Что такое электронный документ
Коротко
Электронный документ — это информация в электронной форме, которую человек может прочитать на экране, передать по сети и обработать в информационной системе. Определение дано в статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Проще говоря, это файл с данными, который создают, отправляют и хранят в электронном виде, а не на бумаге.
Чем электронный документ отличается от бумажного
Бумажный документ существует на листе, электронный — в виде файла на компьютере, сервере или в информационной системе. По закону № 149-ФЗ электронный документ должен быть пригоден для восприятия человеком с помощью электронных устройств, для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям и для обработки в информационных системах.
Юридическую силу электронному документу даёт электронная подпись. По части 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признаётся документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью, — кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование составлять документ исключительно на бумажном носителе. Простую или неквалифицированную подпись используют, если стороны договорились считать такие документы равнозначными бумажным и прописали это в соглашении, либо если случай прямо предусмотрен законом.
Электронный документ и электронный образ: в чём разница
Скан бумажного документа с подписью и печатью — это электронный образ, а не электронный документ. Образ передаёт картинку бумаги, но не создаёт нового документа: подпись на нём — часть отсканированного изображения. Электронный документ создают изначально в электронном виде и заверяют электронной подписью.
Если стороны обмениваются сканами по почте, они сами договариваются, как защищать файлы и что считать доказательством. Когда документы идут через оператора электронного документооборота, защиту и подтверждение подписи берёт на себя сервис.
Что делает документ электронным
- Форма: информация записана в файле, а не на бумаге.
- Читаемость: файл открывается и воспринимается человеком на компьютере, ноутбуке или смартфоне.
- Передача: файл можно отправить по информационно-телекоммуникационной сети.
- Обработка: файл можно загрузить в информационную систему для учёта или хранения.
- Подпись: для юридической силы нужна электронная подпись — квалифицированная или, если стороны договорились, простая либо неквалифицированная.
Частые вопросы
Электронный документ равен бумажному?
Да, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью: по части 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ такой документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Исключение — случаи, когда федеральным законом или принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом установлено требование составлять документ исключительно на бумаге. Для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение сторон или указание в законе.
Скан с подписью — это электронный документ?
Нет. Это электронный образ бумажного документа. Он не создаёт нового документа и не заменяет бумагу автоматически; его сила зависит от того, что стороны прописали в договоре.
Обязательно ли отправлять электронные документы через оператора ЭДО?
Нет, можно пересылать файлы и по электронной почте. Но тогда стороны сами отвечают за шифрование и защиту данных, а через оператора это делает сервис.
Сколько хранить электронный документ?
Сроки хранения документов, в том числе электронных, задаёт российское законодательство. Документы бухгалтерского учёта хранят не менее пяти лет (часть 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — пять лет, если Налоговый кодекс не предусматривает иное (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса). Конкретные сроки по видам документов берут из перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Электронный документ хранится не меньше срока, установленного для аналогичного документа на бумаге.
Можно ли сделать бумажную копию электронного документа?
Да, электронный документ может иметь копию на бумаге. Порядок заверения такой копии устанавливают законодательство или соглашение сторон.
Когда документы в компании живут в разных системах
Собрать цифры из документов в одну картину
Электронные документы есть в CRM, учётной системе, почте и мессенджерах, но собственник видит только разрозненные файлы. Чтобы понять, сколько денег приносят клиенты и каналы, эти данные нужно свести вместе.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране: выручку, заявки, деньги и маржу, которые обновляются каждый день. Вы видите бизнес за пять минут и получаете сигнал, когда показатель выходит за заданные границы.