Документация это определение
Коротко
Документация — это совокупность документов, составленных по определённой форме и содержащих предусмотренную информацию. Слово употребляют и во втором смысле: документация как обоснование чего-либо при помощи документов. В обоих случаях речь о бумагах и записях, а не о самой работе.
Что означает слово
Толковые словари русского языка дают два значения. Первое — обоснование чего-либо при помощи документов. Второе, основное в деловой речи, — сами документы: денежная и материальная документация, техническая документация, подготовить документацию.
Экономические словари уточняют: документация — это совокупность официально признанных документов, составленных по определённой форме и содержащих предусмотренную информацию. Ключевые слова здесь — форма и информация: набор черновиков и переписки в мессенджере документацией не становится, пока у бумаг нет установленной формы и понятного назначения.
Какая бывает документация
- Бухгалтерская — первичные документы, регистры, отчётность: по ней ведут учёт и подтверждают хозяйственные операции.
- Техническая — чертежи, схемы, описания изделия, руководства по эксплуатации и ремонту.
- Проектная и конструкторская — то, по чему строят объект или изготавливают изделие.
- Технологическая — описания процессов: как именно делают деталь, узел или блюдо.
- Товарная, или товаросопроводительная — накладные, сертификаты, документы на партию груза.
- Тендерная — комплект документов закупки: извещение, требования, проект договора.
- Эксплуатационная — инструкции и паспорта для того, кто пользуется техникой или оборудованием.
Чем документация отличается от документа и документооборота
Документ — одна единица: договор, акт, счёт. Документация — их совокупность, собранная по теме, процессу или объекту. Один акт приёмки — документ, весь комплект исполнительной документации по объекту — документация.
Документооборот — это движение документов: кто создал, кому передал, кто подписал, где хранится. Документация отвечает на вопрос «что за бумаги», документооборот — «как они ходят по компании». Одно без другого не работает: идеальный маршрут не спасёт, если самих документов нет или они составлены не по форме.
Отдельно стоит документирование — процесс создания и оформления документов. Документация — его результат.
Зачем форме придают такое значение
Форма документа — не бюрократия, а способ сделать сведения проверяемыми. По документу, составленному по установленной форме, можно восстановить, что произошло, кто участвовал и на каком основании. По переписке и заметкам — почти никогда.
Поэтому в одних областях форма задана жёстко: бухгалтерский первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, иначе операцию не подтвердить. В других достаточно договорённости внутри компании: шаблон коммерческого предложения или карточка клиента. Правило одно: чем серьёзнее последствия, тем строже форма.
Частые вопросы
Документация — это документы или процесс?
В деловой речи почти всегда документы: комплект бумаг и записей. Процесс их создания называют документированием, а движение — документооборотом.
Чем техническая документация отличается от проектной?
Проектная описывает, что и где построить или собрать: чертежи, схемы, решения. Техническая шире: к ней относятся и проектные документы, и руководства по эксплуатации, паспорта изделий, описания ремонта.
Обязательно ли документация на бумаге?
Электронная документация допустима, но электронный документ должен быть подписан электронной подписью (для первичных документов — ч. 5 ст. 9 № 402-ФЗ), а скан или фото бумажного документа остаётся копией и оригинал не заменяет.
Что такое товаросопроводительная документация?
Комплект документов, который едет вместе с грузом: накладные, сертификаты, упаковочные листы. По ним принимающая сторона проверяет, что привезли именно то, что заказывали.
Можно ли назвать документацией переписку в мессенджере?
Отдельные сообщения — нет: у них нет установленной формы. Но если стороны согласовали условия перепиской, из которой можно достоверно определить, кто и о чём договорился, такая переписка становится доказательством договорённости.
Кто отвечает за порядок в документации компании?
Собственник (руководитель) определяет внутренний порядок работы с документами, но сроки хранения обязательных документов — не меньше установленных законом: бухгалтерские и налоговые — 5 лет, документы по личному составу — 50/75 лет.
Когда бумаг много, а ясности нет
Чтобы по цифрам компании можно было принимать решения
Документация описывает, что произошло. Решение принимают по цифрам, которые из неё собраны: выручке, заявкам, марже, деньгам на счёте.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление, чтобы собственник видел картину за пять минут, а не собирал её из документов полдня.