Вакантная должность в штатном расписании
Коротко
Вакантная должность — это должность, которая есть в штатном расписании, но работника на ней нет. Ставка заведена, оклад по ней определён, а человек не принят или уже уволился. В самом штатном расписании такие должности отдельно не помечают: там только перечень должностей, численность и оклады.
Что такое вакантная должность
Штатное расписание — это документ компании: структурные подразделения, должности, количество ставок по каждой и оклады. Вакансия — не отдельная графа в нём, а состояние: ставка в расписании есть, а сотрудник на неё не оформлен.
Поэтому вопрос «где в штатном расписании вакантные должности» решается не в самом расписании. Свободные места видят в штатной расстановке — списке, где напротив каждой ставки стоит фамилия работника или пусто, — и в кадровом учёте. В штатном расписании сведения о вакансиях не отражают.
Отсюда практический вывод: если вам нужен список открытых позиций для подбора, его собирают по расстановке и по факту приёма и увольнения, а не читают из расписания.
Чем вакансия не является
- Вакансия — не «лишняя» ставка. Пока должность в расписании есть, компания вправе принять на неё человека. Но заключение трудового договора — право, а не обязанность работодателя: он сам решает, замещать ставку или нет, и объяснять отказ не обязан. Отказ незаконен, только если он не связан с деловыми качествами кандидата либо нарушает специальные гарантии статьи 64 Трудового кодекса — например, приглашение переводом или беременность. Письменную причину отказа работодатель сообщает в течение семи рабочих дней по письменному требованию кандидата. Наличие вакансии в расписании — повод проверить мотивы отказа, но не автоматическое основание считать его незаконным.
- Вакансия — не сокращение. Если работника на должности нет, её исключение — это изменение штатного расписания, а не сокращение штата или численности: увольнять некого, поэтому гарантии статей 81 и 180 Трудового кодекса с уведомлениями, предложением вакансий и выходным пособием здесь не применяются. Исключение вакантной позиции оформляют приказом об изменении штатного расписания с даты, указанной в приказе.
- Вакансия — не обязанность искать. Открытая ставка не обязывает компанию немедленно закрыть её подбором; решение о найме — дело бизнеса.
- Вакансия — не повод для отказа по немотивированным причинам. Причина отказа должна быть связана с деловыми качествами кандидата, а не с пропиской, полом или возрастом.
Почему в расписании её не видно
Штатное расписание фиксирует структуру, а не людей. Оно отвечает на вопрос «сколько ставок и с какими окладами заложено», а не «кто сейчас работает». Поэтому в нём нет ни фамилий, ни отметок «занята» или «свободна».
Свободные и занятые ставки сводят в штатной расстановке. Её часто ведут в той же таблице, что и расписание, добавляя колонку с фамилией, но это уже другой документ. Если расстановки нет, вакансии считают по приказам о приёме и увольнении.
Вакансия, сокращённая ставка и новая должность
| Вакантная должность | Сокращённая должность | Новая должность | |
|---|---|---|---|
| Есть в расписании | Да | Нет, её вывели | Появляется после изменения расписания |
| Можно принять человека | Да, сразу | Нет | После приказа о введении ставки |
| Что нужно оформить | Трудовой договор; приказ о приёме — по решению работодателя | Приказ об изменении штатного расписания | Изменение штатного расписания |
Частые вопросы
Что значит вакантная должность?
Это должность, которая есть в штатном расписании, но не занята работником. Ставка и оклад по ней определены, а трудовой договор ни с кем не заключён.
Где в штатном расписании указывают вакантные должности?
Нигде: в самом расписании сведения о вакансиях не отражают. Свободные ставки видны в штатной расстановке, где напротив должности стоит фамилия работника или пустая ячейка, и в кадровом учёте по приказам о приёме и увольнении.
Обязана ли компания закрывать вакансию?
Нет. Заключение трудового договора — право, а не обязанность работодателя, и открытая ставка не обязывает немедленно искать человека. Отказ незаконен, только если он не связан с деловыми качествами кандидата или нарушает специальные гарантии статьи 64 Трудового кодекса. Письменную причину отказа работодатель сообщает в течение семи рабочих дней по письменному требованию кандидата.
Можно ли сократить вакантную должность?
Исключить вакантную должность из расписания можно приказом об изменении штатного расписания с даты, указанной в приказе. Это не сокращение штата или численности: работника на должности нет, поэтому гарантии статей 81 и 180 Трудового кодекса с уведомлениями и выходным пособием не применяются. Процедура сокращения нужна, только когда должность занята работником.
Чем вакансия отличается от свободной ставки по совместительству?
Ничем по сути: это тоже незанятая ставка из расписания. Разница только в том, как она оформлена в расписании и какие условия труда по ней заложены.
Когда открытых позиций много и рутина съедает время тех, кто уже работает
Разобрать, какую работу стоит отдать программам, а под какую нанимать
Открытая ставка — это расход: оклад, взносы, рабочее место. Прежде чем закрывать её подбором, стоит понять, какую работу она закрывает и нельзя ли часть этой работы отдать программам.
Я нахожу в отделах рутину, которую выгодно отдать ИИ, подключаю его к вашим CRM и 1С и показываю по каждому отделу, сколько часов и денег это освободило.