или денежного измерения операции с указанием единиц измерения.
- Должности и подписи ответственных лиц обеих сторон с расшифровкой.
- Идентификационные данные предмета передачи: артикулы, серийные номера, характеристики, состояние.
Является ли акт первичным документом
Да. Акт приёма-передачи — первичный учётный документ, если он оформлен по требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Форму акта организация определяет сама и утверждает в учётной политике.
Обязательные реквизиты перечислены в части 2 статьи 9: название документа, дата, наименование составителя, содержание операции, её измерители, должности и подписи ответственных лиц. Пока эти реквизиты на месте, акт принимают и налоговая, и суд.
Унифицированной формы для акта приёма-передачи товара нет. Организация вправе разработать свой бланк и приложить его к учётной политике. Для отдельных операций, например приёма основных средств, есть свои формы, но и они не отменяют требований статьи 9.
Частые вопросы
Можно ли обойтись одной товарной накладной без акта?
При обычной продаже товара накладной достаточно: она подтверждает отгрузку и даёт покупателю основание оприходовать товар. Акт нужен, когда стороны хотят отдельно зафиксировать приёмку без замечаний — например, при передаче оборудования, при возврате, при поставке с монтажом.
Кто подписывает акт приёма-передачи от организации?
Обычно генеральный директор общества или сам предприниматель. Если приёмку ведёт другой сотрудник, его полномочия подтверждает доверенность. Когда приёмку контролирует комиссия, в акте указывают должности и фамилии всех её членов.
Что писать в акте, если товар пришёл с браком?
В акте фиксируют фактическое состояние: сколько единиц принято, сколько с дефектами, какие именно. Подпись принимающей стороны без замечаний означает, что претензий к количеству и состоянию нет, поэтому дефекты описывают до подписания.
Нужен ли акт при оказании услуг?
Да, если договором предусмотрена приёмка результата. Акт подтверждает, что услуга оказана и заказчик её принял, — это основание для оплаты и для учёта расхода. Накладная услугу не оформляет: она про товар.
Хранить акт и накладную надо одинаково долго?
Срок хранения первичных документов считают по правилам архивного законодательства и перечням Росархива; для документов об операциях с товаром он отсчитывается после завершения сделки. Точный срок смотрят в перечне и в номенклатуре дел организации.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны тормозить отгрузки
Соберу ИИ-агента, который разбирает накладные и акты
Когда отгрузок много, менеджеры вручную сверяют накладные с заказами и ищут расхождения. Я собираю агента под одну задачу: он читает документы, сверяет позиции и количества с заказом и отмечает, где чего не хватает.
Агент подключается к вашей CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяется на сотне настоящих документов из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же сверка повторяется сотни раз в месяц.