Документ — это определение в делопроизводстве
Коротко
Документ в делопроизводстве — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Такое определение даёт ГОСТ Р 7.0.8. Без реквизитов перед вами запись, черновик или заметка, но не документ.
Определение и его части
В определении три части, и каждая что-то отсекает. Информация зафиксирована на носителе — значит, она существует не в голове и не в разговоре, а на бумаге, в файле, в базе. У неё есть реквизиты — то, по чему её можно опознать среди тысяч других. И она идентифицируема — по документу можно сказать, что это за документ, от кого, когда и о чём.
Отсюда рабочее правило: если бумагу нельзя опознать — нет даты, номера, подписи, автора, — это не документ в делопроизводстве, а материал к нему. Пока реквизиты не проставлены, документ не существует для учёта, хранения и ссылок.
Реквизиты, формуляр и система документации
- Реквизит — обязательный элемент оформления документа: наименование вида, дата, номер, адресат, подпись. Именно реквизиты делают информацию документом.
- Формуляр документа — набор реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности. У приказа, акта и письма формуляры разные.
- Система документации — совокупность документов, связанных по происхождению, назначению, виду и сфере деятельности, с едиными требованиями к оформлению.
- Документирование — регламентированный процесс записи информации на носителе, который обеспечивает ей силу. Средства документирования — от ручки до учётной системы.
Юридическая сила и официальный документ
Юридическая сила — свойство официального документа, которое сообщают ему действующее законодательство, компетенция издавшего органа и установленный порядок оформления. Документ, подписанный не тем лицом или не по форме, юридической силы не имеет, даже если информация в нём верная.
В нормативных актах ведомств официальный документ определяют как документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот этого органа. То есть мало оформить — документ должен попасть в оборот: быть зарегистрирован, учтён, передан адресату.
Документ и то, что им не является
| Документ | Не документ | |
|---|---|---|
| Реквизиты | Дата, номер, подпись, автор на месте | Нет или неполные |
| Идентификация | Понятно, что это, от кого и когда | Нельзя опознать среди других записей |
| Сила | Юридическая сила по закону, компетенции и порядку оформления | Нет: это черновик, заметка, материал |
| Учёт | Включён в документооборот, зарегистрирован | Нигде не учтён |
Частые вопросы
Чем документ отличается от документации?
Документ — единица: один приказ, один акт, одно письмо. Документация — совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида и сферы деятельности, с едиными требованиями к оформлению. В делопроизводстве различают и систему документации — набор таких совокупностей по видам деятельности.
Что такое реквизит простыми словами?
Обязательный элемент оформления документа: наименование вида, дата, номер, адресат, подпись. Реквизиты расположены в установленной стандартом последовательности — этот набор называют формуляром. У каждого вида документа свой формуляр.
Когда у документа появляется юридическая сила?
Когда её сообщают три вещи вместе: действующее законодательство, компетенция издавшего документ органа или лица и установленный порядок оформления. Если подписал не тот, кто вправе, или форма нарушена, сила не возникает.
Электронное письмо — это документ?
Если в нём есть реквизиты, по которым его можно идентифицировать, — да, определение ГОСТ на носитель не делит их на бумажные и электронные. Переписка без реквизитов остаётся перепиской.
Зачем документ включают в документооборот?
Официальный документ в нормативных актах ведомств определяют как оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот. Регистрация и учёт — то, что делает документ частью работы организации, а не папкой на рабочем столе.
Когда документы и цифры расходятся
Собрать цифры бизнеса в один отчёт, а не в папку документов
Документы фиксируют, что произошло. Решение принимают по цифрам, которые из них собраны: выручка, заявки, деньги, маржа. Когда эти цифры живут в разных файлах и учётах, документ есть, а картины нет.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю их ежедневное обновление — чтобы отчёт был документом, по которому видно, что делать.