Счёт-фактура для целей налогообложения — это документ
Коротко
Счёт-фактура для целей налогообложения — это документ, на основании которого покупатель принимает предъявленный продавцом НДС к вычету, а продавец подтверждает сумму налога к уплате. Его форма, обязательные реквизиты и правила заполнения установлены статьёй 169 Налогового кодекса и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Зачем нужен счёт-фактура
Счёт-фактура работает в двух направлениях. Продавец фиксирует в нём сумму НДС, которую начислил при отгрузке или при получении аванса. Покупатель на основании этого документа заявляет налог к вычету — уменьшает свой НДС к уплате.
Право на вычет возникает, когда одновременно есть счёт-фактура, оформленный по статье 169 Налогового кодекса, покупка принята к учёту по первичным документам и используется в деятельности, облагаемой НДС (статьи 171 и 172 Налогового кодекса). Одного счёта-фактуры без первички и облагаемого использования недостаточно.
Счёт-фактура — документ налогового учёта, а не бухгалтерской отчётности. В бухгалтерии операцию проводят по накладной, акту или УПД; счёт-фактура обосновывает именно налог.
Кто выставляет счёт-фактуру
- Плательщики НДС при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг и передаче имущественных прав на территории России (пункт 3 статьи 169 Налогового кодекса).
- Плательщики НДС при получении аванса в счёт предстоящей поставки — на сумму аванса оформляют отдельный счёт-фактура (пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса).
- Организации и ИП на УСН — плательщики НДС с 01.01.2025. В 2026 году освобождение по статье 145 Налогового кодекса действует, если доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽; при превышении 20 млн ₽ с начала 2026 года освобождение прекращается с 1-го числа следующего месяца, и с этой даты счета-фактуры выставляют либо переходят на специальные ставки 5 % или 7 %.
- Налоговые агенты по НДС — например, при покупке товаров, работ или услуг у иностранного поставщика, не стоящего на учёте в России.
- Комиссионеры и агенты, которые продают или покупают от своего имени товары заказчика — плательщика НДС.
- Застройщики, привлекающие подрядчиков (пункт 3.1 статьи 169 Налогового кодекса).
Когда счёт-фактуру можно не выставлять
По операциям, освобождённым от НДС по статье 149 Налогового кодекса, счёт-фактуру обычно не составляют, кроме реализации таких товаров с вывозом в государство ЕАЭС. При освобождении продавца по статье 145 и при продаже обычным физлицам для личных нужд счёт-фактуру по общему правилу тоже не выставляют.
Продавец и покупатель, который не платит НДС или освобождён от него, могут письменно договориться не оформлять счета-фактуры. Такое соглашение избавляет от документов, но покупатель в этом случае вычет не заявляет.
Вместо счёта-фактуры допустим универсальный передаточный документ со статусом «1»: он заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ, и так же даёт право на вычет.
Срок выставления
Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки, передачи имущественных прав или получения аванса (пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса). Нарушение срока не отменяет вычет: налог заявляют в квартале получения счёта-фактуры, а если документ получен после квартала принятия покупки на учёт, но до срока подачи декларации, — в квартале принятия покупки на учёт; в обоих случаях в пределах трёх лет после принятия покупки на учёт.
Счёт-фактура на аванс — отдельный документ. Когда товар отгружен в счёт этого аванса, продавец начисляет НДС с отгрузки и принимает к вычету налог, ранее исчисленный с аванса.
Что указать в счёте-фактуре
- Номер и дату документа, наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя.
- Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя.
- Номер платёжно-расчётного документа при получении аванса.
- Наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, единицу измерения и количество.
- Цену за единицу без налога, стоимость без налога, сумму налога и стоимость с налогом.
- Налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.
- С 1 января 2026 года — номер и дату счёта-фактуры, выставленного на аванс, если поставка идёт в счёт ранее полученной оплаты (подпункт 4 пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса). Если авансовых документов несколько, их реквизиты перечисляют через точку с запятой.
- Для ИП вместо данных свидетельства о регистрации указывают ОГРНИП и дату его присвоения.
Форма и электронный формат
Форма счёта-фактуры, книги продаж и книги покупок утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. С 1 апреля 2026 года действует редакция этого постановления с изменениями от 23.01.2026 № 26. В первом квартале 2026 года применяли рекомендованную форму из письма ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730.
Электронный счёт-фактура — дело добровольное, если покупатель согласен и технически может его принять. Формат электронного документа установлен приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970. Обязательно электронными счета-фактуры выставляют при продаже товаров, подлежащих прослеживаемости, кроме продажи физлицам для личных нужд, самозанятым, а также при экспорте и поставках в ЕАЭС (пункт 1.1 статьи 169 Налогового кодекса).
Ошибки, которые не мешают вычету
Счёт-фактура с ошибкой не лишает покупателя вычета, если инспекция может по нему определить продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, ставку и сумму налога (пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса). Опечатка в адресе или лишний пробел в номере вычет не отменяют.
Неверные сведения, из-за которых документ нельзя однозначно привязать к сделке, — другое дело: такой счёт-фактура вычет не подтверждает. Продавец в этом случае выставляет исправленный документ.
Чем грозит отсутствие счёта-фактуры
Если продавец не выставил счёт-фактуру, покупатель не примет НДС к вычету, а у продавца возникает состав правонарушения по статье 120 Налогового кодекса: грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения. Штраф по этой статье — от 10 000 до 30 000 ₽, а если из-за нарушения занижена налоговая база — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
Отдельно инспекция может снять вычет у покупателя, если документ оформлен с нарушениями, которые не позволяют идентифицировать сделку.
Частые вопросы
Счёт-фактура и УПД — это одно и то же?
Нет. Счёт-фактура подтверждает только НДС. УПД со статусом «1» заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ — накладную или акт. Для вычета подходит любой из них.
Нужен ли счёт-фактура, если продавец на УСН с освобождением от НДС?
Нет. Освобождённый от НДС продавец счёт-фактуру не выставляет. Если он всё же выставит документ с выделенным налогом, налог придётся перечислить в бюджет.
Обязательно ли оформлять счёт-фактуру электронно?
По общему правилу нет: электронный обмен возможен по согласию сторон. Обязательна электронная форма при продаже прослеживаемых товаров, кроме продажи физлицам для личных нужд, самозанятым, при экспорте и поставках в ЕАЭС.
Можно ли принять НДС к вычету по счёту-фактуре с опечаткой?
Да, если опечатка не мешает определить продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, ставку и сумму налога. Иначе продавец выставляет исправленный счёт-фактура.
Что делать, если счёт-фактура на аванс потерян?
Продавец может восстановить документ из книги продаж и журнала учёта. Покупатель вправе запросить копию. Вычет НДС с аванса заявляют при соблюдении условий статьи 172 Налогового кодекса.
Читать в журнале
Когда счёт-фактур много и они собираются вручную
Чтобы рутина со счетами-фактурами не занимала бухгалтера
Сверка реквизитов, перенос данных из накладных и актов, проверка авансовых счетов-фактур — повторяющаяся работа, в которой ошибка стоит вычета.
Я собираю ИИ-агента, который берёт одну такую задачу: разбирает документы, сверяет реквизиты и готовит данные для учёта. Агента проверяю на ваших настоящих документах, чтобы он работал, а не показывал презентацию.