Что такое счёт-фактура и для чего она нужна
Коротко
Счёт-фактура — документ по налогу на добавленную стоимость. В нём продавец показывает, какой НДС он начислил по сделке, а покупатель на его основании принимает этот налог к вычету. Счёт-фактура или УПД с признаком «1» нужны для вычета по сделкам внутри России; при ввозе товаров вычет заявляют по таможенной декларации и документам, подтверждающим уплату налога.
Зачем нужен этот документ
У счёта-фактуры две стороны. Продавец подтверждает, что начислил НДС с отгрузки или с полученного аванса. Покупатель получает основание вычесть предъявленный налог: заплатил поставщику сумму с НДС, а в бюджет перечисляет разницу.
Право на вычет возникает, когда выполнены три условия сразу: есть счёт-фактура, оформленный по статье 169 Налогового кодекса, товары, работы или услуги приняты к учёту по первичным документам и используются в деятельности, облагаемой НДС. Нет хотя бы одного условия — вычета нет.
Для продавца документ не менее важен: без счетов-фактур инспекция при проверке снимет вычеты у покупателей и доначислит налог. За отсутствие документов, которые обязательны для учёта налога, статьёй 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность.
Чем счёт-фактура отличается от счёта на оплату
Счёт на оплату — удобная бумага для покупателя: реквизиты, перечень, сумма к перечислению. Никакого налогового смысла в нём нет, и вычет по нему не заявляют.
Счёт-фактура — документ строгой формы, утверждённой постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. В нём есть обязательные реквизиты: продавец и покупатель, наименование товаров, работ или услуг, их стоимость, ставка и сумма налога. С 1 апреля 2026 года действует форма в редакции постановления Правительства от 23.01.2026 № 26.
УПД с признаком «1» заменяет счёт-фактуру и первичный документ сразу: в одном бланке и передача товара, и налог. Для вычета он годится так же, как обычный счёт-фактура.
Когда счёт-фактуру выставляют
- При отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг и передаче имущественных прав, если операция облагается НДС.
- При получении аванса в счёт будущей поставки — отдельный счёт-фактура на сумму предоплаты.
- Посредники, которые продают от своего имени товары заказчика-плательщика НДС, и экспедиторы, организующие перевозку с привлечением третьих лиц.
- Налоговые агенты по НДС, например при покупке услуг у иностранной компании, не стоящей на учёте в России.
- Освобождённый от НДС по общему основанию статьи 145 Налогового кодекса выставляет счёт-фактуру с пометкой «Без налога (НДС)». Освобождённые от НДС плательщики УСН и ЕСХН по своим операциям счета-фактуры не составляют. Счёт-фактура с НДС возможна только при операциях, где он выступает налоговым агентом по статье 161 Налогового кодекса.
Срок и форма
Счёт-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с даты отгрузки или с даты получения аванса. Срок считают от события, а не от конца месяца.
Документ бывает бумажным и электронным. Бумажный заполняют в двух экземплярах — себе и покупателю. Электронный передают по согласию сторон через оператора электронного документооборота; при продаже прослеживаемых товаров счёт-фактуру обычно выставляют в электронном виде, исключение предусмотрено, в частности, для продаж физлицам для личных нужд и плательщикам НПД. Электронный счёт-фактура по юридической силе равен бумажному.
Что изменилось с 1 апреля 2026 года
В форме появилась строка 5б — связь с авансом. Если товар отгружают в счёт ранее полученной предоплаты, в строке указывают номер и дату авансового счёта-фактуры. Когда предоплата пришла несколькими платежами, перечисляют реквизиты всех авансовых документов через точку с запятой. Если счёт-фактура исправлялся, добавляют номер и дату последнего исправления.
У предпринимателей в реквизитах теперь стоит ОГРНИП с датой присвоения вместо прежних данных свидетельства о регистрации.
Ставка налога в документе — 22 % по общим операциям с 1 января 2026 года. При расчётном определении налога пишут 22/122.
Авансовый, корректировочный, исправленный
Авансовый счёт-фактура выставляют на предоплату. Когда товар отгрузили, продавец принимает НДС с аванса к вычету, а покупатель восстанавливает налог, принятый с предоплаты. Строка 5б как раз и связывает эти два документа.
