Электронный документооборот: определение
Коротко
Электронный документооборот (ЭДО) — это совокупность процессов отправки и получения электронных документов через информационную систему. Документы создают в цифровом виде, подписывают электронной подписью и передают контрагенту через оператора ЭДО. Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует бумажный носитель. Документ с простой или неквалифицированной подписью получает такую силу, только если стороны договорились об этом или это установлено законом.
Что входит в определение
В определении три части: документы, подпись и система. Документ создают в цифровом виде — это может быть договор, счёт, акт, накладная, счёт-фактура или кадровый документ. Подпись подтверждает, кто именно составил документ и что он не менялся после подписания. Система — это сервис оператора ЭДО, через который документ доходит до получателя.
Федеральная налоговая служба описывает электронный документооборот как процесс составления и обмена электронными документами, которые не нужно распечатывать и подписывать на бумаге. Участники ЭДО — хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели) и операторы электронного документооборота.
От бумажного документооборота ЭДО отличается тем, что документ не печатают и не возят. Его отправляют через интернет, и получатель видит его через секунды, а не через дни.
Какую силу имеет электронный документ
Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует бумажный носитель. Это следует из статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Документ с простой или неквалифицированной подписью получает такую силу, только если стороны договорились об этом или это установлено законом.
КЭП для подписания документов от имени организации или ИП выдают удостоверяющий центр ФНС России и УЦ Банка России; аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры выдают КЭП физическим лицам, и сотрудник подписывает по такой подписи с машиночитаемой доверенностью. КЭП подтверждает авторство и целостность документа: если документ изменили после подписания, проверка подписи это покажет.
Оператор ЭДО проверяет подписи, фиксирует время отправки и получения, хранит документы и формирует квитанции. Эти квитанции и подтверждают, что документ доставлен и принят.
Какие документы можно передавать через ЭДО
- Договоры, счета на оплату, акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).
- Кадровые документы: заявления на отпуск, трудовые договоры, приказы и ознакомление с ними. Для этого используют кадровый электронный документооборот (КЭДО).
- Отчётность в ФНС, СФР и Росстат — для большинства налогоплательщиков обязательна в электронной форме.
- Документы по маркированным товарам — сведения о движении товара передают в систему «Честный ЗНАК» через операторов ЭДО.
- Документы по прослеживаемым импортным товарам: в УПД указывают регистрационный номер партии товара (РНПТ).
- Документы по госзакупкам: обмен с заказчиком по контракту идёт через электронные площадки в структурированном виде.
Кто такой оператор ЭДО
Оператор ЭДО — коммерческая организация, которая разрабатывает и обеспечивает работу сервисов ЭДО, предоставляет услугу по обмену электронными документами и гарантирует безопасность передаваемой информации. Требования к операторам установлены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/549@, их деятельность контролируют ФНС России и Минцифры России.
Операторы отличаются специализацией: отчётность в госорганы, обмен первичными документами с контрагентами, кадровый документооборот и внутреннее согласование — это разные задачи, и лидеры на них разные. Выбирать оператора имеет смысл под свою задачу, а не по общему рейтингу.
Частые вопросы
Что такое ЭДО простыми словами?
Это обмен документами через интернет: договорами, актами, счетами. Документы создают в цифровом виде, подписывают электронной подписью и отправляют контрагенту через оператора ЭДО. Такие документы имеют ту же силу, что и бумажные с подписью и печатью.
Чем электронный документооборот отличается от обычной переписки по почте?
Тем, что документ подписан электронной подписью и передан через оператора, который фиксирует время отправки и получения и формирует квитанции. Обычное письмо с вложением таких подтверждений не даёт.
Обязан ли бизнес переходить на ЭДО?
Переходить на ЭДО решает сама компания. Но есть сферы, где отправлять отчётность в электронном виде обязательно: например, работа с маркированными товарами, где сведения передают в «Честный ЗНАК» через операторов ЭДО.
Что нужно, чтобы начать работать с ЭДО?
Получить усиленную квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре, выбрать оператора ЭДО и подключиться к его сервису, настроить систему (веб-кабинет или интеграцию с 1С), пригласить контрагентов к обмену.
Что будет, если контрагент работает через другого оператора?
Нужен роуминг — возможность обмениваться документами между разными операторами. Перед подключением выясняют, с какими операторами у контрагента есть роуминг.
Безопасно ли хранить документы в электронном виде?
Операторы используют шифрование и защищённые каналы связи, документы регулярно резервируются, а доступ к архиву разграничен. Электронный архив защищён от физических рисков — пожара или затопления, в отличие от бумажного.
Когда документы мешают видеть цифры бизнеса
Чтобы документы не отнимали время у решений
ЭДО ускоряет обмен документами, но сам по себе не показывает, что происходит с деньгами и прибылью. Счета, акты и накладные есть, а сведённой картины по выручке, марже и деньгам нет.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами. Вы видите бизнес за пять минут в день, а не разбираете документы по папкам.