Что такое электронный образ документа
Коротко
Электронный образ документа — это электронная копия бумажного документа, подписанного от руки, полученная сканированием или фотографированием с сохранением всех реквизитов. Оригиналом остаётся бумажный экземпляр, а скан-образ лишь передаёт его содержание в электронном виде. Синонимы — скан-копия, скан-образ, фотокопия.
Чем электронный образ отличается от электронного документа
Разница в происхождении, а не в формате файла. Электронный документ изначально создан в цифровом виде и подписан электронной подписью — бумажного этапа у него не было. Электронный образ появляется только после того, как документ распечатали, подписали ручкой и отсканировали.
Понятие документа в электронном виде, которое охватывает обе формы, закреплено в постановлении Пленума Верховного Суда от 26.12.2017 № 57. Суды и ведомства пользуются этой схемой: сначала выясняют, существовала ли бумага, затем смотрят на подпись.
Отдельно стоит визуальный образ электронного документа в сервисе ЭДО. Это картинка файла для удобства чтения и печати; оригиналом остаётся сам электронный документ, подписанный квалифицированной подписью.
Электронный образ и электронная копия документа: в чём разница
| Электронный образ | Электронная копия | |
|---|---|---|
| Что это | Скан или фото бумажного оригинала с сохранением реквизитов | Общее название любой копии документа в цифровом виде |
| Оригинал | Бумажный экземпляр, подписанный от руки | Зависит от того, что копировали: бумагу или электронный файл |
| Юридическая сила | Появляется после заверения усиленной квалифицированной подписью | Сама по себе юридической силы не имеет |
| Где принимают | Налоговая, суд, нотариус, контрагент — по правилам конкретного ведомства | Для внутренних нужд и справочно |
Где применяют электронный образ
- Ответ на требование налоговой: истребуемые документы, составленные на бумаге, можно отправить по телекоммуникационным каналам связи в виде электронных образов. Сообщение заверяют усиленной квалифицированной подписью проверяемого лица или его представителя (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса).
- Подача документов в арбитражный суд и суд общей юрисдикции через систему подачи документов.
- Кадровый документооборот: скан-образы приказов, заявлений и листков ознакомления.
- Передача контрагенту, нотариусу, в банк — когда нужна быстрая копия, а бумажный оригинал остаётся у вас.
Как заверить электронный образ
Скан без подписи — просто картинка. Юридическую силу электронному образу даёт усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) того, кто указан в документе как подписант, или его представителя по доверенности. Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ различает простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подписи. УКЭП придаёт скану силу заверенной копии для передачи в налоговую, суд или контрагенту, но оригиналом остаётся подписанный от руки бумажный документ: по ч. 1 ст. 6 63-ФЗ к бумажному документу приравнивается электронный документ, созданный в электронном виде, и только если закон не требует бумажного носителя. Если закон требует именно бумажный документ, электронный образ его не заменяет.
Требования к файлу зависят от адресата. Порядок подачи документов в электронном виде в суды общей юрисдикции утверждён приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 № 251, в арбитражные суды — приказом ВАС РФ от 12.01.2011 № 1. Электронный образ направляют в формате PDF, JPEG, PNG или TIFF; каждый документ — отдельным файлом; файл не должен быть защищён от копирования и печати и не должен содержать интерактивных элементов. Вид подписи для конкретного обращения устанавливает соответствующий кодекс — процессуальный или об административных правонарушениях.
Для налоговой форматы и порядок заверения задаёт приказ ФНС о представлении документов в электронной форме. Перед отправкой проверяют, что скан читается, реквизиты видны, а подпись на бумаге не засвечена.
Частые вопросы
Электронный образ и электронная копия документа — это одно и то же?
По смыслу да: электронная копия — общее название, а электронный образ — её частный случай, когда копируют бумажный оригинал сканированием или фотографированием. В нормативных актах встречается и то, и другое выражение. Для госорганов и суда вид подписи зависит от адресата и документа: в одних случаях подходит простая электронная подпись, в других требуется усиленная квалифицированная. Между контрагентами вид подписи определяют закон и соглашение сторон, а для внутренних копий подпись не требуется.
Можно ли отправить в налоговую скан вместо бумаги?
Да, если документ составлен на бумаге. Его представляют в виде электронного образа по телекоммуникационным каналам связи, а сообщение заверяют УКЭП проверяемого лица или представителя (п. 2 ст. 93 НК). Без подписи скан юридически значимым не будет.
Что считается оригиналом, если есть и бумага, и скан?
Оригинал — бумажный документ, подписанный от руки. Электронный образ лишь передаёт его содержание и реквизиты. Если нужен именно электронный оригинал, документ изначально оформляют в системе ЭДО и подписывают квалифицированной подписью.
Примет ли суд электронный образ документа?
Суд вправе принять такой образ, но не обязан: он оценивает допустимость доказательства и может потребовать подлинник бумажного документа. Гарантии, что документ примут, нет. Образ подписывают усиленной квалифицированной подписью и подают через систему подачи документов по правилам процессуального кодекса; форматы файлов — PDF, JPEG, PNG, TIFF, каждый документ отдельным файлом, без защиты от копирования и печати.
Нужна ли УКЭП для внутренних скан-копий?
Для внутренних нужд компании — нет: скан-образ используют как справочную копию. При передаче скана в госорган, суд или контрагенту вид подписи определяют по правилам адресата, виду документа и соглашению сторон: в одних случаях нужна УКЭП, в других допускается простая подпись.
Чем визуальный образ в ЭДО отличается от электронного образа?
Визуальный образ — картинка электронного документа для чтения и печати в сервисе ЭДО. Оригиналом остаётся электронный документ, подписанный квалифицированной подписью. Электронный образ — скан бумаги, и его оригинал бумажный.
Когда документы в компании ведутся и на бумаге, и в цифре
Чтобы было видно, где оригинал, а где копия
Скан-образы экономят время, но путаница между оригиналом, копией и электронным документом обходится дорого: в споре или проверке выясняется, что нужный файл не заверен, а бумага потеряна.
Я собираю цифры и аналитику по бизнесу, в том числе проверяю, как устроен учёт документов и где теряется время на бумаге. Это видно в общей картине процессов компании.