Корректировочный счёт-фактура нужен, когда после отгрузки изменились цена или количество. Исправленный — когда в уже выставленном документе нашли ошибку. Это разные документы, и путать их нельзя.
Когда можно не выставлять
По операциям, освобождённым по статье 149 Налогового кодекса, счёт-фактуру в общем случае не составляют, но при вывозе таких товаров в ЕАЭС счёт-фактуру оформляют без НДС с надписью «Без налога (НДС)». По экспортно-импортным операциям, которые российским НДС не облагаются, счёт-фактуру тоже не оформляют.
Продавец и покупатель, освобождённый от НДС, могут письменно договориться не оформлять счета-фактуры по своим сделкам. Исключение — реализация товаров, подлежащих прослеживаемости. Тогда покупатель и так не заявляет вычет, а продавец избавляется от лишних документов.
Освобождение от НДС на упрощённой системе в 2026 году действует при доходе за 2025 год до 20 млн ₽ включительно. Если доход за 2025 год превысил 20 млн ₽, освобождения от НДС с 1 января 2026 года нет. Если право на освобождение было, но доход с начала 2026 года превысил 20 млн ₽, оно прекращается с 1-го числа следующего месяца, и с этого момента счета-фактуры выставляют на общих основаниях.
Ошибки, из-за которых теряют вычет
Ошибка в счёте-фактуре не всегда лишает вычета. Статья 169 Налогового кодекса допускает вычет, если по документу можно точно определить продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг, их стоимость, ставку и сумму налога. Опечатка в адресе этому не мешает, а неверная ставка или перепутанный покупатель — мешает.
Частая ошибка — выставить счёт-фактуру позже пяти дней. Формально документ есть, но у покупателя возникают вопросы при проверке. Вторая — забыть авансовый счёт-фактура и потом не заполнить строку 5б при отгрузке. Третья — указать старую ставку 20 % вместо 22 %.
Частые вопросы
Счёт-фактура и счёт на оплату — это одно и то же?
Нет. Счёт на оплату нужен, чтобы покупатель перечислил деньги, и никаких налоговых последствий не создаёт. Счёт-фактура — документ по НДС: по нему покупатель принимает налог к вычету.
Обязательно ли выставлять электронный счёт-фактура?
По общему правилу нет: электронный документооборот продавец и покупатель включают по согласию. При продаже прослеживаемых товаров счёт-фактуру обычно выставляют в электронном виде; исключение предусмотрено, в частности, для продаж физлицам для личных нужд и плательщикам НПД.
Что делать, если в счёте-фактуре нашли ошибку?
Выставить исправленный счёт-фактура с правильными данными и указанием номера и даты исправления. Если ошибка не мешает определить продавца, покупателя, товары, их стоимость, ставку и сумму налога, вычет сохраняется и без исправления.
Нужен ли счёт-фактура покупателю, который работает без НДС?
С покупателем, который не является плательщиком НДС или освобождён от его уплаты, можно письменно договориться не составлять счета-фактуры, кроме сделок с прослеживаемыми товарами. Покупателю на УСН со ставкой 5 % или 7 % счёт-фактура нужен, хотя входной НДС он к вычету не принимает, а включает в стоимость покупки.
Можно ли заменить счёт-фактуру УПД?
Да. УПД с признаком «1» совмещает счёт-фактуру и первичный документ о передаче товара, работы или услуги. Для вычета он равноценен обычному счёту-фактуре.
Что будет, если счёт-фактуру не выставить?
Покупатель лишится вычета, а у продавца при проверке снимут налог и начислят пени. За отсутствие документов налогового учёта статьёй 120 Налогового кодекса предусмотрен штраф.
Читать в журнале
Когда документов много и они расходятся с учётом
Чтобы ИИ-агент сверял счета-фактуры, накладные и акты без ручной вычитки
Счета-фактуры, УПД, накладные и акты приходят сотнями в месяц, и каждая пара «документ — строка в учёте» проверяется вручную. Ошибка в ставке или сумме всплывает уже на проверке.
Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он разбирает документы, сверяет реквизиты и суммы с данными из 1С и показывает расхождения. Проверяем агента на ваших настоящих документах до запуска.